Правете автоматизирани бележки в среща, като използвате функцията за транскрипции на живо в Microsoft Teams.
Microsoft Teams беше доста напред в ордата от приложения за сътрудничество Workstream. Но напоследък той прокарва границите си още повече, за да остане актуален в променящите се времена. Благодарение на драстичната промяна в цялото уравнение около начина ни на работа и главоломната конкуренция, Microsoft Teams постоянно представя своята A-игра.
Най-новото допълнение към арсенала от функции, които Teams предлага, са транскрипции от срещи на живо. Преписите на живо са налични по време на среща и не е необходимо да записвате среща, за да генерирате тези транскрипции.
Преписите могат значително да подобрят изживяването ви от срещата. Те не просто правят вашите срещи по-продуктивни, като автоматизират бележките за срещи вместо вас. Въпреки че не се налага да си водите бележки ръчно е голям плюс. Те също така правят срещите по-приобщаващи за участници, които са глухи или с увреден слух, са на шумно място или имат различно ниво на владеене на език.
По какво се различава транскрипцията от надписите на живо?
Microsoft Teams има функция за надписи на живо от доста време. И така, какво е толкова специално в преписите от срещи? Най-голямата разлика е наличността.
Преписите са достъпни след среща. И можете да ги изтегляте и споделяте с всеки. Точно затова ги нарекохме „автоматизирани бележки за срещи“. Но Teams не запазва надписи.
Освен това, когато активирате надписите, те са видими само за вас, но транскрипцията е видима за всички, въпреки че потребителите могат да изберат да я скрият.
Ако основната причина, поради която искате да активирате транскрипции, е да направите срещата по-приобщаваща и достъпна, можете да използвате транскрипции или надписи. Но за да имате запис на цялата среща, най-добрият начин е транскрипцията.
Предварителни условия за използване на транскрипция в Misrosoft Teams
Има няколко низа, свързани с използването на транскрипции в Microsoft Teams. Първо, той е достъпен само за насрочени срещи, а не за срещи в канала или „Запознайте се сега“. Така че, ако вашият дневен ред е приобщаване и по-добра разбираемост в импровизирана среща или среща в канал, можете да изберете надписи на живо.
Освен това функцията е достъпна само когато говорим език е американски английски. Освен това може да се използва само от настолното приложение и е достъпно само за определени лицензи. Това по същество означава, че безплатните потребители на Microsoft Teams и изключените типове лицензи нямат достъп до функцията.
Организации със следните лицензи имат достъп до транскрипции в Teams: Office 365 E1, Office 365 A1, Office 365/Microsoft 365 A3, Office 365/Microsoft 365 A5, Microsoft 365 F1, Office 365/Microsoft 365 F3, Microsoft 365 Business Basic Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium SKU.
Потребителите на GCC, GCC-High и DoD нямат право да използват функцията.
Транскрипцията също трябва да бъде активирана за организацията от ИТ администратора. Ако не можете да намерите опцията за транскрипция, ще трябва да се свържете с администратора.
Активиране на транскрипцията за вашата организация
Ако сте ИТ администратор за вашата организация, отидете в центъра за администриране на Teams.
ИТ администраторите на организацията могат да разрешат транскрипция за всеки, като я включат в глобалната политика или избрани хора, като имат различни правила за различни потребители.
От навигационния панел вляво щракнете върху опцията за „Срещи“.
Под него ще се разширят няколко опции. Изберете „Правила за срещи“ от тях.
За да активирате опцията за цялата организация, щракнете върху опцията или „Глобално (по подразбиране за цялата организация)“.
Превъртете надолу до секцията „Аудио и видео“. След това се уверете, че опцията за „Разрешаване на транскрипция“ е включена.
За да го активирате избирателно, имате две опции. Можете или да го включите за цялата организация, след което да създадете персонализирана политика, където опцията за транскрипция не е активирана, и да зададете политиката на потребителите, които не искате да имат достъп до функцията. Или можете да отидете в точно обратната посока, където опцията не е активирана глобално, а само в персонализираната политика и можете да я присвоите на потребителите, които искате да имат достъп до функцията.
