Таблицата за измама, от която се нуждаете, за да започнете работа в Google Workspace
Google е част от живота на почти всеки в този момент, по един или друг начин. И въпреки че Google се радва на най-голяма популярност в светския живот, присъствието му в бизнес екосистемата е също толкова неоспоримо.
Но последните събития промениха начина на работа на бизнеса. И тази трансформация също намери своя път към набора от услуги за производителност на Google. Google Workspace е крайният резултат от тази метаморфоза, която започна миналата година, когато целият свят видя безпрецедентна промяна в начина ни на работа. Нека да разгледаме точно какво представлява тази услуга и какво може да предложи.
Какво е Google Workspace?
Ако не познавате Google Workspace, може би сте запознати с G Suite – бившето име за Google Workspace. По-дълбоко гмуркане в миналото също би ви напомнило за Google Apps for Domain, отправната точка за това пътуване. Но цялата тази смяна на имената също създаде объркване.
Просто казано, Google Workspace е по-развита форма на G Suite, която сама по себе си е еволюция на Google Apps for Domain. Мислете за това като за процес на еволюция на покемоните!
В същия дух Google Workspace предлага по-богато изживяване с повече функции от предишните си итерации. Приложенията вече имат по-дълбока интеграция едно с друго, вместо да бъдат самостоятелно изживяване.
Преди това всички услуги на Google трябваше да бъдат достъпни отделно, защото така бяха проектирани. С Google Workspace получавате всичко необходимо на едно място – Gmail, Чат, Календар, Диск, Meet, Документи, Таблици, Задачи и т.н. – Разбирате смисъла. Тази по-дълбока интеграция позволява на бизнеса да си сътрудничи по-ефективно, вместо да прескача между приложения през цялото време.
Безплатен ли е Google Workspace?
Въпреки че отделните услуги, които Google предлага като Gmail, Meet, Chat, Drive и др., са достъпни безплатно за потребители с личен акаунт в Google, Google Workspace като цяло е платена услуга. Това включва цялостното бизнес решение, което е Google Workspace.
Google Workspace за всеки е безплатен за използване, но ще стигнем до него след малко. Google Workspace, в истинската си същност, е достъпен само за платени абонати или образователни институти и организации с нестопанска цел безплатно.
Има функции, до които потребителите получават достъп само като част от Google Workspace, като по-дълбоката интеграция на Meet, която позволява картина в картина на срещата в чат, документи, слайдове и таблици. Функцията позволява на човек да си сътрудничи и да представя по-ефективно.
Какво е Google Workspace за всеки?
Google наскоро обяви, че направи Google Workspace достъпен за всички. А това означава и хора с безплатен акаунт в Google. Но какво всъщност означава това? Безплатната версия на Google Workspace всъщност не включва толкова много промени в момента.
Това основно включва пълно ребрандиране и по-дълбока интеграция на приложенията на Google, точно като Google Workspace за бизнес. Google бавно въвежда тези промени от миналия октомври и има вероятност вече да го използвате. Единствената разлика е, че вече е официално достъпна за всички, а не в ранен достъп.
За да активирате това изживяване на Google Workspace за вашия акаунт в Google, трябва да активирате Google Chat. След като активирате Google Chat, той ще замени Google Hangouts, а чатът и стаите ще бъдат интегрирани в Gmail.
Стаите ви позволяват да имате пространство за сътрудничество, където можете да общувате, да споделяте идеи и да следите важна информация.
По-късно тази година Google ще трансформира стаите в пространства с по-рационализиран потребителски интерфейс. Пространствата ще бъдат достъпни за всички, платени и безплатни акаунти в Google Workspace. Spaces също така ще предлага функции като вградени теми, индикатори за присъствие, персонализирано състояние, изразителни реакции, заедно с нов интерфейс.
След като Spaces пристигне, интерфейсът за Gmail също ще се промени. Лявото навигационно меню ще стане повече като долните ленти с инструменти от приложения за Android и iOS. Страничната лента ще бъде по-компактна и ще бъде сгъваема.
Използвайки Google Workspace, потребителите ще могат да съхраняват важна информация на едно място, да планират следващото семейно пътуване, да съхраняват своите снимки и видеоклипове на едно място, да следят семейния бюджет с Google Таблици.
