Условното форматиране ви позволява да подчертавате важни данни и да прилагате специфично форматиране към клетки, които отговарят на определени критерии.
Условното форматиране на Excel е мощна функция, която ви позволява да променяте формата на клетките въз основа на условие (или критерии). Условното форматиране помага за подчертаване, подчертаване или разграничаване на данни, съхранявани в електронна таблица на Excel.
Всички правила за условно форматиране се основават на проста логика: Ако условията са верни, тогава ще бъде приложено конкретно форматиране; ако условията са фалшиви, тогава форматирането няма да се прилага.
Условното форматиране ви помага да подчертаете важни данни в набор от данни, да подчертаете аномалиите и да визуализирате данни с помощта на ленти с данни, цветове и набори от икони. В този урок ще разгледаме как да приложим условно форматиране, за да подчертаем клетки или диапазони от клетки въз основа на условие.
Как да приложите условно форматиране на Excel
Например, Вие отговаряте за управлението на голям списък с инвентар с няколко артикула и съответното им количество на склад. И ако количеството на склад на конкретен артикул е по-ниско, да кажем 50, важно е да се съобразите с това, за да можете да го възстановите.
Ако този списък с инвентар има набор от данни със стотици редове, не е много ефективно да търсите ред по ред, за да видите дали има числа в тази колона, които са под „50“. Тук е полезна функцията за условно форматиране. С няколко щраквания с мишката можете да маркирате всички стойности в колона, която е по-малка от „50“.
Условно форматиране с правила за подчертаване
В нашия пример имаме работен лист, съдържащ записи за продажби на някои продукти. искаме да подчертаем сумата, която е под 500 в продажбите.
За да направите това, първо изберете диапазона от клетки, към който искате да приложите правило (условие). В нашия пример искаме да подчертаем сумата, която е по-малка от 500 в колоната „Сума“, така че изберете колона D. Можете да маркирате стойности в диапазон от клетки или множество диапазони от клетки или дори в цял лист.
След това отидете в раздела „Начало“ и щракнете върху „Условно форматиране“. Изберете „Правила за подчертаване на клетките“ от падащото меню и тъй като искаме да намерим по-малко от 500 стойности, щракнете върху опцията „По-малко от“. Excel предлага седем предварително зададени правила за подчертаване. Можете да използвате всеки от тях, за да подчертаете данни.
След това ще се появи диалогов прозорец „По-малко от“. При това въведете „500“ в полето „Форматиране на клетки, които са ПО-МАЛКО ОТ“ и изберете форматиране за подчертаване в падащото меню до него.
Сега клетките, които съдържат по-малко от 500 в стойностите си, ще бъдат маркирани в избраното форматиране.
Нека видим как да подчертаем стойности, които съдържат конкретен текстов низ. В следващия пример искаме да подчертаем всички служители от Нов Южен Уелс (NSW).
За да направите това, отидете на раздела Начало ->Условно форматиране ->Правила за подчертаване на клетките ->Текст, който съдържа.
Можете да използвате други опции в хоризонталното падащо меню „Правила за подчертаване на клетките“, за да маркирате дублиращи се стойности, дати, по-голямо от, равно на или между стойности.
В диалоговия прозорец Text That Contains въведете „NSW“ в полето и изберете форматирането и щракнете върху „OK“.
Резултатът:
Условно форматиране с правила отгоре/отдолу
Правилата отгоре/отдолу са други полезни вградени предварително зададени правила за условно форматиране, налични в Excel. Тези правила ви позволяват да привлечете вниманието към горния (n) брой елементи, горния (n) брой проценти, долния (n) брой елементи, долния (n) брой проценти или стойностите на клетките, които са по-горе средно или под средното.
Да приемем, че имате запис на оценка на ученик в електронна таблица и искате да разберете 10-те най-добри изпълнители (топ 10 ранга) от този списък. С условно форматиране можете да маркирате първите 10 точки или топ 15, или произволен (n) брой най-добри елементи. За да маркирате първите 10 елемента в диапазон от клетки, първо изберете диапазона (Общо) в таблицата.