За да създадете нова политика за срещи, отидете на страницата „Правила за срещи“ и щракнете върху бутона „Добавяне“.
Дайте името на политиката и я конфигурирайте както искате. Щракнете върху бутона „Запазване“.
За да присвоите политиката на потребители, изберете я и щракнете върху бутона „Управление на потребителите“.
Отдясно ще се появи панел. Потърсете потребителите, на които искате да присвоите правилата, и щракнете върху бутона „Приложи“.
Можете също да зададете правила на всяка група потребители във вашата организация.
Използване на функцията за транскрипция в срещи
Използването на функцията в срещи е разходка в парка. Но не забравяйте, че можете да преписвате само насрочени срещи. Започнете или се присъединете към планираната среща от събитието в календара си.
Организаторът на срещата и хората от един наемател могат да започнат транскрипции. Гости, хора от друг наемател и анонимни потребители (хора, които не искат да бъдат идентифицирани в транскрипции) не могат да започнат транскрипция в среща.
За да започнете транскрипция, отидете на „Още действия“ от лентата с инструменти на срещата.
След това изберете „Стартиране на транскрипцията“ от опциите.
Ще видите известие, че транскрипцията е започнала, и трябва да уведомите всички, че се транскрибират. Но други участници също ще видят известието, че срещата се преписва. Независимо от това, трябва да информирате всички в знак на любезност към участниците, които са се присъединили от телефон.
Панелът за транскрипция ще се появи вдясно. Преписът ще включва също потребителското име и иконата на профила на участника, както и времевата марка.
Всички участници в срещата могат да покажат или скрият панела за препис по всяко време. Щракнете върху бутона „Затвори“ на панела, за да го скриете.
Можете също да отидете в менюто Още действия и да изберете „Скриване на препис“ от там.
За да покажете панела, изберете „Покажи препис“ от менюто Още действия.
Организаторът на срещата и презентаторите могат да спрат транскрипцията и да я стартират отново по всяко време по време на срещата. За да спрете транскрипцията, отворете менюто Още действия и изберете „Спиране на транскрипцията“.
Всички ще получат известие, че сте спрели да преписвате. Транскрипцията автоматично ще спре, когато всички напуснат срещата.
Изтегляне и споделяне на транскрипции
Преписите от срещата са достъпни за изтегляне автоматично след срещата в събитието в календара. Отидете на „Календар“ от навигационния панел вляво.
След това отворете събитието за насрочената среща.
Страницата на срещата ще има допълнителен раздел в горната част: „Записи и преписи“.
Целият препис ще бъде достъпен за разглеждане там. За да го изтеглите, щракнете върху бутона за изтегляне.
Можете да изтеглите преписа като .vtt файл (популярен формат за преписи) или .docx файл (документ на Word).
Преписите са достъпни за изтегляне от акаунтите на участника, докато организаторът на срещата не ги изтрие.
Мобилните участници не могат да видят транскрипцията в мобилното приложение. За да го направите достъпен за мобилни участници, изтеглете файла и го качете в чата. Отидете в чата на срещата и щракнете върху бутона „Прикачване“, за да качите файла.
След това мобилните участници могат да намерят файла в своя чат.
Скриване на вашата самоличност в транскрипции
Екипите могат да идентифицират лицето, което говори, а транскрипцията на срещата автоматично включва потребителското име и името на лицето. Ако искате да останете анонимни в транскрипциите, можете да скриете самоличността си. Но трябва да го направите преди среща.
Щракнете върху иконата „Настройки и още“ (меню с три точки) до иконата на вашия профил в заглавната лента. След това изберете „Настройки“ от менюто.
Ще се отворят настройките. От навигационното меню вляво отидете на „Надписи и преписи“.
След това изключете превключвателя за „Автоматично ме идентифицира в надписи и преписи“.
Преписите са страхотна функция и Microsoft Teams със сигурност ги прави лесни за използване. Така че следващия път, когато искате да водите бележки за срещи или искате да направите съдържанието на срещата достъпно за всички, можете да препишете цялата среща.