Но това е всичко, което Google Workspace предлага на масата за безплатни акаунти в Google Workspace засега. Е, това и новата цветова схема, която е част от ребрандирането. Но, изглежда, Google също планира да внесе повече промени и подобрения в Workspace през годината под формата на Smart Canvas.
Интелигентно платно: Работното пространство с бъдеща посока е насочено към
Google сериозно се стреми да превърне Workspace в място, където сътрудничеството процъфтява. По-късно тази година Google ще въведе много промени в Google Workspace под формата на Smart Canvas, които ще развият сътрудничеството в приложенията на Google.
Smart Canvas ще подобрява приложенията като Google Документи, Таблици и Презентации. Вече е наличен, когато използвате @-споменавания в Google Документи, се появява интелигентен чип, който показва допълнителна информация като препоръчани хора, файлове и срещи, които можете да вмъкнете в документа.
След това други сътрудници в документа могат бързо да преглеждат срещи и хора или да преглеждат документи, без да се налага да променят раздели. Интелигентните чипове също идват в Sheets през следващите месеци.
През следващите месеци тези интелигентни чипове ще бъдат част от интерактивните градивни елементи. Новите интерактивни градивни блокове ще съдържат интелигентни чипове, шаблони и контролни списъци.
Също така ще можете да присвоявате елементи за действие от контролния списък на други хора от Google Документи. Тези елементи за действие също ще се показват автоматично в Google Tasks, което улеснява управлението на вашите списъци със задачи.
Друга промяна, която идва като част от Smart Canvas, са шаблоните за таблици в Документи. Няколко типа шаблони ще включват таблици за гласуване по теми за събиране на обратна връзка от екипа и таблици за проследяване на проекти за улавяне на важни етапи и състояния.
Листовете също ще получат някои големи надстройки. Наред със смарт чиповете, Google въвежда и нови изгледи в Sheets. Timeline View, един от изгледите, които са част от тази надстройка, ще пренареди листовете в изглед, който ще улесни проследяването на задачи.
За да се улесни сътрудничеството, бутон „Google Meet“ също се добавя към Документи, Таблици и Презентации. Вече е наличен, можете да използвате този бутон, за да представите документа, върху който вече работите, директно в Google Meet, без да се налага да отивате в Google Meet, за да започнете среща. Всички срещи в календара ви ще се показват автоматично.
Безопасно е да се каже, че през годината Google Workspace ще се превръща в много по-добро изживяване със сътрудничеството в центъра. И ще бъде достъпно за всички потребители на Google Workspace, безплатно и платено.
Типове планове (издания) за Google Workspace
Google Workspace е услуга за собственици на фирми и има различни издания (месечни планове) за различни типове бизнеси. Но когато Google Workspace дебютира за първи път, имаше смисъл само за големи и малки предприятия, които имат поне малко служители, точно като G Suite, тъй като това бяха плановете, които предлагаше.
Но сега Google Workspace също е идеалното място за собственици на малък бизнес, които по същество са екип от един човек. В ход да направи Google Workspace място за всички, Google вече пусна и „Google Workspace Individuals“.
Google Workspace Individual е за индивидуални собственици на бизнес, които превръщат страстите си в бизнес идеи. Но когато сте малък бизнес, вашите нужди от инструмент за продуктивност и сътрудничество са различни от тези на собствениците на големи фирми. Google Workspace Individual има това предвид и е проектиран специално за тези нужди.
Google Workspace Individual предлага първокласните функции, от които се нуждае бизнесът, като същевременно избягва сложността, която не изисква операция от един човек. Той предлага неограничен брой срещи, записи на разговори, потискане на шума, анкети и въпроси и отговори в Google Meet, професионален календар, който улеснява срещите, персонализирано изживяване в Gmail със списъци с имейли, лога на марки и много други.
Забележка: Понастоящем Google Workspace Individual е достъпен само в Съединените щати, Канада, Мексико, Бразилия, Япония, а скоро и в Австралия.
Ето кратко описание на всички планове или издания, които Google Workspace предлага.
