Най-изчерпателното ръководство за това да станете съветник на Microsoft Teams
Microsoft Teams е едно от най-добрите приложения за сътрудничество в Workstream. Той разполага с множество функции само с една цел: да направи сътрудничеството между екипите без усилие, а дистанционната работа е възможно най-безпроблемна.
Най-изчерпателното ръководство за това да станете съветник на Microsoft Teams
Всъщност за много хора работата извън сайта повишава производителността и Microsoft Teams е огромна част от нея. Но ако сте нов в него, може да се почувствате малко поразително. Доверете ни се обаче. След като се овладеете, ще разберете за какво се възхищават всички останали.
Ето всичко, което трябва да знаете, за да не просто да започнете с Microsoft Teams, но да станете съветник на Microsoft Teams!
Екипи и канали – център за работа в екип
Екипите и каналите са градивните елементи на Microsoft Teams. Те са буквалните физически въплъщения на цялата концепция за работа в екип и сътрудничество зад Microsoft Teams.
Ако се присъединявате към чужда организация в Microsoft Teams, някои екипи и канали вече ще съществуват. И те ще ви добавят към съответните екипи. Освен това отборите са съставени от канали. Каналите могат да бъдат представителни за всичко, различни отдели, проекти, събития и т.н., с които се занимава един екип.
Така че, ако вашият екип има отдел за маркетинг и продажби, това може да са два от многото канали в него. Но ако принадлежите само към един отдел, собственикът на екипа ще ви добави само към този канал. Освен допълнителните канали, които можете да създадете, всеки екип има общ канал, където всички членове на екипа могат да комуникират и да си сътрудничат. Можете да организирате срещи, да споделяте файлове, да общувате с други членове на екипа и да правите много повече в каналите.
Можете да създадете нов екип, нов канал, дори частен канал, дори ако не сте собственик на екипа. Частните канали са точно това, което подсказва името им, те са тайни канали, които са само с покани и никой друг член на екипа (освен собственика) дори не знае, че съществуват.
👉 Разгледайте нашите сложни ръководства за това как да създадете и управлявате свой собствен екип и канали и след това направете още една крачка напред, за да научите за частните канали.
Но ако не се присъединявате към чужда организация, а вместо това създавате своя собствена, преди всичко друго, трябва да научите как да настроите Microsoft Teams. Нашето ръководство за това как да настроите и използвате Microsoft Teams може да ви помогне във вашето търсене.
Сътрудничество в канали с раздели
Йерархията в Microsoft Teams е следната: Екипите се състоят от канали, а каналите освен това имат раздели. И така, какви са тези раздели? Разделите са бързи преки пътища в каналите и едно от местата, където може да се случи истинско сътрудничество.
Всеки канал има три раздела по подразбиране: Публикации, Файлове и Wiki. Разделът „Публикации“ е мястото, където се провеждат всички разговори. Разделът Файлове съдържа бърз маршрут до всички файлове, споделени в канала. Но можете наистина да отключите техния потенциал, като добавите файлове и интегрирани приложения като раздели.
Интегрираните приложения са една от най-мощните функции на Microsoft Teams. Тяхното съществуване в екосистемата е това, което отличава приложението от другите. А възможността да ги добавяте като раздели просто добавя черешата отгоре. Тъй като всички раздели са достъпни от членовете на екипа, можете лесно и бързо да си сътрудничите с други по всякакви файлове или приложения, след като ги добавите като раздели. Като се замисля, разделите внасят „сътрудничеството“ в сътрудничеството в Microsoft Teams.
👉 Научете как да добавяте файлове и приложения като раздели в Microsoft Teams и да си сътрудничите.
Срещи в Microsoft Teams
Нито едно приложение Workstream Collaboration не е пълно без срещи. И Microsoft Teams го прави доста великолепно. Независимо дали става въпрос за частни срещи, срещи в канала, срещи 1:1 или насрочени срещи, Microsoft Teams ви позволява да правите всичко.
