Претоварени от огромния брой функции, налични в Google Chat Spaces? Нуждаете се от бързо и лесно ръководство? Е, току-що ви бяха обслужени!
Откакто се случи тази пандемия, ефективната комуникация е голямо предизвикателство за почти всяка организация. Въпреки че мразим да го признаем, всички сме виновни за лоша комуникация, по един-два начин. Или твърде много комуникация пречи на каквато и да е работа да бъде свършена, или твърде малко комуникация води до грешната работа.
Е, Spaces е отговорът на Google на този проблем с комуникацията. Пространствата винаги са били предпочитано място, когато екипите са имали нужда от централно пространство, където хората могат да споделят файлове, да възлагат задачи и да поддържат връзка за дългосрочни проекти.
Тъй като Gmail има обхват от 1,8 милиарда души, никоя друга платформа за сътрудничество не се доближава до конкуренция. Това е полезно, когато искате да си сътрудничите с външен ресурс, за да си сътрудничите по проект, и никой не трябва да изтегля друго приложение, особено за да следи този отделен проект.
Тази огромна популация от платформи също може да бъде причината Google да реши да запази ограничението на членовете в „Пространство“ да бъде невероятните 8000 души.
Или просто се присъединявате към тази постоянно нарастваща платформа, или искате бърз опреснителен курс за нейните функции, това ръководство служи на всички.
Създайте пространство в Google Chat Spaces
Първо отидете на chat.google.com и влезте в акаунта си. За да създадете пространство, докоснете иконата „+“ в раздела „Пространства“. След това кликнете върху опцията „Създаване на пространство“.
Сега дайте подходящо име за пространството. Можете също да изберете икона/емоджи, ако желаете. След това въведете името или имейл адресите на хората, които искате да добавите към това конкретно пространство.
След като приключите с добавянето на хора, докоснете бутона „Създаване“, за да създадете пространството.
Присъединяване към пространство в Google Chat Spaces
Вероятно е повече от създаването на пространство, вие ще се присъедините към него. Ето защо е важно да знаете къде да търсите покана.
За да се присъедините към пространство, отидете на иконата „+“ в раздела Spaces от страничната лента. След това щракнете върху опцията „Преглед на пространства“ от списъка.
Сега ще видите всички групи, към които сте помолени да се присъедините. Кликнете върху иконата „+“ в конкретния раздел Space, за да се присъедините. Можете също да търсите конкретна покана, като напишете името на пространството в полето „Име на пространството“.
Преглед на пространство, преди да се присъедините
Може да има покани за пространство, които не разпознавате или просто искате да разгледате участниците и съобщенията, преди да вземете решението си.
За да визуализирате пространство, преди да се присъедините, отидете на опцията „Преглед на пространство“, като изберете иконата „+“ от страничната лента.
Сега, когато задържите курсора на мишката върху името на пространството, ще можете да видите опцията „Преглед“. Щракнете върху опцията „Преглед“, за да получите бърз поглед към пространството.
Ще можете да „Присъединете“ или „Блокирайте“ пространството от опциите, налични в долния десен ъгъл на прозореца за преглед.
За да видите пълния списък на членовете, присъстващи в Пространството. Щракнете върху иконата на обърнат карат, разположена точно до името на групата. След това изберете опцията „Преглед на членовете“ от падащия списък.
Ще можете да видите списъка на присъстващите членове, както и членовете, които са помолени да се присъединят.
Проверка на спам покани
Точно като пощата, някои от законните покани в Space може да се окажат в списъка за спам. Не забравяйте да го проверите, когато не можете да намерите покана, която очаквате.
Точно както по-ранните стъпки, изберете опцията „Преглед на интервали“ от списъка от страничната лента.
Сега кликнете върху менюто за кебап (три вертикални точки). След това щракнете върху опцията „Спам покани“, за да видите всички покани, които се оказаха като спам.
Споменаване на някого в Google Chat Space
Почти винаги вашето Google Chat Space ще има много хора и не можете просто да изпратите съобщение, без да споменете засегнатото лице. По този начин, за да контролирате яростта, можете да насочите съобщението си към конкретен човек.
За да споменете конкретен човек, въведете „@“ и след това името му. Също така ще можете да изберете съответното лице от изскачащ списък, като натиснете Въведете или щракване върху опцията.
