Всички начини, по които можете да създадете списък в Microsoft Teams за проследяване на важна информация
Microsoft Lists е ново приложение на Microsoft 365, което го прави невероятно лесно за управление и проследяване на всяка информация чрез съвместни списъци. А интеграцията му с Microsoft Teams го прави още по-мощен. Можете да го добавите като раздел във всеки екипен канал и да си сътрудничите с членовете на екипа си, за да работите ефективно.
Потребителите могат да създадат нов списък направо от Microsoft Teams, след като го добавят като раздел в канала. Можете да създавате нови списъци от нулата, да използвате един от шаблоните или да импортирате данни от таблица в Excel или съществуващ списък от Microsoft Teams, за да използвате правилата и структурата на списъка.
Но не можете да импортирате лични списъци от вашия дом на Microsoft Lists. Нито можете да добавяте списъци в Microsoft Teams като лично приложение и да създавате лични списъци. За да използвате Microsoft Lists, за да създадете личен списък и да останете на върха на всичко, трябва да използвате самостоятелното приложение.
Създаване на нов списък
След като сте добавили приложението Списъци като раздел в канала, можете да създадете нов списък. Кликнете върху раздела „Списъци“. Разделът ще има две опции: „Създаване на списък“ или „Добавяне на съществуващ списък“. Кликнете върху предишния.
Създаване на списък от нулата
Ако искате да създадете списък от нулата, изберете опцията „Празен списък“. Когато изберете празен списък, трябва сами да създадете всичко в списъка, дори номера и имената на колоните.
Въведете име за списъка, описание, ако желаете, изберете цвета и иконата и кликнете върху бутона „Създаване“. Разделът ще започне да показва празен списък, където можете да добавяте колони и елементи от списъка.
Можете да влезете в режим „Бързо редактиране“, за да въведете информация в списъка като таблица, или можете да добавите отделни записи в списъка, като щракнете върху бутона „Нов елемент“.
Можете също да дефинирате правила за колоните във вашите списъци направо от Microsoft Teams. Дефинирането на правила ви позволява да форматирате списъка условно, така че целите колони или редове в списъка да се появяват или изчезват само когато отговарят на определени условия.
За да дефинирате правило за колона, щракнете върху стрелката до името на колоната и отидете на „Настройки на колона“ от менюто. След това изберете „Форматиране на тази колона“ от подменюто.
След това щракнете върху „Управление на правилата“ под условно форматиране, за да дефинирате правила за колоната.
Създаване на списък с помощта на шаблони
Можете да използвате шаблон за създаване на списък в Teams. Има 8 общи и 3 специфични за индустрията шаблона. Има общи шаблони за проследяване на проблеми, въвеждане на служители, маршрут на събития, управление на активи, проследяване на набиране на персонал, заявки за пътуване, проследяване на напредъка на работата и планировчик на съдържание. След това 3-те специфични за индустрията шаблона включват шаблони за пациенти, инциденти и заеми.
След като щракнете върху бутона „Създаване на списък“, изберете шаблона, който искате да използвате. Ще се отвори визуализацията на всички елементи, които съдържа. Ако смятате, че това е правилният избор за вас, щракнете върху бутона „Използване на шаблон“.
Използването на шаблон намалява времето, което трябва да прекарате в списък, тъй като основната структура, която може да ви е необходима, вече е налице. Можете да преименувате или изтривате колони, които не го правите. Или можете просто да започнете да въвеждате елементите в списъка в съответните им типове колони.
Добавяне на съществуващ списък
Освен да създавате нови списъци и да ги добавяте като раздели в каналите на вашия екип, можете също да добавяте съществуващи списъци към Microsoft Teams. Но можете да добавяте списъци само от други екипи или канали в Microsoft Teams, но не и вашите лични списъци от началната страница на приложението Microsoft Lists.
Щракнете върху опцията „Добавяне на съществуващ списък“, след като добавите списъци като раздел.
Всичките ви съществуващи списъци ще бъдат показани на екрана, от които да избирате. Щракнете върху списъка, който искате да използвате, за да го добавите към канала. Можете също да добавите съществуващ списък от вашия сайт на SharePoint, като поставите връзка към сайта в текстовото поле.
След като изберете списъка, съдържанието му ще се появи в раздела. И можете да го редактирате както искате.
Списъците на Microsoft са мощен нов инструмент във вашия арсенал на Microsoft Teams. А с функции като условно форматиране, шаблони и т.н., те със сигурност ще бъдат огромен хит за всички.