След това отидете на „Условно форматиране“, разгънете „Правила отгоре/отдолу“ и изберете опцията „Топ 10 елемента...“.
В диалоговия прозорец „Топ 10 артикула“ променете броя на ранговете с помощта на малки стрелки в лявото поле. Ако искате да маркирате първите 20 ранга (обща оценка) във вашия списък с оценки, задайте числото на 20. По подразбиране вече е 10, така че го запазваме. Изберете форматирането на клетката в дясното поле и щракнете върху „OK“
Първите 10 точки от колоната „Общо“ са подчертани, както е показано по-долу.
Да приемем, че искате да намерите оценки под средните в колоната „Изпит 1“ в същия лист с оценки. За да направите това, отидете на раздела Начало –>Условно форматиране –>Правила отгоре/отдолу –>Под средното.
Можете да настроите свое собствено условно форматиране, вместо да избирате едно от предварително дефинираните условия. За да създадете свое собствено форматиране, изберете опцията „Персонализиран формат“ в прозореца „Под средното“.
Ще се отвори нов прозорец за форматиране на клетки, тук можете да персонализирате вашите форматиращи клетки. Избираме оранжев цвят, за да подчертаем оценките под средното. След като приключите, щракнете върху „OK“ два пъти, за да видите резултата.
Резултатът:
Приложете ленти за данни
Лентите с данни са просто хоризонтални ленти във вашите клетки. Размерът на лентата е относителен към стойността на клетката, съответна на стойността на другите клетки в избрания диапазон. Това означава, че стойността на късата лента е ниска в сравнение с други стойности на клетките, а дългата лента означава, че стойността е висока в сравнение с други стойности на клетки.
Първо изберете диапазона от клетки, които искате да визуализирате с лентите с данни.
След това отидете на „Условно форматиране“ в раздела „Начало“, след което разгънете „Ленти с данни“ в падащото меню и изберете своя избор на лентата с данни.
Разликата между формата на лентата с данни и другите формати е, че той се показва във всички клетки, вместо да отговаря на определено условие.
Прилагане на цветни скали
Цветовите скали са много подобни на лентите с данни, защото и двете корелират стойността на отделната клетка със стойността на други клетки в избрания диапазон. Въпреки това, лентите с данни визуализират стойността на клетката по дължината на лентата, докато цветовите скали го правят с цветни градиенти.
Всяка опция за цветова скала използва двуцветни или трицветни модели с градиент. Един цвят се разпределя на най-високите стойности, друг цвят се разпределя на най-ниските стойности и всички други стойности между тях получават смес от тези два цвята.
За това ще използваме същия пример, който използвахме за лентите с данни. Изберете диапазона от клетки, отидете на Начало –> Условно форматиране –> Цветови скали. След това изберете цветова гама от хоризонталното падащо меню Цветови скали.
Когато избрахме първата цветова гама, червеният цвят се разпределя на най-ниската стойност, зеленият цвят се разпределя на най-високата стойност, а всички стойности между тях са разпределени цветове, които са смесица от червени и зелени цветове (както е показано по-долу). Тъй като жълтото се получава чрез комбиниране на червено и зелено с еднакъв интензитет, клетките със средни стойности се присвояват с него.
Прилагане на набори от икони
Наборите от икони са друг метод за визуализиране на данните във всяка клетка и корелиране на клетките една с друга.
Изберете клетките и щракнете върху Начало –> Условно форматиране –> Набори от икони. Можете да изберете всеки от тези набори от икони, които са по-подходящи за вашите нужди. За нашия пример ще изберем първата опция под Directional.
Червени, жълти и зелени стрелки, които съответно показват артикули с ниска, средна или висока цена.
Премахване на условното форматиране
За да премахнете условното форматиране, върнете се към опцията „Условно форматиране“ в раздела „Начало“ и щракнете върху „Изчистване на правилата“. След това изберете кои правила искате да изчистите.
Ще изберем „Изчистване на правилата от цял лист“, за да премахнем цялото условно форматиране от работния лист.
Сега научихте как да използвате условно форматиране за форматиране на клетки с предварително зададеното условие на Excel.