Най-добрият лист за мами, за да станете професионален потребител на Microsoft Teams
На този етап Microsoft Teams няма нужда от представяне. Ако беше 2019, разбира се. Но това беше годината на приложенията за видеоконференции и Workstream Collaboration. И Microsoft Teams безопасно се утвърди като един от MVP в екосистемата на WSC.
Това е така, защото това не е просто приложение за видеоконференция. Има много повече за Microsoft Teams. А училищата и офисите го обичат за отдалечена работа точно по тази причина. Това е приложението, за да си сътрудничите с вашите съотборници по най-ефективен начин. Но огромният обем от функции в Microsoft Teams понякога може да се чувства поразителен. Само ако имаше нещо, което би могло да ви помогне да го ориентирате бързо.
Независимо дали сте възрастен или сравнително нов потребител на Microsoft Teams, няма значение; всеки обича малко измамник, за да повиши своята производителност, да се представи като професионалист и може би дори да покаже уменията си. Точно това можете да направите с този списък със съвети и трикове за почти всичко, което можете да правите в Microsoft Teams.
Съвети за повишаване на производителността
Свършете повече работа за по-малко време, кой не иска това? Със сигурност не вие или вашите работодатели! Тези съвети и трикове със сигурност ще подобрят фокуса ви и ще повишат нивата на производителност.
Изпреварвайте задачите си
Приложението Tasks в Microsoft Teams беше най-очакваното приложение за фанатите, но това не означава, че всички са получили бележката. Ако сте били в екипа, който по някакъв начин го е пропуснал, трябва да се качите на този влак точно сега, защото повярвайте ни, пропускате.
Tasks by Planner и To-Do комбинира функционалността на двете приложения на Microsoft – Planner и To-Do – направо в Microsoft Teams. Така че можете да проследявате напредъка си и да управлявате задачите си, без да се налага да превключвате между множество приложения. Така че няма повече избор между разума или графика.
Приложението Tasks комбинира вашите лични задачи от To-Do и споделени задачи от приложението Planner направо в Microsoft Teams. Можете да го добавите като лично приложение или дори като раздел за съвместно управление на екипни задачи. Приложението Tasks е достъпно за всеки с абонамент за Microsoft 365.
👉Освоете как да използвате Tasks by Planner и To-Do в Microsoft Teams.
Обработвайте информация като съветник със списъци
Ако знаете правилните приложения в Microsoft Teams, никой не може да ви спре. Microsoft Lists е едно такова приложение, от което трябва да се възползвате. Със списъците можете да следите всяка информация, независимо дали е лична или съвместна. Приложението Lists може да бъде полезно, ако вашият екип има информация за проследяване, работа за организиране или работни потоци за управление.
И за да се ускорят нещата, има шаблони, специфични за индустрията и конкретни случаи, които правят още по-лесно създаването на тези списъци. Тази еволюция на списъците на SharePoint може да ви помогне да проследявате почти всичко – проблеми, активи, рутинни действия, събития, инвентар или контакти. За да подобрите нещата, можете дори да имате условно форматиране, така че обектите във вашите списъци автоматично да се появяват или изчезват, когато са изпълнени определени условия. Използването на това приложение неминуемо ще увеличи производителността ви експоненциално.
👉Научете как да създавате и използвате списъци в Microsoft Teams като професионалист.
Препращайте имейли направо към вашите канали
Имейлът е една от най-използваните форми на комуникация в корпоративния свят. Количеството кореспонденция, което се провежда по имейли, е огромно. Но това също така означава, че когато вашата организация използва Microsoft Teams, понякога сте хванати между две различни медии. А копирането на цялото съдържание от вашите имейли, за да го публикувате в канал в Microsoft Teams, може да бъде толкова изморително.
Това е, защото го правите погрешно! Знаете ли, че всеки канал в Microsoft Teams има уникален имейл адрес, на който можете да препращате имейли директно? Да, чухте го правилно. Всички имейли, които изпращате на този адрес, ще се показват като публикации директно в канала. Колко ефективно е това!
За да получите имейл адреса за канал, отидете на иконата „Още опции“ (меню с три точки). След това щракнете върху „Вземете имейл адрес“ от менюто.
Имейл адресът ще бъде генериран. Копирайте го, за да го използвате.
Използвайте командната лента
Командната лента в Microsoft Teams трябва да е най-използваната функция. Но има потенциала да се превърне във вашата най-използвана функция, ако знаете как да я използвате правилно. Командната лента може да ускори нещата изключително.