- Бизнес стартер – $6 USD/потребител/месец
- Бизнес стандарт – $12 USD/потребител/месец
- Бизнес Плюс – $18 USD/потребител/месец
- Предприятие – Персонализирани цени, които можете да получите, като се свържете с екипа по продажбите на Google. Това е най-скъпото издание, но и това, което предлага най-много функции.
- Google Workspace Individual – $9,99 на месец ($7,99 на месец до януари 2022 г. като част от промоция)
- Google Workspace за образование – Безплатно за основни функции. Премиум функциите могат да бъдат закупени по платени планове, които включват Education Standard, надстройка за обучение и учене и абонаменти за Education Plus.
- Google Workspace за организации с нестопанска цел – Google предлага функциите на Business Starter план за организации с нестопанска цел безплатно и Business Standard $3/потребител/месец и Business Plus план за $5,04/потребител/месец. Enterprise editin също се предлага със 70% отстъпка от стандартната цена.
Защо Google Workspace?
Най-важният въпрос е какво може да предложи Google Workspace. Защо е подходящ за вас? Един от най-важните аспекти на Google Workspace е, че акаунтите в Workspace се създават от администратор на организация, за разлика от основните акаунти в Google, които създават отделните хора.
Това по същество означава повече контрол. Администраторът има по-голям контрол върху настройките по подразбиране за акаунт в Workspace, както и настройките за достъп до приложения и сигурност. И всичко това се случва в облака. ИТ екипът не трябва да конфигурира устройствата индивидуално или физически за вашите служители или студенти. Можете също да имате отделни политики за хора или групи хора.
Така че това ви позволява да контролирате какви приложения и настройки искате да разрешите за вашите служители или студенти, които просто не можете да имате с лични акаунти.
Google Workspace също има много допълнителни функции, до които нямате достъп с безплатен основен акаунт. Имайте предвид обаче, че обхватът на функциите, които Workspace предлага, се различава в зависимост от изданието или типа план.
Основни приложения в Google Workspace
Повечето издания на Google Workspace предлагат тези приложения като част от основното си изживяване с подобрени функции.
- Gmail: Персонализиран бизнес имейл за вашия бизнес със защита от спам и фишинг и изживяване с поща без реклами
- Среща: До 250 участници в срещата в зависимост от вашето издание. Получавате и допълнителни функции като дигитална бяла дъска, записи на срещи, шумозаглушаване, анкети и въпроси и отговори, стаи за разбивки, проследяване на посещаемостта, контроли за модериране, вдигане на ръка, поточно предаване на живо в домейна (в зависимост от изданието Workspace).
- Чат и стаи (скоро ще станат Spaces): Освен основните функции на Google Chat и стаи, където можете да си сътрудничите безпроблемно, Google Workspace позволява по-разширени функции. Те включват разширени чат стаи със стаи с резба и достъп за гости. Достъпът за гости ви позволява да се свържете с клиенти и партньори, които не са част от вашата организация. Можете да си сътрудничите с тях по файлове и документи от чата. И със същото ниво на достъп и видимост работата ви не страда.
- Календар: Планирайте срещи, споделяйте календари и разглеждайте и резервирайте конферентни зали с Workspace.
- шофиране: Разширено облачно съхранение (от 30 GB до неограничено), Диск за настолни компютри, споделени дискове за вашия екип, споделяне на целева аудитория и поддръжка за над 100 типа файлове.
- документи, Листове: Създавайте съвместни документи, помощ при писане с интелигентно композиране, автоматична корекция на правопис и предложения за граматика, оперативна съвместимост с Microsoft Office и персонализирано брандиране на документи.
- слайдове: Сътрудничете на презентации
- Форми: Изграждане на анкети, което включва по-лесен анализ с интелигентно запълване, интелигентно почистване и отговори, персонализирани шаблони за марка
- Пазя: Улавяйте идеи със съвместни бележки
- сайтове: Сътрудничете, докато изграждате обекти
- течения: Социални мрежи за вашата организация, където служителите могат да общуват и да се ангажират помежду си
Допълнителни приложения в Google Workspace
В зависимост от вашето издание на Google Workspace или допълнителни покупки, Google Workspace също предлага тези приложения на абонатите.
