Как да създадете анкети на живо в среща на Microsoft Teams

Всичко, което трябва да знаете за създаването на анкети на живо в насрочени, както и ad hoc срещи на екипи.

Microsoft Teams може да бъде страхотно приложение за сътрудничество и видео срещи. Но по никакъв начин не е идеален за много хора. Анкетата, например, не е достъпна директно в срещи, както в много други приложения.

Анкетите са идеалният начин да направите онлайн срещите по-интерактивни и да ги отклоните от зоната на скука. Ето защо те са идеални за настоящия сценарий. Но как да създадете анкети в среща на Microsoft Teams, а не в канал? Microsoft най-накрая добави поддръжка за анкети на живо в среща на Teams. Може да е малко сложно, но не и невъзможно с различните приложения, които Microsoft Teams предлага.

Microsoft Teams е мощен център на приложения и има приложения за Polling много преди текущия развой на събитията. Така че е разумно, че те не са добавили функцията директно към интерфейса на срещата. Тъй като много потребители вече бяха запознати с тези приложения, добавянето на функцията към интерфейса на срещата може да е било глупаво, тъй като би изисквало ненужни ресурси.

Всичко, което трябва да направите, е да научите как да използвате тези приложения в среща, за да провеждате анкети на живо. Ако не сте запознати с някое приложение за провеждане на анкети, не се притеснявайте. Това ръководство ще ви запознае и с две такива приложения. Така че, нека се движим!

Създаване на анкети за насрочени срещи

Повечето професионални срещи или класове в Microsoft Teams са насрочени. И между другото, анкетите са най-необходими в тези среди, за да поддържат нещата интересни. За щастие, в Microsoft Teams можете доста лесно да създавате анкети за насрочени срещи, както преди, така и по време на срещата.

Създаване на анкети преди среща за потребители на Microsoft 365

Интерфейсът за планиране на срещи е различен за потребителите на Microsoft 365 и Microsoft Teams Free. Така че процесът също е различен за създаване на анкети преди среща.

Отидете в раздела „Календар“ от навигационното меню вляво.

От вашия календар отидете на срещата, за която искате да създадете анкети, и щракнете върху нея.

Ще се появи изскачащ прозорец за срещата; щракнете върху „Редактиране“.

След това щракнете върху опцията „Добавяне на раздел“ (+ икона) в горната част.

Ако няма опция за добавяне на раздел, това означава, че все още няма присъстващи във вашата среща.

Създаването на анкети преди среща работи само когато имате добавени присъстващи в опцията „Задължителни присъстващи“. Това е така, защото добавянето на раздел е функция на чата, а чатът на срещата е достъпен преди среща само когато има други участници, с които да разговаряте.

Отидете на „Необходими посетители“ и добавете човек от вашата организация. Ако не искате да добавите някого, ще трябва да се откажете от идеята да създавате анкети преди среща.

След като добавите участник, щракнете върху бутона „Изпращане на актуализация“.

След това отворете срещата отново и ще откриете, че се е появила опцията „Добавяне на раздел“. Щракнете върху него и потърсете „Формуляри“ от приложенията. Microsoft Forms е едно от най-добрите приложения за провеждане на анкети в Teams за потребители на Microsoft 365.

Забележка: Само организатори на срещи и презентатори могат да създават анкети с помощта на приложението Forms. Друго приложение, което можете да използвате за анкети, е приложението Polly, обхванато в раздела за безплатни потребители на Microsoft Teams.

Ще се отвори преглед на приложението. Щракнете върху бутона „Добавяне“.

Ще се отвори друг преглед на това какво могат да правят Forms. Щракнете върху опцията „Запазване“.

Разделът за формуляри ще се появи с прозвището „Анкети“. Щракнете върху него, за да започнете да създавате анкети.

Сега кликнете върху бутона „Създаване на нова анкета“.

Добавете въпроса и отговорите и конфигурирайте други настройки. Можете да запазите анкетата анонимна или неанонимна, да споделите резултатите с други или да изберете да не ги споделяте. Въпросът може да има и множество отговори. След като завършите цялата конфигурация, щракнете върху бутона „Запазване“.