Споделяне на файлове в Google Chat Spaces
Споделянето на файлове в Space е много полезно и решаваща функция, тъй като е полезна в много ситуации.
Качете локален файл
Първо отидете на „пространството“, в което искате да качите файла. След това щракнете върху иконата „стрелка нагоре“ в долната част на екрана.
Сега прегледайте файла от вашето устройство, който искате да споделите. Щракнете двукратно върху файл, за да го изберете.
След като изберете, можете да добавите малко текстова информация, за да предоставите контекст за файла, или да натиснете бутона за изпращане, за да споделите файла с всички.
Добавете файл от Диск
Първо отидете на „пространството“, в което искате да качите файла. След това кликнете върху иконата „Drive“ в долния десен ъгъл на екрана.
Сега прегледайте файла от вашето устройство, който искате да споделите. Щракнете двукратно върху файл, за да го изберете.
След като изберете, можете да добавите малко текстова информация, за да предоставите контекст за файла, или да натиснете бутона за изпращане, за да споделите файла с всички. Google Chat Spaces автоматично ще актуализира предпочитанията на файла, така че всеки да може да го види.
Създаване на нов документ
Можете да създадете нов документ направо от прозореца за чат на пространството. То ще бъде запазено във вашия Диск и незабавно ще бъде споделено с настоящите членове на това конкретно пространство.
За да създадете нов документ за пространството. Щракнете върху иконата „Създаване на нов документ“ в долната дясна част на прозореца за чат.
Ще можете да изберете вида на документа, който искате да създадете. Опциите включват Google Таблици, Документи и Презентации. Кликнете върху предпочитаната от вас опция.
След това въведете името на споделения документ и кликнете върху бутона „Споделяне“, за да споделите документа.
След това документът ще се отвори в изглед рамо до рамо с чат, за да предложи максимално съвместно изживяване.
Намиране на файл в чат
Често искате бързо да намерите файл и трябва да видите споделените с него съобщения. Е, Google няма да ви позволи да превъртате през стотици съобщения.
От прозореца за чат на определено пространство отидете на раздела „Файлове“, разположен в горната част на екрана.
Ще можете да видите списъка на всички файлове, споделени в пространството. Сега щракнете върху опцията „Преглед в чата“, която се намира в най-дясната част на конкретен файл.
Добавяне и присвояване на задачи в Google Chat Spaces
Добавянето и възлагането на задачи е страхотна функция на Google Chat Spaces. Нека го разгледаме подробно.
За да създадете задача, отидете на раздела „Задачи“ от горната част на екрана.
Сега кликнете върху опцията „Добавяне на задача за пространство“, за да добавите задача. Като алтернатива можете да натиснете Въведете да създадете и задача.
Забележка: Разделът със задачи поддържа клавишни комбинации за повечето от действията. За да изведете списъка с поддържани преки пътища, натиснете Ctrl+/.
След това дайте на задачата подходящо заглавие и добавете някои подробности за нея, ако има такива. Можете да натиснете Въведете за да вмъкнете нов ред в секцията с подробности.
Сега натиснете Раздел или кликнете върху опцията „Добавяне на дата/час“, за да зададете краен срок за вашата задача.
След това изберете датата и часа от деня, за да бъде изпълнена задачата, и след това щракнете върху „OK“, за да потвърдите.
Забележка: За да отмените някое действие, натиснете Ctrl+Z
Сега натиснете Раздел или щракнете върху „Присвояване“, за да назначите възложено лице за задачата.
Сега въведете името или имейл адреса на човека, на когото искате да зададете задачата.
След това натиснете Раздел тогава Въведете. В противен случай щракнете върху бутона „Добавяне“, за да добавите задачата.
Изтриване на задача
За да изтриете задача, натиснете иконата „Кошче“ в най-дясната част на елемент от задачата от списъка.
Сега щракнете върху изтриване, за да потвърдите изтриването на избраната задача.
Задачи за сортиране
Задачите също могат да бъдат сортирани, за да имат по-добра видимост и да осигурят относително по-голяма проследимост.
За да сортирате задачите, отидете в раздела „Задачи“ и щракнете върху менюто за кебап (три вертикални точки). След това изберете Дата, Възложено лице или Пространствен ред, за да видите задачите в този конкретен ред.
Добавяне на събитие от календара в Google Chat Spaces
Събитията в календара могат да служат за много цели. Нека това бъде за общо събрание на екипа, или предстоящ краен срок, или ден за основаване на организацията. Функцията за събития в календара никога няма да ви подведе.