Можете да провеждате срещи с членовете на вашите организации, както и с хора извън организацията. Всъщност можете дори да провеждате срещи с хора, които не са потребители на Microsoft Teams. Тези хора се наричат гости в света на Teams и всякакви срещи с тях биха били просто като срещи с потребители на Microsoft Teams; приложението не дискриминира.
👉 Нашето ръководство за използване на Microsoft Teams за срещи ще направи експерт по всички въпроси, свързани със срещите, и дори ще вземете някои допълнителни съвети по пътя.
Можете също така да планирате срещи в Microsoft Teams, така че всеки да може да има информация за това и да управлява графика си съответно. Преди това само потребители на Microsoft 365 Business имаха достъп до функцията. Сега Microsoft Teams добави възможността и за безплатни потребители на Microsoft Teams. Имаме всички подробности в нашето ръководство за същото.
Подобряване на срещите
Видеосрещите са дълъг път за свързване с вашите връстници, особено при тези настоящи обстоятелства. Но да направите видеосрещите толкова ангажиращи като нормалните срещи може да бъде предизвикателство. За щастие Microsoft Teams има някои инструменти, които премахват „скучността“ от тези срещи и помагат за увеличаване на ангажираността.
Всъщност, една от тези функции е доста голяма част от приложението и хората от Microsoft трябва да се потупат по гърба, за да го измислят. Чудите се за какво сме толкова развълнувани? Режимът заедно в Microsoft Teams!
Together Mode е едно от най-добрите нови допълнения към Microsoft Teams. Той разбива бариерите на виртуалния свят и ви позволява да получите опит да сте в една и съща стая с други участници в срещата. Той е особено полезен за учители, които все по-трудно се свързват със своите ученици в отдалечена среда. Усещането на практика да сте в една и съща стая може да направи чудеса за увеличаване на ангажираността.
🏃♀️ Отидете до нашето ръководство за използване на режима заедно, за да разберете всичко за този скъпоценен камък на функция.
Виртуалният фон е друга функция, която може да направи вашите срещи безкрайно по-добри. От разчупването на леда при неудобна среща до спасяването ви от неудобството на разхвърляния фон, тази функция е буквално спасител на живота. И нещо, което трябва да знаете как да използвате.
Нашето ръководство тук обхваща всичко, което трябва да знаете за виртуалните фонове в Microsoft Teams. Виж това.
Има още една съществена функция, от която се нуждаете, за да направите срещите си неограничено по-добри и ангажиращи. Microsoft Teams вече има изглед на мрежа 7 x 7 в срещи, т.е. можете да видите видео емисия на до 49 души в една среща. Известен като Large Gallery View в екосистемата на Microsoft Teams, това е една от жизненоважните функции, необходими при срещите. Научете всичко за Large Gallery View и как да го използвате в нашето изчерпателно ръководство тук 👈.
Важни инструменти за срещи
Срещите в Microsoft Teams имат страхотни инструменти, които улесняват присъствието на срещата и фокусирането върху това, което е важно. Тези инструменти не само правят виртуалните срещи еквивалент на техния аналог в реалния свят, но дори може да ги направят по-добри.
Един такъв инструмент е функцията за запис на срещи. Срещите в офиса не предлагат лукса да записвате срещи с един бутон, както можете при срещите, провеждани в Microsoft Teams. Записването на срещите също го прави идеален за създаване на учебни материали за всички нови членове на вашите екипи. И вие се досетихте правилно; имаме подробни ръководства как да запишете срещата и да прегледате или изтриете записите на срещата.
Друго важно нещо, което се изисква по време на срещите, е способността да си водите бележки. Сега е по-лесно да водите бележки на физически срещи, но воденето на бележки по време на виртуална среща може да бъде предизвикателство. Хубаво е, че Microsoft Teams има функцията да води бележки, които са съвместни и могат да бъдат достъпни от всички членове на срещата. И дори можете да получите достъп до тях преди, по време и след срещата. Научете повече за бележки от срещи в Microsoft Teams, като щракнете тук.