Анкетата ще се появи като чернова. Щракнете върху бутона „Стартиране“, за да го активирате. Ако не го стартирате сега, той ще бъде наличен за стартиране по време на срещата. Можете да създадете толкова въпроси в анкетата, колкото искате, и да стартирате всички или някои от тях преди срещата.

Други участници ще могат да видят и да участват в активните анкети от чата на срещата преди срещата. Можете да следите резултатите от анкетата от чата.

Забележка: Водещите могат също да видят всякакви чернови и да ги стартират или също така сами да създават нови анкети. Можете да премахнете хората, които не искате да имат думата при създаването на анкети, от ролята на презентатори от опциите за срещи.

Създаване на анкети преди среща за безплатни потребители на Microsoft Teams

Потребителите на Microsoft Teams Free също могат да планират срещи сега. Но опциите за насрочване на среща не са толкова обширни, колкото за абонатите на Microsoft 365. Например, една разлика е, че не можете да добавяте участници, докато планирате срещата.

Но с Microsoft Teams Free чатът за срещи се създава за всяка среща, която планирате, дори без присъстващи. Отидете на „Чат“ от навигационното меню вляво.

Отворете чата за насрочената от вас среща.

След това щракнете върху бутона „Добавяне на раздел“ вдясно от другите раздели.

Сега Microsoft Forms не е достъпен за безплатни потребители на Microsoft Teams. Но можете да използвате приложението Polly, за да създавате интерактивни анкети на живо. Потърсете „Polly“ и щракнете върху иконата на приложението.

Ще се отвори страницата за преглед на приложението. Щракнете върху бутона „Добавяне“.

Когато го добавите за първи път, той ще поиска допълнителни разрешения. Щракнете върху „Приемам“, за да продължите.

Ще се появи страница за предварителен преглед какво можете да правите с Поли. Щракнете върху „Запазване“.

Ще бъде добавен разделът за „Поли“. Отидете до него, за да създадете анкети с помощта на Polly.

Щракнете върху бутона „Създаване“, за да създадете нова анкета.

Използвайки Polly, можете да създавате MCQ въпроси, викторини, любопитни факти и въпроси и отговори. Изберете типа анкета, която искате да създадете. Можете също да използвате един от наличните шаблони.

Създайте въпроса и опциите. С Поли можете да добавите няколко въпроса в една анкета. Конфигурирайте допълнителни настройки за анкетата и щракнете върху „Запазване“.

Можете да запазите анкетата(ите), за да стартирате по време на срещата. Или можете да добавите участници към чата и да стартирате анкетата преди срещата. За да добавите участници, щракнете върху иконата „Участници“ в горния десен ъгъл и изберете „Добавяне на хора“.

След като добавите хора, щракнете върху бутона „Изпращане“, за да стартирате въпроса за анкетата. Можете да видите резултатите от анкетата от самия чат.

Създаване на анкети на живо по време на среща

Независимо дали сте потребител на Microsoft 365 или Teams Free, ако сте добавили Forms/Poly или друго приложение за анкети, оптимизирано за срещи към планирана среща, провеждането на анкети по време на тези срещи ще бъде лесно като пай за вас.

Отидете на лентата с инструменти на срещата в прозореца на срещата и ще видите, че там ще се появи допълнителна икона за Формуляри или Поли.

Щракнете върху него, за да анкетирате присъстващите по време на срещата. За формуляри панелът за анкети ще се отвори вдясно. Всички активни анкети или чернови ще бъдат достъпни там. Щракнете върху бутона „Създаване на ново“, за да започнете нова анкета.

По същия начин панелът за Поли също ще се появи вдясно с всички налични чернови или активни анкети. За да създадете нови анкети, щракнете върху бутона „Бързо създаване“.

Стартирайте анкетите от панела за гласуване, за да проведете активни анкети по време на срещата. Анкетите, които стартирате, ще се покажат като прозорец на екраните на присъстващите по време на текуща среща. Те също могат да имат достъп до него по всяко време от чата на срещата. Можете да проследите напредъка на анкетата и да видите отговорите на нея от самия панел.

Ако не сте добавили приложението за анкета към планирана среща преди началото на срещата, тогава процесът за добавянето им по време на срещата ще бъде същият като за Ad Hoc срещите, обяснени по-долу.

