Променете състоянието си, така че всички да знаят защо не им се връщате
Хората използват Microsoft Teams за комуникация и сътрудничество със своите съотборници. Всъщност толкова много, че много потребители са преминали изцяло от имейл към Microsoft Teams за целите на комуникацията.
Така че, естествено е, че търсите някакъв начин в Microsoft Teams да уведомите съотборниците си, когато не можете да получите техните съобщения и няма да можете да отговорите, така че няма възможност за погрешна комуникация. Независимо дали сте далеч от бюрото си за час, ден или седмица, независимо дали сте излезли на клиентски обяд, семинар или сте на почивка, винаги е добра практика да оставите статуса ви да отразява това и това е точно това, което можете да направите със състояние „Извън офиса“ в Microsoft Teams.
Ако не знаете какво е състоянието в Microsoft Teams, това е зелената/жълта/червена точка, която се появява до снимката на вашия профил в Microsoft Teams и показва на вашите колеги членове на екипа дали сте на разположение за връзка или не.
Ако сте малко объркани с тази нова опция за състояние, това не е ваша вина. Както може би сте забелязали, опцията Извън офиса не е една от стандартните опции, налични във функцията „Състояние“ в Teams. Задаването на състояние „Извън офиса“ в Microsoft Teams също не е толкова просто, колкото да промените състоянието си от „Наличен“ на „Зает“ или „Не безпокойте“ – нещо, което можете да направите за миг.
Откъде да зададете състоянието „Извън офиса“ в Teams?
„Къде да задам това състояние Извън офиса в Teams, ако не от опцията Статус?“ Е, работата е там, че изобщо не можете да зададете статус Извън офиса от Microsoft Teams. Трябва ви Outlook, за да го направите.
Microsoft Teams се синхронизира с вашия акаунт в Outlook и улавя състоянието извън офиса от Outlook и автоматично го отразява във вашия акаунт в Teams. Така че не е чудно, че не сте намерили опцията да зададете състоянието веднага. Microsoft определено не го прави лесно.
Как да настроите Извън офиса в Outlook?
За да зададете състояние извън офиса в Teams, трябва да настроите „Автоматични отговори“ във вашия акаунт в Outlook. Какво представляват автоматичните отговори? Функцията изпраща автоматично съобщение до всички имейли, които получавате, докато е включена. Microsoft Teams вижда кога имате включени автоматични отговори в Outlook и променя състоянието ви, за да отразява вашето местонахождение.
Можете да настроите автоматични отговори в Outlook както от настолното приложение, така и от мрежата на Outlook.
За да настроите автоматични отговори от настолното приложение Outlook, отворете приложението и щракнете върху опцията „Файл“ в лентата с менюта.
Сега кликнете върху опцията „Автоматични отговори“ на екрана с информация за акаунта.
Ще се отвори диалоговият прозорец за настройка на автоматични отговори. В момента ще показва „Не изпращай“. Изберете радио бутона за „Изпращане на автоматични отговори“.
Можете също да посочите период от време, през който да изпратите съобщението извън офиса. Поставете отметка в квадратчето за „Изпращане само през този период от време“ и изберете датата и часа.
Можете да зададете персонализирано съобщение с какво да отговаряте на получените съобщения. Сега, ако използвате акаунт на организация, ще има две опции за съобщението. Можете да зададете различни съобщения за хора, вътрешни и външни за вашата организация. За личен акаунт няма да има разграничение. Накрая щракнете върху „OK“, за да запазите промените.
След като включите отговорите извън офиса, отидете на Microsoft Teams. Състоянието ви ще се промени на Извън офиса и съобщението, което сте задали в автоматичните отговори, също ще се показва с вашето състояние, когато някой задържи курсора на мишката върху снимката на вашия профил.
За да настроите автоматични отговори от Outlook за уеб, отидете на outlook.live.com и влезте с вашия акаунт. След това щракнете върху опцията „Настройки“ (икона на зъбно колело) в горния десен ъгъл на екрана.
В текстовото поле за търсене въведете „Извън офиса“ или „Автоматични отговори“ и след това щракнете върху резултата от търсенето за настройка за автоматични отговори.
Ще се отвори диалоговият прозорец за автоматични отговори. Включете превключвателя за „Включени автоматични отговори“.
Ако искате да изпращате автоматични отговори за определен период, поставете отметка в квадратчето до „Изпращане на отговори само през определен период от време“ и посочете датата и часа и задайте персонализираното си съобщение.
Настройването на автоматични отговори е най-добрият начин да зададете статус извън офиса в Microsoft Teams. Можете да зададете състоянието за определен период от време, както и да имате обяснително персонализирано съобщение заедно с него. Но определено не е единственият начин.
Можете също да зададете статус извън офиса, като създадете среща в календара си и го настроите на „Извън офиса“. Отворете настолното приложение Outlook и превключете към календара вместо имейл.
Кликнете върху опцията „Нова среща“ в началното меню.
Ще се отвори диалоговият прозорец за създаване на среща. Създайте си среща за кога ще излезете от офиса. Сега кликнете върху „Опции“.
От падащото меню до „Показване като“ изберете „Извън офиса“ и запазете срещата.
Microsoft Teams ще промени състоянието ви на Извън офиса през времето, когато зададете срещата си в Outlook.
Сега можете да се отдръпнете от бюрото си без никакви притеснения. Всеки ще може да види състоянието ви Извън офиса. В личните чатове сигнал от страната на подателя ще му напомни, че сте извън офиса и може да не можете да се свържете с него точно тогава.