- Домейни: Регистрация на домейн с интегрирана регистрация и конфигурация в Google Workspace
- Търсене в облак: Интелигентно търсене във вашето Google Workspace (данни от 1-ва и 3-та страна)
- Групи и Групи за бизнес: Имейл списъци и управление на достъпа
- трезор: Запазване на данни, архивиране и eDiscovery
- Jamboard: Съвместна цифрова бяла дъска, която можете да използвате дори на срещи
- глас: Интелигентно гласово обаждане с виртуална телефонна система, която работи на всички устройства и в мрежата
- Скрипт за приложения: Увеличете мощността на Google Apps като Календар, Документи, Диск, Gmail, Таблици и Презентации с Apps Script. Можете да публикувате скриптовете за целия свят или да ги запазите частни за вашия домейн.
- AppSheet: Създавайте приложения без код
- Класна стая: Структурирани учебни пространства за учители и ученици
- Добавки: Интегрирайте приложения на трети страни и добавки за Apps Script
Google Workspace предлага също хардуер за Google Meet, гласови разговори и Jamboard. Хардуерът позволява на организациите, които избират хибриден модел в момента – в офиса и работят от дома – да работят ефективно.
Google също скоро ще пусне Companion режим в Google Meet, за да насърчи равнопоставеността на сътрудничеството на хибридно работно място. Това е за организации, в които малко хора са в конферентна зала, докато се свързват с други от разстояние.
Придружаващият режим дава на тези в конферентната зала собствена видео плочка и достъп до други функции на Google Meet като вдигане на ръка, гласуване и т.н. на екрана си, докато използват най-доброто от аудио и други възможности за видеоконференции в стаята, които Meet Hardware оферти.
Как да използвате Google Workspace
Изживяването с Google Workspace е различно за платените (особено администратори) и безплатните потребители и като такива, да се научите да го използвате са две напълно различни криви. За крайните потребители на Workspace обаче използването на приложенията в Google Workspace е много подобно, с изключение на изключителните функции.
За достъп до приложенията, налични за вашия акаунт в Google Woskapce, отидете до иконата на менюто „Google Apps“ от която и да е услуга на Google. Менюто ще изброи всички приложения, които са налични за ваша употреба.
Ето един съвет. Независимо дали сте безплатен или платен потребител на Google Workspace, Google предлага бързи „.нови“ преки пътища, които можете да въведете директно в адресната лента на браузъра си и ще създаде нов елемент от това приложение.
- cal.new – Създаване на ново събитие в календара
- doc.new – Създайте документ в Google
- meet.new – Започнете нова среща в Google Meet
- sheet.new – Създайте нов Google Sheet
- slide.new – Създаване на нов слайд
- form.new – Създайте нов формуляр
- keep.new или note.new – Започнете нова бележка
- site.new – Създаване на нов сайт
- jam.new – Стартирайте нова бяла дъска
Използване на Google Workspace като платен потребител
За да започнете с Google Workspace, отидете на workspace.google.com. Щракнете върху бутона „Първи стъпки“ или „Стартиране на безплатна пробна версия“, в зависимост от това, което виждате на екрана си. За малък бизнес, Business Starter или Business Standard може да са подходящият начин. Google предлага безплатна пробна версия за 14 дни, така че имате достатъчно време да се ориентирате и да видите дали Google Workspace е подходящ за вас. Анулирайте пробния си период преди да изтекат 14-те дни и няма да бъдете таксувани за абонамента.
Ако сте екип от един човек и живеете в една от поддържаните държави, можете да изпробвате Google Workspace Individual, като отидете тук.
Забележка: Google Workspace Individual не поддържа персонализирани имейл адреси.
Тъй като Google Workspace е за бизнес, вие автоматично ставате администратор на вашата организация, когато я настроите. Но когато добавите нови потребители във вашата организация, можете да направите някой друг администратор.
Въведете името на фирмата си, броя на служителите и държавата си и щракнете върху „Напред“.
След това посочете информацията си за контакт и щракнете върху „Напред“.
Сега трябва да изберете дали имате или не домейн. Ако имате такъв, щракнете върху опцията „Не, имам един“ и можете да въведете домейна, който вече притежавате, и да го използвате. Ще трябва да потвърдите, че притежавате този домейн, преди да можете да започнете да го използвате. В противен случай можете да закупите такъв чрез Google Domains. Щракнете върху опцията „Да, имам един, който мога да използвам“. Ако нямате домейн, можете също да го купите от някъде другаде вместо от Google Domains, но когато го купите чрез Google, няма да се налага да преминавате през процеса на проверка.