Искате да намерите старо съобщение, да започнете чат или разговор, да отидете на канал, да видите вашите файлове? Използвайте командната лента, за да направите всичко това и много повече. Дори не е нужно да помните всички команди, за да ги използвате. Microsoft Teams ви го предоставя. Всичко, което трябва да запомните, ако задачата, която трябва да изпълните, има команда за нея, за да можете да я направите бързо.
Вижте подробното ръководство за това как да използвате команди в Microsoft Teams, за да увеличите производителността си и да спестите време.👆
Разбивка на езиковите бариери
Днес глобалните екипи не са новост. Вместо това все повече и повече отбори са разпръснати по целия свят в тази ера. И това изисква необходимост да можем да разбираме езика на другия, за да общуваме ефективно. С Microsoft Teams не е нужно да прескачате в Google Translate и да копирате/ поставяте съобщения. Microsoft Teams предлага присъщ преводач точно за тази цел.
Щракнете върху иконата „Още опции“ (меню с три точки) върху съобщението, което искате да преведете. Ще видите опцията „Превод“ в менюто; щракнете върху него за бърз превод на съобщението на вашия език по подразбиране.
Маркирайте съобщения
Това може да изглежда като малка функционалност на пръв поглед, но може да ви спести толкова много време. Вместо да се опитвате да намерите стари съобщения с помощта на лентата за търсене, можете да запазите всички съобщения и да получите достъп до тях от секцията „Запазени“.
Отидете на съобщението и щракнете върху иконата „Още опции“ (меню с три точки). След това щракнете върху опцията „Запазване на съобщението“.
За да получите достъп до запазеното си съобщение, можете да използвате командата /запазено от командната лента или щракнете върху снимката на вашия профил в лентата на задачите и изберете „Запазено“ от менюто, което се показва.
Използвайте клавишни комбинации
Ако искате да увеличите производителността си, не се притеснявайте да използвате клавишни комбинации. Клавишните комбинации могат да ви спестят толкова много време и въпреки това не много хора се възползват напълно от тях. Не бъдете един от тези хора. Научете клавишните комбинации за задачите, които изпълнявате най-много и свършете нещата бързо.
🤸♀️Прескочете тук, за да намерите списъка с всички клавишни комбинации в Microsoft Teams за Windows, Web и Mac.
Съвети за по-добри срещи
Освен че използват Microsoft Teams за сътрудничество със съотборници, друго нещо, което хората използват най-много е да провеждат срещи. И със сигурност искате да бъдете професионалист в това.
Използвайте режима заедно за потапящо изживяване от срещата
Когато ви е трудно да участвате в среща, както често се случва: онлайн срещите в крайна сметка не са същите като срещите в реалния свят. Режимът Together на Microsoft разрушава бариерите и виртуалните стени, като ви кара да се чувствате сякаш сте в споделено пространство заедно.
Когато в срещата има 5 или повече души, можете да включите режима заедно. Отидете в лентата с инструменти на срещата и щракнете върху иконата „Още опции“ (меню с три точки). След това изберете „Together Mode“ от менюто, за да го активирате.
Понастоящем можете да имате режим Together в изгледа на аудиторията, който ви кара да се чувствате така, сякаш всички седите заедно в споделена аудитория.
👉Научете повече за режима Together в Microsoft Teams и как да го активирате и използвате.
Провеждайте групови дискусии със стаи за разбивка
Независимо дали преподавате в клас или сте домакин на срещи в офиса, груповите дискусии са огромна част от процеса. А със стаите за разбивка в Microsoft Teams можете лесно да улесните участниците в срещите в различни групи.
И сега вече не е нужно да създавате стаи за разбивки ръчно в Microsoft Teams. Microsoft добави присъща поддръжка за тази така желана функция в срещите. Домакините на срещите могат да разделят участниците в стаи за разбивка (до 50) произволно или ръчно да решат кой къде отива. Функционалността на Breakout Room е достъпна както за платени, така и за безплатни потребители.
За да създадете стаи за разбивки, отидете на лентата с инструменти за срещи в горната част на екрана и щракнете върху иконата „Стая за разбивка“. След това разделете участниците на броя стаи, които искате.