За да добавите събитие в календара. Кликнете върху иконата „Календар“ в долната част на прозореца за чат на Spaces.
Сега докоснете иконата на карат, за да отворите всички конфигурируеми за събитието в календара.
За да зададете датата и часа за събитието в календара, щракнете върху датата или часа съответно, за да зададете всеки компонент поотделно.
Ако събитието, което добавяте, е повтарящо се, щракнете върху опцията „Не се повтаря“, за да зададете повторение на събитието от падащото меню.
За да добавите още пространства или хора за събитието, щракнете върху опцията „Добавяне на гости“ и въведете името на пространството или имейл адреса на човека, който искате да добавите.
За да зададете нивото на разрешение за вашите гости, докоснете опцията „Разрешения за гости“, за да видите дадените разрешения. Поставете отметка или премахнете отметката от съответните елементи от списъка, за да предоставите или откажете достъп на гостите.
Сега, ако това е среща на открито на определено място. Можете също да изберете местоположението от опцията „добавяне на местоположение“.
Ако искате да включите връзка за Google Meet, тъй като повечето части на света са или под заключване, или не е безопасно да излизате навън. Кликнете върху опцията „Добавяне на видеоконференция на Google Meet“ и връзка за срещата ще бъде включена в поканата, изпратена до всички гости.
След това, ако искате да добавите малко информация относно срещата, като например да помолите всички да донесат лаптопите си за среща на открито или просто кратко изложение на темите на срещата. Можете да направите това, като щракнете и въведете подробности в опцията „Добавяне на описание“.
След това, ако не искате други хора да виждат тази среща в календара ви или искате да скриете участниците поради поверителния характер на срещата. Можете да направите това, като щракнете върху опцията „Видимост“ и я промените на „Частен“, за да скриете срещата и участниците.
Най-накрая можете също да зададете времето за изпращане на напомняне за срещата до всички гости. Изберете предпочитаната от вас опция от падащия списък.
Сега щракнете върху „Запазване и споделяне“ от долния десен ъгъл на прозореца.
След това, за да изпратите имейл с покана до участниците, щракнете върху опцията „Изпращане“. Ако не искате да изпращате покани, кликнете върху опцията „Не изпращай“ или ако искате да промените нещо, щракнете върху опцията „Назад към редактиране“.
Създавайте/присъединете се към срещи в Google Meet от Google Chat Spaces
Meet от Google е много надежден и особено във времена като тези, една от най-добрите алтернативи за дискусия лице в лице без колеги. След актуализацията на Google Chat Meet е красиво интегриран с Spaces, за да подобри производителността и да намали превключването на приложения.
Има два начина, по които можете да включите Google Meet във вашето пространство. Нека ги проверим и двамата.
Запознайте се от чат с едно щракване
Има ситуации, в които не можете да изчакате до вечерта или на следващия ден, за да обсъдите скорошно развитие на проекта. Независимо дали става дума за обратна връзка от клиента за конкретен модул или току-що сте открили голяма грешка. Призоваването на срещата е толкова лесно, колкото става.
За импровизирана среща отидете в прозореца за чат на конкретното пространство. След това добавете малко текстов контекст, за да могат хората да се подготвят психически да издържат тази цяла нощ.
Сега щракнете върху иконата на видеокамерата в долния десен ъгъл на прозореца. След това натиснете изпращане, за да изпратите връзката, за да се присъедините към Meet.
Добавете Meet към съществуващо събитие
Знаем какво ще кажете, току-що ви показахме начин да включите Google Meet, когато създавате ново събитие в календара. Но какво ще стане, ако вече сте създали събитие и сега искате да вмъкнете връзка към Meet? Е, прочетете заедно.
За да добавите връзка към Google Meet към съществуващо събитие. Щракнете върху иконата „Календар“ в най-дясната част на екрана точно под иконата на вашия акаунт.
Сега кликнете върху съществуващото събитие, към което искате да добавите връзката към Google Meet.
След това щракнете върху иконата „Редактиране на събитие“, за да отворите конфигурации на събития.
След това кликнете върху опцията „Добавяне на конференция на Google Meet“, за да добавите връзка към Meet.
Сега кликнете върху „Запазване“, за да потвърдите промените си.