След това ще трябва да създадете потребителско име за вашия акаунт в Google Workspace. Това ще бъде първият бизнес имейл адрес за вашия домейн. Можете да създадете още бизнес адреси за екипа си по-късно, след като настроите Google Workspace. Създайте парола и след това щракнете върху „Съгласен съм и продължете“.
Вашето Google Workspace е настроено с бизнес акаунт в Google. Щракнете върху „Отиди към настройка“ и можете да управлявате Google Workspace за вашата организация от администраторската конзола.
След като потвърдите своя домейн, можете да добавите нови потребители към вашата организация и да настроите приложения като Gmail от администраторската конзола. Но ако не искате да правите нищо от това веднага, можете да го пропуснете засега и да го направите от Google Admin по всяко време по-късно.
Управление на Google Workspace
Като администратор можете да управлявате и контролирате Google Workspace от администраторската конзола. Независимо дали искате да добавяте или премахвате потребители, да управлявате организационни единици (жаргон на Google за създаване на правила за вашата организация), да създавате и управлявате групи за пощенски списъци и да прилагате правила, да управлявате до кои приложения потребителите във вашия домейн имат достъп и от какво устройство и всичко иначе, администраторската конзола е мястото, където ще я намерите.
За достъп до администраторската конзола или отидете на admin.google.com и влезте с вашия акаунт в Google Workspace. Или можете да получите достъп до него от менюто „Приложения“ от всяка услуга на Google. Кликнете върху иконата „Google Apps“ от почти всяка услуга на Google, в която сте влезли (google.com, gmail.com и т.н.)
След това щракнете върху опцията за „Администратор“ от приложенията. Опцията за „Администратор“ е достъпна само за онези потребители на Workspace, които са администратор на организацията.
Ще се отвори началната страница на администраторската конзола. Сгъваемото меню за навигация вляво ви позволява бързо да разглеждате всички опции за управление на Google Workspace за вашата организация.
Добавяне на потребители към вашата организация
След като настроите Google Workspace за вашата организация, най-важната стъпка е добавянето на потребители към вашата организация. Точно като създаване на бизнес адрес за себе си, трябва да създадете потребителски имена и пароли за други потребители, които искате да добавите и да споделите идентификационните данни с тях. Трябва също да им зададете лицензи, за да могат да използват услугите.
Отидете до вашата администраторска конзола и щракнете върху опцията „Директория“ от навигационното меню вляво.
Под него ще се разширят няколко опции. Щракнете върху „Потребители“ от наличните опции.
След това изберете организационната единица от „Всички организации“, към която искате да добавите потребителя. Щракнете върху бутона „Добавяне на нов потребител“, за да добавите потребители един по един, ако нямате голям екип.
Въведете информацията за потребителя: неговото име и фамилия, след това основния им имейл. Workspace би предложил потребителско име за основния имейл, което би било различно от всички съществуващи имейли във вашия домейн; можете да го използвате или да въведете сами.
Ако вашата организация има повече от един домейн, можете да изберете друг домейн. Щракнете върху стрелката надолу до знака @ и изберете домейна от падащото меню.
След това въведете вторичния имейл за потребителя. Вторичният имейл може да бъде техният личен имейл, където те ще получат данните за акаунта. Можете също да въведете свой собствен имейл адрес, за да съхраните информацията за вход и да им я препратите по-късно.
След това щракнете върху стрелката до „Управление на потребителска парола, организационна единица и снимка на потребителския профил“. Задаването на профилна снимка или редактирането на организационната единица е по избор.
Но трябва да зададете парола за новия потребител. Можете автоматично да генерирате парола или да въведете своя собствена. За да поискате от потребителя да зададе нова парола, когато влезе, трябва да активирате опцията.
След като добавите цялата информация, щракнете върху бутона „Добавяне на нов потребител“.
При условие, че потребителското име не е в конфликт със съществуващо потребителско име, новият потребител ще бъде добавен успешно. Ако не, ще получите подкана с молба да коригирате конфликта.