Сега една от трудностите, пред които са изправени отдалечените срещи, произтича от факта, че не можете просто да помолите някого да дойде до работната ви станция и да погледне екрана ви, когато трябва да му покажете нещо. Но Microsoft Teams има решение за това. Можете да споделяте екрана си с други участници в срещата. И целият процес е направо парче.
Нещо повече, не е нужно винаги да сте на среща, за да споделите екрана си, за разлика от много други приложения. Да предположим, че сте в чат с някого и изведнъж трябва да споделите екрана си с него. Не е нужно първо да започвате среща с тях за това. Можете просто да споделите екрана си в чата в Microsoft Teams.
Екипи на Microsoft за учители и училища
Досега всяка функция, за която говорихме в Microsoft Teams, я прави по-подходяща само за офис срещи. Но това не е вярно. Това е просто класически случай на измамна външност. Microsoft Teams е също толкова подходящ за учители, които търсят инструменти за дистанционно обучение на ученици, както и за бизнеса.
Не само всички споменати по-горе функции са невероятно полезни за учителите, но Microsoft Teams има и много други функции, които го правят подходящ избор за обучение на ученици.
Microsoft Teams улеснява проследяването на посещаемостта на срещата. Така че, учителите не трябва ръчно да водят броя на всички ученици в срещата или дали напускат по средата, или се присъединяват късно. Microsoft Teams го прави вместо вас с един бутон. Научете как.👈
Друго нещо, което всеки учител иска от приложение за видеоконферентна връзка, са Breakout Rooms. Груповите задачи са важна част от образованието на детето; учи ги как да работят с другите, като същевременно им помага да формират смислени връзки. Сега Microsoft Teams все още няма официална функция Breakout Rooms, въпреки че скоро ще има, тъй като те работят върху нея. Но все пак е по-лесно от повечето приложения да използвате функционалността на Breakout Room в Mircosoft Teams с този прост хак. Знаеш, че искаш да знаеш повече. Щракнете върху връзката, за да отидете до ръководството.👆
Microsoft Teams също така предлага съвместна бяла дъска, която може да бъде стартирана, въведена с мастило или прегледана от всички членове на организацията. В допълнение към вас, учителят, използвайки бялата дъска за учебни цели, дори вашите ученици могат да я използват за мозъчна атака в сесиите на разделяне, тъй като тя е бяла дъска за сътрудничество. И има доста бели дъски, от които да избирате в Microsoft Teams. Кое да изберете? Решения, решения. Може би нашето ръководство може да ви помогне да вземете информирано решение. Прескочете.🏃♂️
Има още един инструмент, който Microsoft Teams добавя към вашия арсенал, за да направи дистанционното обучение по-забавно и ангажиращо. И въпреки че няма директна функция за създаване на анкети в Microsoft Teams като такава, можете да го направите с интегрираните приложения. И искам да кажа, за какво друго съществуват тези интегрирани приложения? И независимо дали използвате Microsoft Teams Free, или с абонамент за Microsoft 365 Business, ние имаме приложения и за двата сценария, които ще направят зловещо лесно създаването на анкети. Сега можете да тествате учениците си с пълна лекота, дори докато преподавате дистанционно.
И въпреки че учителите ще се възползват най-много от всички тези функции, те са също толкова полезни и за срещи в офиса.
Това, което обсъдихме тук, едва ли е върхът на айсберга. Microsoft Teams може да предложи толкова много, за да улесни сътрудничеството. След като се потопите дълбоко в света на Microsoft Teams, ще откриете, че винаги има още какво да откривате, дори когато сте мислили, че сте решили всичко.
Изобилието от функции и гъвкавост, които предлага, са сравними с никой друг. Независимо дали сте човек от типа „свършете нещата в чат“ или „да направим среща“, независимо дали сте учител или мениджър на проекти, Microsoft Teams е правилният избор за вас.