Създаване на анкети на живо за Ad-hoc срещи

Анкети не са налични само за насрочени срещи, въпреки че търсенето в Google би ви накарало да повярвате в това. Има определено решение, което ще ви даде достъп до анкети във всяка специална среща на Microsoft Teams.

Сега, ако искате само да зададете кратък въпрос, дори няма да имате нужда от заобикаляне. Нека да разгледаме и двата начина, по които можете да получите достъп до анкети в среща на Microsoft Teams, която не е била насрочена.

Независимо дали сте потребител на Microsoft 365 или Teams Free, стъпките за създаване на анкети в ad hoc срещи ще останат същите. Само вашият избор на приложението може да се различава.

За бърза анкета (с един въпрос), отидете на лентата с инструменти на срещата и щракнете върху иконата „Чат“.

Панелът за чат ще се отвори вдясно. Отидете до полето за писане в долната част на екрана и щракнете върху иконата „Разширения за съобщения“ (меню с три точки).

След това щракнете върху приложението за анкета, което искате да използвате. Ако не се вижда веднага, потърсете го.

Ще се появи интерфейсът за приложението. Ако използвате Forms, ще се отвори прозорецът за създаване на въпрос. Поставете въпроса и опциите си в рамка, конфигурирайте настройките и щракнете върху бутона „Запазване“.

Ще се появи предварителен преглед на анкетата. Щракнете върху бутона „Изпращане“, за да го стартирате.

Ако използвате приложението Polly, ще се отвори интерфейсът за избор на типа анкета. Изберете „Въпрос“, за да създадете анкета с няколко типа избор.

Формулирайте въпроса и щракнете върху бутона „Изпрати сега“, за да стартирате анкетата.

Анкетата ще се появи на екрана на участниците, както и в чата. Можете да видите анкетата и отговорите към нея от чата.

Забележка: Иконата „Разширения за съобщения“ не може да се щракне за срещи в канала. За да създадете анкета за среща в канал, минимизирайте прозореца на срещата и отидете на канала в Microsoft Teams. Отидете на публикацията „Среща в“ и щракнете върху бутона „Отговор“. Ще се появи полето за композиране. Щракнете върху иконата „Разширения за съобщения“ и следвайте останалите стъпки, както по-горе.

Горната опция е подходяща, когато не е необходимо да създавате твърде много въпроси в анкета. Но за дълга анкета това не е осъществимо. Като за начало, ще трябва да повтаряте процеса всеки път, когато искате да добавите въпрос. Също така, управлението на анкетата от панела за чат може да стане досадно.

Време е да стигнем до решението. Този метод ще добави иконата за приложението Polling към лентата с инструменти на срещата, точно както при насрочени срещи.

Забележка: Този хак не работи със срещи в канала, а само с частни срещи, стартирани от раздела „Календар“/„Срещи“. За срещи на канала можете вместо това да провеждате анкети в канала.

Минимизирайте прозореца на срещата, докато срещата все още продължава и отворете прозореца на Microsoft Team. Отидете на „Чат“ от навигационното меню вляво.

Чат за текущата среща ще се появи с името на срещата в списъка с чатове. Освен това ще има икона на видеокамера, която показва, че срещата е в ход. Щракнете върху него, за да отворите чата на срещата.

След това щракнете върху опцията „Добавяне на раздел“ (икона +) вдясно от настоящите раздели.

Ще се появи прозорецът за добавяне на приложение. Добавете приложението Forms/ Polly за анкети. В името на този пример сме добавили само приложението Forms, но можете да изберете едно от двете.

Щракнете върху бутона „Запазване“, когато се появи прозорецът, за да добавите приложението към срещата.

Сега се върнете към прозореца на срещата. Иконата за приложението за анкета ще се появи в лентата с инструменти за срещи. Щракнете върху него, за да създадете и наблюдавате анкети на живо в чата на срещата от панела за анкети.

Използването на анкети за провеждане на викторини или за събиране на обратна връзка може да направи виртуалните срещи много по-интерактивни. И с помощта на това ръководство можете да създавате анкети на живо във всяка среща на Microsoft Teams като професионалист.