Използвайте Бележки от срещата
Това е много подценена функция, която не получава вниманието и признателността, които заслужава. Бележки от срещи в Microsoft Teams могат да направят вашите срещи по-безпроблемни. Независимо дали искате да заснемете всички важни детайли, обсъждани по време на срещата, или да създадете дневен ред за нещата, които трябва да бъдат обсъдени, бележките от срещата трябва да бъдат вашата функция.
И най-важното е, че те са достъпни не само по време на срещата, но и след и преди (за насрочени срещи). Повярвайте ни, трябва да започнете да ги използвате сега, ако не сте го правили преди.
Отидете, за да се запознаете с всички подробности относно използването на бележки от срещи в Microsoft Teams.🏃♀️
Запазете декора на среща и вместо това вдигнете ръце
Поддържането на приличието във виртуалните срещи може да стане наистина трудно. И в резултат на това се превърна в етикет за срещи почти навсякъде да държите микрофона си изключен. Но какво ще кажете, когато трябва да говорите? Включването на звука на микрофона ви, без да бъдете помолени, все още прекъсва срещата.
В Microsoft Teams не е нужно да е толкова некультурно. Вместо това използвайте бутона „Вдигнете ръка“, когато трябва да кажете нещо. Това показва на говорещия, че имате нещо наум и след това те могат да ви помолят да включите звука и да говорите по начин, който не създава прекъсване. Това е по-добре, отколкото действително да вдигнете ръка, тъй като няма гаранция, че говорещият случайно ще погледне вашата видео емисия, но има гаранция, че ще погледне „вдигната ръка“ в панела на участниците.
Отидете в лентата с инструменти на срещата и щракнете върху иконата „Вдигнете ръка“, за да вдигнете ръката си.
Преписвайте вашите срещи
В случай, че някога сте искали транскрипция на цялата си среща, но сте смятали, че е невъзможно, няма как да грешите. Microsoft Teams има доста бърз начин за получаване на транскрипции на срещи, но той работи само ако вашият език по подразбиране е английски и когато в срещата се говори английски.
Освен това политиката на вашата организация трябва да ви позволява да имате преписи на срещи. Има и друга уловка - транскрипцията е достъпна само за срещи, които сте записали. Можете дори да редактирате тези преписи, преди да ги споделите.
За да получите транскрипция, отидете на Microsoft Stream, за да видите записа. След това щракнете върху иконата на менюто с три точки и изберете „Актуализиране на подробностите за видеоклипа“ от опциите.
Изберете език от падащото меню „Език на видеоклипа“.
Сега щракнете върху квадратчето за „Автоматично генериране на надписи“, за да го изберете и щракнете върху бутона „Прилагане“, за да получите транскрипция.
Правете частни непланирани срещи
Непланираните срещи не винаги трябва да са в канал. Или не винаги трябва да насрочвате среща, ако искате да я запазите поверителна. Можете да провеждате импровизирани срещи, които са напълно частни и не са отворени за всички в канала. И не, не говорим за разговори 1:1 или групови обаждания от групови чатове. Тези частни срещи са точно като другите срещи, където можете да имате гости извън вашата организация, за разлика от 1:1 или групови разговори.
От менюто за навигация отидете на „Календар“ (за потребители на Microsoft 365) или „Срещи“ (за безплатни потребители на Microsoft Teams).
След това щракнете върху опцията „Запознайте се сега“ в горния десен ъгъл. Тези срещи не се случват в канал и членовете на вашия екип не могат да знаят, че срещата е в ход, камо ли да се присъединят към нея без покана за среща.
Съвети за повече ангажираност
Microsoft Teams е приложение за сътрудничество в работния поток. И за да си сътрудничите по-добре със съотборниците си, трябва да привлечете вниманието им. Използвайте тези съвети, за да направите вашите съобщения и други взаимодействия по-ангажиращи, което води до цялостно повишаване на производителността.
Провеждайте анкети, за да увеличите ангажираността
Анкетите са доказан начин за създаване на по-добро ангажиране, но като се има предвид, че няма директна функция за създаване на анкети в Microsoft Teams, много хора смятат, че това не е възможно. Е, половината от красотата на Microsoft Teams се крие в стотиците интегрирани приложения, които предлага!
И две такива интегрирани приложения – Forms и Polly – могат да ви помогнат да провеждате анкети във вашите канали. Единственият недостатък, който може да откриете, е, че не можете да провеждате анкети по време на среща, но след като започнете да използвате тези приложения, ще откриете, че така или иначе няма толкова голямо значение. Можете дори да правите съвместни анкети, където други членове на екипа също могат да допринесат за въпросите на анкетата.
