Използвайте функцията „Сравнение“ на Microsoft Word, за да сравните версии на документ на Word, за да видите техните прилики и разлики.
Понякога може да се наложи да сравните два документа на Word, за да видите разликите между тях. Може би вие и вашият сътрудник работите върху един и същ документ, но поотделно или може да сте редактирали документа си без да включвате режима Проследяване на промените или може да сте адвокат и искате да отбележите ревизиите, направени между две копия на договор.
Каквато и да е причината, когато имате две или повече версии на един и същ документ, не е нужно да ги сравнявате ръчно, като свързвате оригиналния документ с ревизирания документ дума по дума. Можете просто да използвате функцията „Сравнение“ на Microsoft Word, за да сравните два документа на Word, за да видите как се различават.
Когато сравните два документа в Word, ще се появи нов трети документ, показващ сравненията между двата документа, които можете да запишете като отделен документ. Това е полезно, когато не искате никакви промени между оригиналния и преработения документ и искате да запазите и двете копия на документа за бъдеща употреба.
Той също така показва какви промени са направени и кой ги е направил. Тази функция е особено полезна за юристи за създаване на юридически черни документи. Ето как сравнявате два документа в Microsoft Word.
Сравняване на две версии на документ на Microsoft Word
Първо отворете един от двата документа, които искате да сравните (Или може да бъде всеки файл с документи, дори празен документ). След това отидете на раздела „Преглед“ в лентата.
След това щракнете върху бутона „Сравни“ в лентата с инструменти и изберете опцията „Сравнение“.
Това ще отвори диалоговия прозорец „Сравнение на документи“, отворен на вашия екран. Прозорецът за сравнение на документи има две секции: оригинален документ и преработен документ. Ще трябва да изберете оригиналните и ревизираните документи, които искате да сравните тук.
Щракнете върху падащия списък под „Оригинален документ“ и изберете оригиналния документ, който искате да сравните с ревизирания документ (NEET (2020).docx в нашия пример).
Ако не виждате документа си в падащия списък, щракнете върху иконата на папка вдясно до падащото меню Оригинален документ.
В диалоговия прозорец „Отваряне“ отидете до този документ, изберете го и щракнете върху бутона „OK“.
Под „Ревизиран документ“ изберете ревизираната версия на документа от падащото меню (в нашия случай NEET (2021)-Revised Document.docx).
В полето „Промени в етикета“ с полето въведете това, което искате да се появи до промените в документа (може да бъде име или бележка). Ще обозначим този „Старк“, тъй като това е този, който е направил редакциите на оригиналния документ.
Можете също да превключите документите, като щракнете върху иконата с двойна стрелка, за да сравните документите по друг начин.
Щракнете върху бутона „Още >>“ в долния ляв ъгъл, за да видите разширените опции. Това е по избор, можете също да щракнете върху „OK“, за да видите сравнението.
Под „Настройки за сравнение“ посочете опциите, които искате да използвате, за да сравните вашите документи (по подразбиране всички опции са избрани).
В секцията „Показване на промените“ можете да изберете дали искате да показвате промени за един знак в даден момент или за една дума наведнъж. Освен това можете да изберете къде искате да покажете промените, това може да бъде оригиналният документ, преработеният документ или нов документ. Препоръчително е да използвате „Нов документ“.
След като приключите с настройката, щракнете върху „OK“, за да сравните документа.
Това ще отвори нов прозорец с четири прозореца. „Сравненият документ“ в средата показва и подчертава всички промени, направени с червени знаци в лявото поле. От дясната страна на екрана двоен прозорец показва подредените оригинални и преработени документи. Вляво, панелът „Ревизии“ показва списъка на всички и всички направени ревизии, включително това, което е премахнато, добавено и променено.
Щракнете върху червената линия в лявото поле на сравнявания документ, за да видите подробности за всяка промяна.
След преглед на проследените промени, когато искате да приемете конкретна ревизия, можете да щракнете с десния бутон върху променения/добавения текст и да изберете „Приемам вмъкване“ или „Отхвърляне на вмъкване“, за да запазите или отмените промяната, съответно.
За да приемете всички промени наведнъж, щракнете върху бутона „Приемам“, под групата Промени в раздела „Преглед“ и изберете опцията „Приемам всички промени“. Можете също така да изберете други опции в падащото меню в зависимост от вашите предпочитания.
За да отхвърлите всички промени наведнъж, щракнете върху бутона „Отхвърляне“ точно до бутона „Приемам“ в раздела „Преглед“ и изберете „Отхвърляне на всички промени“.
След като приключите, не забравяйте да запишете този сравнителен документ като отделен файл, като използвате опцията „Запазване като“ в лентата с инструменти.