Всичко, което трябва да знаете, за да използвате Breakout Rooms в Microsoft Teams
Breakout Rooms изминаха доста пътешествие като част от изживяването на виртуалните срещи, като от рядкост се превърнаха в основна функция. Независимо дали сте отдалечен екип, който иска да обмисля идеи в групи, или учител, който иска учениците да работят по групови задачи по време на час, стаите за разбивки са там за вас.
Microsoft Teams също добави официална функция за стаи за разбивки към своя арсенал. Вече не е нужно да се справяте с импровизирани стаи за разбивка. Каналите, маскирани като стаи за разбивка, бяха хитър хак, но е време да прегърнем истинското сега. Функцията Breakout Rooms в Microsoft Teams прави изумително лесно провеждането и управлението на сесии в стаята за разбивка в среща.
Създаване на стаи за разбивка
Само домакините/организаторите на срещите могат да създават и модерират стаи за разбивки в Microsoft Teams.
Забележка: Понастоящем функционалността Breakout Room е достъпна само в настолното приложение за Windows и Mac системи.
Започнете среща и отидете на лентата с инструменти за среща в горната част на екрана. След това щракнете върху опцията „Стаи за разбивка“.
Ще се появи малък прозорец за създаване на стаи за разбивка. Първо изберете броя на стаите, които искате да имате от падащото меню. Можете да имате максимум 50 стаи за разбивка в Teams.
След това изберете дали искате автоматично да присвоите посетителите към стаи за разбивка или ръчно. Ако изберете автоматично, отборите ще разделят участниците в стаите за разбивка на случаен принцип. За да илюстрираме, ако има 6 участници, различни от вас, и 3 стаи за разбивка, ще назначи 2 души за всяка стая.
Ако изберете ръчно, ще трябва индивидуално да присвоите всеки присъстващ в стая за разбивка.
Забележка: Това е единственият път, когато можете да изберете автоматично да назначавате хора в стаи с разбивка. След като изберете ръчно, единственият начин да го направите е като пресъздадете стаите от нулата. Но ако изберете да назначавате хора автоматично, все пак можете ръчно да ги присвоявате от една стая в друга.
Накрая кликнете върху „Създаване на стаи“.
Ръчно назначаване на хора
Когато изберете да назначавате хора автоматично, не остава нищо друго, освен да започнете да използвате стаите. Но когато изберете друго, т.е. ръчно, задачата за присвояване на хора по стаи все още остава, преди да можете да използвате стаите.
Панелът на стаята за разбивка ще се появи от дясната страна на екрана. Щракнете върху опцията „Присвояване на участници“.
Списъкът с присъстващите, които можете да зададете, ще се появи под опцията. Изберете всички участници, които искате да присвоите към една и съща стая и щракнете върху бутона „Присвояване“.
Забележка: Хората, които се присъединяват към срещата с помощта на устройства PTSN или Teams, в момента не могат да бъдат присвоени към стаи с разбивка. Можете да използвате основната среща като стая за разбивка за тях.
Ще се появи списъкът със стаи. Изберете стаята за хората, които сте избрали, и те ще бъдат присвоени към тази стая. Повторете горните стъпки, докато всички участници не бъдат разпределени в съответните им стаи.
Използване на стаи за разбивка
Всеки път, когато сте готови да преместите участниците в стаите, щракнете върху опцията „Стартиране на стаи“. Това автоматично ще премести всички участници в определените им стаи.
Можете също да стартирате стаи поотделно. Отидете в тази стая и задръжте курсора на мишката върху нея. Ще се появи иконата „Още опции“ (меню с три точки); кликнете върху него. След това изберете „Отворена стая“ от менюто.
Можете да отваряте и затваряте стаите за разбивка толкова пъти, колкото искате по време на среща.
Присъединяване към стая за разбивка
Домакинът на срещата не е част от никоя стая за разбивка, но те могат да се присъединят към всяка стая по всяко време, когато пожелаят. За да се присъедините към стая и да взаимодействате с участниците, щракнете върху иконата „Още опции“ до тази стая и изберете „Присъединете се към стая“ от менюто.
За да се върнете към срещата, щракнете върху бутона „Напускане“. Той автоматично ще ви върне към срещата.
Всеки път, когато се върнете към основната среща от стая за разбивки, срещата се задържа. Това е вярно както за организатора, така и за участниците. Щракнете върху бутона „Възобновяване“, за да продължите срещата от своя край. Можете да прескачате между всички стаи за разбивка по подобен начин.