След това можете да изберете да изпратите поканата до всички гости с актуализираната информация. За да направите това, кликнете върху опцията „Изпращане“. Можете също да добавите някакъв контекст за добавяне на връзката Meet, така че участниците да знаят защо са получили поканата още веднъж.
Бързи съвети за Google Chat Spaces
Ето няколко бързи съвета за Google Chat Spaces. Тези съвети ще ви помогнат да използвате Spaces по-ефективно от всякога, тъй като ще сте запознати с всеки ъгъл и ъгъл от тях.
Промяна на името на пространството и емоджи
Първо докоснете името на пространствата от горната част на екрана. След това кликнете върху опцията „Редактиране на име и емоджи“.
Управление на известия за пространство
Има много случаи, когато пространството е особено бъбриво или стотици съобщения се изливат и пречат на вашата производителност.
Уведомявайте по-малко
За да получавате известия само когато сте споменати. Щракнете върху менюто за кебап (три вертикални точки), разположено до името на пространството в страничната лента. След това щракнете върху опцията „Известия“ от списъка.
Сега кликнете върху опцията „По-малко известия“, за да получавате известия само когато сте споменати. След това щракнете върху запазване, за да потвърдите промените си.
Изключете известията
Можете също така напълно да изключите известията за определено пространство. Въпреки това Google ще ви изпрати имейл за всякакви непрочетени споменавания.
Първо щракнете върху менюто за кебап (три вертикални точки), разположено до името на пространството в страничната лента. След това щракнете върху опцията „Известия“ от списъка.
След това щракнете върху опцията „Изключени известия“ и натиснете „Запазване“, за да потвърдите промените си.
Вижте текущите онлайн членове
Ако някога възникне нужда да видите кой от членовете на Пространството в момента е онлайн. Google има добавена разпоредба за това.
От прозореца за чат на пространството щракнете върху името на пространството. След това щракнете върху опцията за преглед на членове от списъка.
Сега, за да идентифицирате в момента онлайн членове, внимавайте за зелената точка до името им в списъка.
Отворете споделен файл в изглед рамо до рамо в чат
Може да има моменти, когато искате да видите споделен файл в Google Chat Space и да отворите прозореца за чат, за да вземете бързо решение по същия начин.
За да отворите файл в изглед рамо до рамо, намерете файла в чата и щракнете върху иконата „Отваряне в чата“, за да отворите документа и също така прозорецът за чат да бъде фиксиран отстрани.
Минимизирайте прозореца на Google Chat Space
Прозорецът за чат на Google Space по подразбиране се отваря максимално. Това може да създаде малко неудобство, когато се опитвате да проведете повече от един разговор. Въпреки това, можете да минимизирате и преоразмерите според вашите нужди.
За да минимизирате прозореца за чат на определено пространство, щракнете върху иконата на стрелка навътре.
Космическият чат вече ще бъде минимизиран и ще се намира в долната част на екрана ви.
Преоразмеряване на прозорец за чат
Преоразмеряването на прозорец може да бъде полезно, когато съобщенията, идващи в пространството, са малко дълги и по този начин става малко тромаво за четене в по-малък прозорец.
Преоразмеряване вертикално
В минимизиран раздел на определено пространство задръжте курсора на мишката върху горния край на прозореца. След като видите икона със стрелка нагоре, щракнете и задръжте бутона на мишката и плъзнете нагоре, за да преоразмерите прозореца.
Преоразмеряване хоризонтално
В минимизиран раздел на определено пространство задръжте курсора на мишката си върху всеки страничен ръб на прозореца. След като видите икона със стрелка настрани, щракнете и задръжте бутона на мишката и плъзнете настрани, за да преоразмерите прозореца.
Преоразмеряване по диагонал
В минимизиран раздел на определено пространство задръжте курсора на мишката върху ъгъла на прозореца. След като видите икона на диагонална стрелка, щракнете и задръжте бутона на мишката и плъзнете диагонално, за да преоразмерите прозореца.
Закачете пространство
Винаги можете да закачите пространство в горната част в секцията Space, за да се показва винаги, независимо от непрочетените съобщения от вашия пул от пространства.
За да закачите пространство, щракнете върху менюто за кебап (три вертикални точки), разположено точно до името на пространството, и щракнете върху опцията „Закачи“ от списъка.
Е, това е всичко, което трябва да знаете за Google Chat Spaces. Сега бъдете ефективен комуникатор и също толкова ефективен сътрудник.