Лесно маркирайте (дори премахвайте) дублиращи се данни в Google Sheet с помощта на условно форматиране.
Google Sheets вероятно е един от най-добрите, когато става въпрос за организиране на данни в електронна таблица. Освен множеството функции, които може да предложи, Google Таблици могат да бъдат достъпни и от всеки компютър по целия свят с вашите идентификационни данни за вход.
Един от основните нарушители на сделката, когато става въпрос за достъп до информация от листове, е „Дублирани данни“. Това създава бариера при разбирането и пълното използване на информацията, налична в листа. Ако трябва да изтриете ръчно всеки дублиран запис, това ще отнеме вечност в случай на големи електронни таблици.
Google Sheet предлага опцията за подчертаване на „Дублиращи се данни“, за да избегнете объркване, като по този начин подпомага процеса на премахване на дублиращи се записи. Можете да маркирате дублиращи се записи в определена клетка на колона или пълен ред.
Маркиране на дублиращи се клетки в колона
Това е доста лесен метод и може да бъде постигнат чрез условно форматиране на колоната.
Изберете записите в колона, към която искате да добавите условно форматиране, и след това изберете „Форматиране“ в горната част.
Изберете „Условно форматиране“ от падащото меню.
Ако вече имате приложено условно форматиране към листа, щракнете върху „Добавяне на друго правило“ в долната част.
Проверете дали „Прилагане към диапазон“ споменава правилния набор от клетки, които сте избрали. След това щракнете върху полето под „Форматиране на клетки, ако“, за да изберете опция.
Превъртете до края на списъка и изберете „Персонализирана формула е“, която е последната опция.
За да маркирате дублиращи се клетки, ще използваме countif функция. Това проверява дали някой запис се повтаря повече от веднъж и след това ги маркира всички.
=countif(Обхват,Критерии)>1Потребителят трябва да направи необходимите корекции на формулата според наличните данни в листа. В примера, който обсъждаме, ще използваме следната формула.
=countif($A$2:$A$9,A2)>1Поставете тази формула в текстовото поле под „Персонализирана формула е“, изберете цвят за маркираната клетка, като използвате опцията „Цвят на запълване“ и след това щракнете върху „Готово“.
Дублираните записи са маркирани с избрания цвят, докато правите „Условно форматиране“.
Открояване на пълен ред
Когато работите върху големи електронни таблици с множество редове и колони и взаимосвързани данни, подчертаването на отделни клетки няма да свърши работа. В този случай ще трябва да маркирате пълни редове, тъй като дублираната клетка може да не се вижда на екрана. Формулата за това е много подобна на използваната по-горе с някои малки модификации.
Този метод ще търси само дублирани клетки в една колона, но ще подчертае пълния ред вместо отделната клетка.
Изберете всички клетки (редове и колони), където искате да приложите условното форматиране.
След това отворете „Условно форматиране“ от менюто „Формат“, както направихте по-рано. Изтрийте форматирането, което направихме по-рано, и кликнете върху „Добавяне на друго правило“ в долната част. Сега проверете „Приложи към диапазона“, ако показва всички клетки, които сте маркирали. След това изберете „Персонализирана формула е“ и след това въведете следната формула в полето отдолу.
=countif($A$2:$A$9,$A2)>1Единствената модификация, направена във формулата от предишния случай, е добавянето на „$“ в „A2“, тъй като изискваме абсолютната стойност за колоната.
След като сте готови, щракнете върху „Готово“ в долната част, за да приложите форматирането.
Тъй като търсихме дублиращи се вписвания в колона А, останалите не бяха взети под внимание. Този метод е просто разширение на този, който обсъдихме по-рано, където вместо клетката; целият ред е подчертан.
Можете по подобен начин да проверите дублиращи се записи и в други колони, като съответно промените формулата.
Премахване на дублиращи се данни в Google Sheet
Този метод е удобен, когато трябва да премахнете дублиращи се записи от лист. Ръчното премахване на всеки от тях ще отнеме много повече време и усилия, които лесно могат да бъдат спестени. Google Sheets има вградена функция за идентифициране и премахване на дублиращи се данни в електронна таблица.
С помощта на функцията „Премахване на дубликати“ можете лесно да премахнете цели идентични редове или отделни клетки, като изберете подходящите опции.
Изберете клетките, които искате да прегледате и да премахнете дублиращите се записи, след което щракнете върху менюто „Данни“ в горната част.
След това изберете „Премахване на дубликати“ от падащото меню.
Поставете отметка/махнете отметките пред всяка от опциите според вашите предпочитания и изискване и след това щракнете върху „Премахване на дубликати“ в долната част, за да ги изтриете. Ако искате да проверите дублиращи се редове, поставете отметка в квадратчето за „Избор на всички“. В случай, че искате да идентифицирате дублиращи се записи в отделни клетки, поставете отметка в квадратчето за тази конкретна колона.
Google Таблици ще ви информира за броя на записи, които са били премахнати, и за броя, който остава. Накрая щракнете върху „OK“, за да затворите полето.
Открояването и премахването на дублиращи се клетки и редове сега не би било голяма задача. Освен това ще гарантира, че можете да се съсредоточите върху частта, която изисква внимание, вместо да се ангажирате с дублиращи се записи. Дублирането на данни води не само до объркване и грешки, но може да има сериозни последици при работа с важни данни.
Трябва да имате добри познания за различните функции, формули и техните модификации, за да подчертаете дублиращи се записи. След като разберете нещата, можете да промените формулата и за други колони, като по този начин спестите значително време.