👉Ето пълно ръководство за създаване на анкети в Microsoft Teams.
Създавайте богати съобщения с помощта на опциите за форматиране
Независимо дали става въпрос за участие в частни чатове или комуникация по канал, форматирайте съобщенията си, за да спасите всички от тежкото положение на четенето на обикновени, скучни съобщения. Вече има достатъчно такива по света. Щракнете върху иконата „Форматиране“ (A с четка за рисуване) под полето за съобщение, за да отворите опциите за форматиране и курсив, удебелен шрифт, подчертаване и правете много повече с вашите съобщения.
Използвайте теми в съобщенията на канала
Съобщенията са една от най-важните форми на комуникация в Microsoft Teams. Повече информация се споделя чрез съобщения, отколкото в разговори и срещи в наши дни. Затова е важно да инвестирате време в правилните и да се уверите, че те не се изгубят в морето от маловажни съобщения.
Темите са най-бързият начин да добавите малко жар към тях и да се уверите, че хващат окото на правилния човек. Можете да добавите тема от опциите за форматиране за съобщения, които искате да публикувате в канал. Очевидно личните съобщения в чат всъщност не се нуждаят от теми, така че не можете да добавите такъв към тях.
Съвети за по-добра организация
Поддържането на нещата организирани, без да губите здравия си разум, понякога може да изглежда малко обезсърчително. И всички сме искали нещата да са по-лесни. По-добрата организация води и до по-голяма производителност. С тези съвети можете да повишите своите организационни умения, за да се справите по-добре с нещата и да впечатлите всички, докато сте в това.
Плъзнете и пуснете вашите екипи, за да пренаредите
Първоначално всички ваши екипи са подредени по хаотичен начин в реда, в който са създадени. В дълъг списък от отбори може да стане невероятно да стигнете до важните отбори. Но има малко известен факт в Microsoft Teams, който професионалистите използват, за да подредят екипите си и да спестят време.
Можете да плъзнете и пуснете своите екипи, за да ги подредите в произволен ред. Така че можете да имате най-важните си екипи на върха, което прави достъп до тях по-бърз.
Фиксиране на канали и скриване на екипи
Понякога подреждането на вашите екипи просто не е достатъчно. Може да сте подредили важните си отбори на върха, но продължавате да се добавяте към нови отбори и цялата ви подредба отива на вълците. Е, не трябва да е така. Има и други начини да организирате екипите си, които ще ви спестят главоболието.
Можете да фиксирате канали, така че те винаги да се показват в горната част в отделна секция. Отидете до иконата „Още опции“ (меню с три точки) вдясно от канала и щракнете върху нея. След това изберете „Pin“ от менюто.
Можете също така да скриете всички ненужни екипи, за да разчистите менюто на Teams. Щракнете върху иконата „Още опции“ вдясно от името на екипа и щракнете върху опцията „Скриване“ от менюто. Всички ваши скрити екипи могат да бъдат достъпни по всяко време от долната част на навигационното меню за отбори.
Съвети за по-гладко управление
Независимо дали сте ръководител на екипа или просто отговаряте за домакинството на среща, управлението не трябва да е болка във врата. Но през повечето време е така. Е, считайте тези съвети за лек.
Разпределяне на роли в среща
Когато в срещата има множество присъстващи, от първостепенно значение е да можете да контролирате какво може да направи всеки присъстващ. Например, не винаги искате всеки да може да представя и споделя съдържание в среща. Има и моменти, когато искате да направите някой друг съ-домакин, който може да прави всички неща, които можете да правите, като например да допуска хора от лобито и да заглушава други участници и т.н.
Вече можете да присвоявате роли на хора в среща на Microsoft Teams. Хората могат да бъдат или презентатори, или присъстващи; презентаторите имат пълен контрол и присъстващите получават само ограничен достъп.
Можете да зададете роли на среща или преди среща (за насрочени срещи) или по време. За да зададете роли по време на среща, отидете на панела на участниците и щракнете върху иконата „Още опции“ вдясно от името на участника, за да получите достъп до менюто с три точки. След това щракнете върху опцията „Направи презентатор“ или „Направи участник“ съответно.
Спестете време и групово добавяне на членове
Колко пъти сте пожелали, докато създавате екипите си, да има опция за групово добавяне на хора? Тези от вас, на които им се е налагало да създават екипи с повече от 10 души без групи в Office или предишни екипи, които да използват като отправна точка, знаят какво главоболие може да бъде.