Преименуване на стая
Има няколко настройки по подразбиране в Microsoft Rooms за Breakout Rooms, които можете да промените. Едно от тях са имената на стаите. По подразбиране стаите се наричат Стая 1, Стая 2 и т.н. За да преименувате стая, отидете на „Още опции“ и изберете „Преименуване на стая“ от менюто.
След това въведете новото име и щракнете върху „Преименуване на стая“, за да запазите промените. Преименуването на стаите в нещо по-разпознаваемо улеснява модерирането им.
Изпращане на обявление до стаите
Като модератор можете да изпращате съобщения до стаите за разбивка, като например да давате актуализации за времето, да споделяте подкани за дискусии, идеи, полезни ресурси и т.н.
Отидете на „Още опции“ в горната част на „Стаи за разбивка“ и изберете „Направете съобщение“ от менюто.
След това въведете вашето съобщение и щракнете върху бутона „Изпращане“.
Участниците в стаите за разбивка ще могат да прочетат обявата от чата. Чатът в Breakout Rooms също е достъпен след срещата във вашия основен списък за чат на Teams.
Затваряне на стаите
Можете да затворите всички стаи наведнъж или да затворите отделни стаи.
Щракнете върху „Затваряне на стаи“, за да затворите едновременно всички стаи с разбивка.
За да затворите единична стая, отидете в стаята и кликнете върху „Още опции“. След това изберете „Затвори стая“ от менюто.
След завръщане към основната среща всеки трябва да възобнови срещата от задържане.
Забележка: Ако искате да прекратите основната среща, важно е първо да затворите стаите за разбивка. Ако не го направите, срещата на стаите с разбивка ще продължи.
Допълнителни настройки
Изключване на автоматичното влизане в стаи: По подразбиране стаите за разбивки в Microsoft Teams са така конфигурирани, че веднага щом стартирате стая, участниците автоматично се преместват в стаята. Но ако не искате автоматично въвеждане, можете да изключите тази настройка. Когато настройката е изключена, участниците получават съобщение с молба да се присъединят към стаята за разбивки, когато я отворите. След това те решават кога да се присъединят към стаята, като щракнат върху бутона „Присъединяване“.
За да изключите тази настройка, отидете на панела „Стаи за разбивки“ и щракнете върху „Още опции“. След това изберете „Настройки на стаите“ от менюто. Можете да получите достъп до настройките на стаята само когато стаите са затворени.
След това изключете превключвателя за „Автоматично преместване на хора в стаи“.
Разрешете на участниците да се върнат към основната среща: Конфигурацията по подразбиране в Microsoft Teams не позволява на участниците да се върнат на основната среща по собствено желание. Те могат да се присъединят към по-голямата среща само когато вие, т.е. домакинът на срещата, затворите стаята за разбивка. За да им дадете възможност да напуснат стаята за разбивки, включете тази настройка.
Отидете на иконата „Още опции“ и изберете „Настройки на стаите“. След това включете превключвателя за „Участниците могат да се върнат към основната среща“. Това ще добави бутон „Напускане“ към стаята за разбивка за участниците, точно както домакинът.
Преместете хората наоколо: За да преместите някого от една стая с разбивки в друга, отидете в стаята, в която се намира човекът в момента, и щракнете върху нея. Ще се появи списъкът с всички участници в стаята.
Изберете имената на хората, които искате да преместите, и щракнете върху бутона „Присвояване“. След това или изберете друга стая, в която да ги преместите, или изберете „Неприсвоени“, за да ги преместите напълно от стаите с разбивка.
Добавяне и изтриване на стаи: Можете също да добавите още стаи или да изтриете текущи стаи в даден момент по време на срещата.
За да добавите стая, отидете на панела на стаята с разбивка и щракнете върху опцията „Добавяне на стая“. Нова стая ще бъде създадена незабавно.
За да изтриете стая, отидете в стаята и щракнете върху „Още опции“. След това изберете „Изтриване на стая“ от менюто.
Пресъздайте стаите: Във всеки един момент, ако искате да премахнете изцяло съществуващите стаи за разбивки и да започнете от нулата, това също е възможно. Отидете на „Още опции“ в горната част на панела със стаи с разбивка и след това изберете „Пресъздаване на стаи“ от менюто. Съществуващите стаи ще бъдат изтрити и прозорецът за създаване на стаи ще се появи отново.
Може да е трудно да се водят открити или смислени дискусии на големи срещи, особено когато е необходима креативност. Breakout Rooms помагат на хората да обмислят ефикасно в по-малки групи.