Сега всичко, което остава, е да споделите идентификационните данни за вход с предвиденото лице и те могат да започнат да използват Google Workspace. Ако сте помолили потребителя да промени паролата си след влизане, той ще има 48 часа да промени паролата. Когато времето изтече, връзката за нулиране ще изтече и вие (администраторът) ще трябва да създадете нова парола за тях.
За нов потребител може да отнеме до 24 часа, докато всички услуги на Google Workspace станат активни. Ако се опитате да получите достъп до услуга през този период, може да получите съобщение, че нямате достъп.
Групово добавяне на потребители
За голяма организация можете също да добавяте потребители групово и има много опции за това. В зависимост от типа на вашата организация можете да изберете какво е подходящо за вас.
- Добавете потребители от CSV файл
- Използвайте Admin SDK Directory API, ако знаете програмиране
- Синхронизирайте данни от вашия LADP сървър, като Microsoft Active Directory
- Мигрирайте от HCL Notes към Google Workspace
- Добавете потребители със съществуващи акаунти в Google
Преди да добавите потребители групово към Google Workspace, трябва да се уверите, че имате достатъчно лицензи. В противен случай купете повече, ако вашият план позволява това.
Направете потребителя администратор
Можете да направите друг потребител(и) в организацията супер администратор. По подразбиране лицето, което създава и настройва Google Workspace за организацията, е супер администраторът. Супер администраторът има пълен достъп до задачите за управление на вашата организация, така че възлагайте тази роля само на хора, на които имате доверие. За ограничени отговорности можете да им зададете конкретни администраторски роли като администратор на групи, администратор за управление на потребителите, администратор на бюрото за помощ, администратор на услуги и т.н.
От навигационното меню вляво щракнете върху опцията „Директория“ и изберете „Потребители“ от разширения списък. Намерете потребителя от списъка с потребители и щракнете върху името му.
Ще се отвори страницата на акаунта им. Превъртете надолу и щракнете върху опцията за „Роли и привилегии на администратор“.
След това щракнете върху опцията за ролята „Супер администратор“.
Това ще покаже превключватели до всички налични предварително изградени роли. За да ги направите супер администратор, активирайте превключвателя до него. За да им присвоите конкретна роля на администратор, активирайте превключвателя до желаната роля. Можете също така да създадете персонализирани роли, ако предварително изградените роли не са ви.
И та-да! Имате някой друг, който да сподели с вас отговорностите на администратора.
Използване на Google Workspace като безплатен потребител
За да активирате интегрираното изживяване, което Google Workspace предлага за безплатни акаунти, отидете на вашия акаунт в Gmail и щракнете върху иконата „Настройки“ в горния десен ъгъл.
Панел за бързи настройки ще се появи вдясно. Кликнете върху „Вижте всички настройки“.
След това изберете раздела „Чат и среща“ от опциите за настройка.
В Chat изберете „Google Chat“ вместо „Classic Hangouts“.
Може да се появи банер за добре дошли. Щракнете върху „OK“, за да продължите.
След това щракнете върху „Запазване на промените“.
Gmail ще се презареди и вече ще имате новото интегрирано изживяване с чат и стаи в Gmail.
Едно от най-добрите допълнения, които идват с Google Workspace, е стаята (скоро ще бъде Spaces) в Google Chat. Стаите са център за комуникация и сътрудничество. Можете да разговаряте с членовете на стаята, да споделяте файлове, да възлагате задачи и да правите много повече, всичко това на едно място със Стаи. Ако някога сте използвали Microsoft Teams, Стаите са като каналите на Teams.
Можете също да отваряте файлове в Google Документи, Таблици и Презентации директно в Стаи и да работите върху тях точно там. Всички файлове, които качвате в стаята, винаги са лесно достъпни от раздела „Файлове“. И можете да следите задачите, които екипът трябва да направи, и да ги възлагате на хора от раздела „Задачи“.
За да научите как да използвате Стаи в Google Chat, скочете тук.
Като се има предвид начина, по който работата напълно трансформира изминалата година, Google Workspace внася много необходими промени, за да направи сътрудничеството безпроблемно, независимо дали работите дистанционно или не. А с Google Workspace за всеки можете дори да го използвате, за да организирате личния си живот.