Когато опцията за частен чат стане неудобна, време е да се отървете от нея
Много училища и организации използват Microsoft Teams за сътрудничество и комуникация, особено в момента. Това е едно от най-добрите приложения за тази цел, с много функции за улесняване на комуникацията.
Но понякога става важно да се ограничи тази лекота и ниво на комуникация, по-специално личните комуникации. Ситуацията може да бъде твърде често срещана, например когато някой започне да злоупотребява с функциите или това противоречи на училищната/фирмена политика. Частните чатове са една такава функция, която може да се превърне в неудобство за много училища и организации. И не остава друга опция освен да го деактивирате.
Въпреки че може да изглежда като крайна стъпка, тя става необходима. За щастие, Microsoft Teams разполага с разпоредби за постигане на това постижение доста лесно. И студентите/служителите ще имат комуникация по канали, така че не е като да ограничавате напълно цялата комуникация.
Деактивирайте частния чат в Microsoft Teams
Можете напълно да деактивирате частните чатове за цялата организация в Microsoft Teams, т.е. никой от потребителите на вашата организация/училище няма да има възможността да води частни чатове с други потребители. Разделът „Чат“ за цялата организация просто ще изчезне. Полезно е в случаите, когато политиката на вашата организация ограничава личната комуникация.
Другата опция, която осигурява повече гъвкавост, е да деактивирате частните чатове за подгрупа потребители, а не за цялата организация. Това е по-практичният избор за училища, които биха искали да ограничат частната комуникация за всички ученици, а не за учители или само за по-младите ученици.
Забележка: Само хора с администраторски достъп могат да променят тези настройки и да деактивират чата в Microsoft Teams.
Деактивирайте частните чатове за цялата организация
Отидете на admins.teams.microsoft.com и влезте с вашия акаунт в Microsoft. Административното табло ще се отвори. От навигационното меню вляво щракнете върху „Правила за съобщения“.
За да промените правилата за цялата организация, щракнете върху опцията „Глобално (по подразбиране за цялата организация)“.
След това намерете опцията за „Чат“ от списъка и изключете превключвателя, за да го деактивирате.
След това щракнете върху бутона „Запазване“ в долната част, за да запазите промените в глобалната политика.
Политиката може да отнеме от няколко минути до няколко часа, за да влезе в сила. И след като това стане, разделът „Чат“ ще изчезне от лентата за навигация вляво в Microsoft Teams за всички.
Деактивирайте частните чатове за някои потребители
За да деактивирате частните чатове само за подгрупа потребители в организацията, отидете на admin.teams.microsoft.com и отворете правилата за съобщения от навигационното меню вляво.
Ще се отворят съществуващите правила за съобщения, по подразбиране и по избор (ако има такива). Кликнете върху опцията „Добавяне“, за да създадете нова персонализирана политика.
Ще се отвори екранът за настройките на правилата. Въведете името и описанието (по избор) за политиката, което ще улесни проследяването й сред всички персонализирани правила.
След това отидете на „Чат“ и изключете превключвателя, за да деактивирате чата. Това ще запази останалите настройки същите като за други потребители (ако използвате настройките по подразбиране за всички). След това щракнете върху бутона „Запазване“.
След като създадете политиката, е време да я присвоите на потребителите, към които искате да я приложите. След като запазите правилата, автоматично ще се върнете на екрана с правилата за съобщения. Отидете на новосъздадената си политика и щракнете върху опцията „проверка“ отляво, за да я изберете.
След това кликнете върху опцията „Управление на потребителите“.
Вдясно ще се появи екранът за управление на потребителите. Потърсете и добавете имената на потребителите, към които искате да приложите правилата.
След това кликнете върху бутона „Приложи“. Персонализираната политика вече ще е приложима за тези потребители и те вече няма да имат достъп до частния раздел „Чат“ в Microsoft Teams.
Деактивирайте чата в срещи на Microsoft Teams
Понякога деактивирането на частния чат не е достатъчно. Чатът за срещи е друго място, което е класически пример за функции, които могат да бъдат злоупотребявани в Microsoft Teams, особено от студенти. Това дори може да доведе до прекъсване на часовете. И за да контролирате хаоса, единствената останала опция е да ограничите комуникацията и в срещата. Подобно на частните чатове, за да деактивирате тази настройка, имате нужда от администраторски достъп до вашата организация.
Отидете на admin.teams.microsoft.com и влезте с вашия администраторски акаунт. След това щракнете върху „Срещи“ в лентата за навигация вляво. Допълнителните налични опции за срещи ще се разширят по-долу.
Щракнете върху „Правила за срещи“ от тези опции.
Ще се отвори страницата за правила за срещи. Отидете на „Глобално (по подразбиране за цялата организация)“.
След това превъртете надолу до секцията „Участници и гости“. И кликнете върху падащото меню до „Разрешаване на чат в срещи“. Изберете „Disabled“ от списъка.
След това щракнете върху опцията „Запазване“, за да приложите промените.
Настройката отнема известно време (от няколко минути до няколко часа), за да влезе в сила. Ако не влезе в сила дори след известно време, рестартирането на Microsoft Teams помага.
Забележка: Това деактивира чата за срещи само за срещи, проведени с опцията „Запознайте се сега“, а не срещите в канала. Освен това не можете да изключите чатовете за срещи само за конкретни срещи.
Деактивирането на чата в Microsoft Teams е изключителна стъпка, като се имат предвид многото употреби, които предлага. Може да бъде наистина полезно за комуникация, особено за лични разговори и чатове. Но когато употребите започнат да надделяват от проблемите, които създава, не остава друга възможност, освен да отидете до крайности и да деактивирате тези прекрасни функции.