Е, ако използвате уеб приложението на Microsoft Teams, можете да пропуснете тази болка и да добавите членове групово. Единствената уловка е, че изисква използването на разширение за Chrome. Освен това получавате допълнителния бонус от гледането на вашите отбори в дисплей с 2 колони с това разширение. Така че можете да видите повече отбори, докато превъртате по-малко.
👉Научете как да използвате разширението за Chrome „Refined Microsoft Teams“, за да добавяте членове групово.
Съвети за цялостно по-добро изживяване
Тези няколко съвета може да се противопоставят на категоризацията, но имате нужда от тях в живота си, за да направите вашето изживяване с Microsoft Teams безкрайно по-добро.
Не пренебрегвайте статуса си
Състоянието в Microsoft Teams може да бъде мощен инструмент на ваше разположение. Тъй като състоянието ви отразява истинското ви състояние на наличност, могат да бъдат избегнати много погрешни комуникации, които могат да възникнат от това, че не работите в едно и също физическо пространство. Така че, винаги го използвайте, за да уведомите другите членове на вашия екип дали сте на разположение, отсъствате, заети или сте в разговор, за да могат да знаят какво да очакват, докато се свързват с вас.
Можете да използвате и двете състояния „Присъствие на потребител“ и „Персонализирано“, за да се възползвате максимално от този инструмент. Въпреки че през повечето време Microsoft Teams конфигурира състоянието ви автоматично въз основа на вашето състояние (което е известно, че създава проблеми за мнозина), вие също можете да зададете състоянието си.Отидете на снимката на вашия профил в лентата на задачите и след това изберете състояние от менюто, за да го зададете.
Горещ съвет: Можете дори да зададете статуса си като „Извън офиса“ за персонализирани периоди от време, независимо дали просто излизате на обяд или отивате на почивка. Научете как да зададете тази нова опция за състояние, която иначе не е налична в Microsoft Teams.👆
Избягайте от неприятностите, които вашият статус може да създаде
Microsoft Teams автоматично променя състоянието ви и като цяло това е нещо добро. Но за много хора, които страдат от микроуправление по време на работа, в крайна сметка това се превръща в неудобство, когато Teams автоматично променя статуса си на „Отдалечен“ от „Наличен“ в рамките на пет минути бездействие.
Ако искате да избегнете ситуацията, в която вашият ръководител в крайна сметка си мисли, че почти не работите, вместо да работите усилено, използвайте приложението Mouse Jiggler, за да избегнете проблемите си, като запазите статуса си обратното.
Изпращане на спешни съобщения
Искате ли да сте сигурни, че получателят вижда вашето съобщение? Маркирайте го като спешно и те ще бъдат уведомявани на всеки две минути в продължение на двадесет минути. Това са десет известия и няма начин да ги пропуснат. Сега, ако това изглежда малко прекалено, но съобщението все още е важно от стандартното съобщение, можете да го маркирате като просто важно. Получателят няма да бъде уведомен толкова постоянно, но все пак ще знае, че съобщението е важно.
Щракнете върху „удивителния знак“ под полето за съобщение в личния чат и изберете приоритет от опциите, преди да изпратите съобщението.
Персонализирайте вашите известия за по-персонализирано изживяване
По подразбиране Microsoft Teams доставя известия за всички нови съобщения, реакции и споменавания. Но Teams предлага обширни опции за персонализиране, така че можете да получавате известия само за неща, за които искате да бъдете уведомени.
Отворете настройките и отидете на „Известия“ от навигационното меню вляво.
Тук можете да промените вашите известия, за да отговарят на вашите нужди за почти всичко: екипи и канали, чатове, срещи, хора и др.
Използвайте Dark Mode, когато дърпате All-Nighter
Независимо дали този път просто ще правите цяла нощ или трябва да работите редовно до късно, не позволявайте това да повлияе на очите или моделите на сън. Използвайте тъмния режим в Microsoft Teams, за да пощадите очите си от ослепителната светлина на вашия лаптоп през нощта.
Отидете в настройките от настолното приложение на Microsoft Teams и променете темата от „По подразбиране“ на „Тъмна“.
Microsoft Teams трябва да открие много неща, които понякога могат да бъдат непосилни. Тези съвети могат да ви помогнат да вземете нещата едно по едно, осигурявайки по-добро справяне с нещата. За нула време ще бъдете опитни с начините на Microsoft Teams, без да се губите в лабиринта.