Създайте падащ списък с елементи в Excel, за да направите въвеждането на данни по-лесно, по-бързо и без грешки. С функцията за валидиране на данни на Excel можете лесно да създавате падащи списъци за въвеждане на данни в работен лист или работна книга.
Падащ списък или падащо меню на Excel е графичен контролен елемент, който позволява на потребителите да избират опция от списък с предварително дефинирани опции. Това ще направи въвеждането на данни по-лесно, по-бързо и ще намали неточността и печатните грешки.
Например, потребителите могат лесно да избират състоянието на работата като ЗАВЪРШЕНА от падащо меню. Но ако им предоставите избор да го въведат ръчно, те могат да напишат цялата дума FINISHED или ПОДЧАКВАНЕ или ТЕКУЩ, или НЕУСПЕШЕН. Ще отнеме много време, за да въведете състоянието за всяка работа, но ако беше падащ списък, това ще ускори процеса на въвеждане на данни.
В тази публикация ще ви покажем бърз и лесен начин да създадете падащ списък, използвайки данни от клетки, или чрез въвеждане на данни ръчно, или чрез използване на формули в Excel.
Създаване на падащ списък с помощта на данни от клетки
Например, можете да направите падащо меню, за да проследявате състоянието на всяко от пътуванията, които планирате да предприемете (както е показано на изображението по-долу).
Първо въведете елементите, които искате да се показват в падащото меню в масив от клетки. Можете да направите това на листа, който ще съдържа падащите списъци, или на друг лист.
В този пример въведохме списъка с елементи за падащия списък в Лист 2.
Върнете се към Лист 1 и след това изберете клетка B2 (това е клетката, в която ще настроите падащото меню).
След това отидете в раздела „Данни“ и щракнете върху иконата „Проверка на данни“ и изберете „Проверка на данни“ от падащото меню.
В диалоговия прозорец „Проверка на данни“ изберете „Списък“ от падащото меню „Разрешаване:“ и щракнете върху „OK“.
Щракнете в полето „Източник“ и можете да изберете списъка с елементи, които искате да добавите като опции, които ще се появят в списъка.
Сега изберете списък с елементи (A1:A5) от лист 2.
И мястото, където стойностите за падащото меню ще бъдат добавени автоматично към полето Източник. Сега щракнете върху „OK“. Ако премахнете отметката от опцията „Игнориране на черно“, Excel ще принуди потребителите да изберат стойност от списъка.
Сега сте направили падащ списък в клетка B2 на колоната Status.
За да копирате падащия списък във всичките 5 реда, просто щракнете върху малкия зелен квадрат в долния ляв ъгъл на падащото поле и го плъзнете надолу до клетка B6.
Сега падащият списък се копира от клетка B2 в B6.
Създаване на падащ списък чрез ръчно въвеждане на данни
Като алтернатива можете да добавите елементи директно към падащото меню, като ги въведете ръчно в полето „Източник“ на диалоговия прозорец за проверка на данните.
В този пример добавяте падащ списък за сезона, в който посещавате градовете. Така че, изберете клетка C2, за да създадете падащ списък.
Отворете диалоговия прозорец „Проверка на данни“ от раздела „Данни“.
Изберете „Списък“ от критериите за валидиране и въведете своя списък в полето „Източник“. Всички елементи трябва да бъдат въведени без интервал, разделени със запетая между всеки елемент.
Тук въведете „Пролет, лято, есен, зима“ в полето за източник и щракнете върху „OK“.
Сега всички елементи (опции), въведени в полето Източник, ще се появят на различни редове в падащия списък. След това можете да плъзнете и копирате списъка в останалите редове, както направихте в предишния метод.
Създаване на падащ списък с помощта на формули
Друг начин, по който можете да създадете падащ списък, е да използвате формулата OFFSET в полето източник.
В този пример създаваме падащ списък в колоната Година. Изберете клетка D1 и отидете на Данни –> Инструменти за данни –> Проверка на данни.
В прозорците за проверка на данните въведете това поле за източник на формула вместо препратка към клетка или ръчно въведени елементи:
=ОТМЕСТВАНЕ(препратка, редове, колони, [височина], [ширина])Сега въведете списъка с елементи за падащия списък (Година) в Лист 2.
Във формулата посочете препратката към клетка като B1 (началната точка на списъка), посочете редовете и колоните като 0, за да избегнете изместване на препратката, и посочете като височина като 5 за елементите в списъка.
=OFFSET(Лист2!$B$1,0,0,5)Сега, ако въведете тази формула в полето източник, тя връща масив със списъка с годините (B1:B5).
Това ще създаде падащ списък, който показва всички години в диапазона от клетки B1:B5 на лист 2.
Премахване на падащ списък
Можете също да премахнете падащ списък в Excel. За да премахнете падащ списък, изберете клетката с падащия списък. След това отидете на Данни –> Инструменти за данни –> Проверка на данни.
Щракнете върху бутона „Изчистване на всички“ в долния ляв ъгъл на диалоговия прозорец „Проверка на данни“ и щракнете върху „OK“. Това ще премахне падащия списък в избраната клетка.
Ако искате да премахнете всички падащи списъци в работния лист, отметнете „Прилагане на тези промени към всички други клетки със същите настройки“, преди да щракнете върху бутона „Изчистване на всички“. След това щракнете върху „OK“, за да приложите.
Сега можете да създавате и премахвате падащи списъци, като следвате това ръководство стъпка по стъпка.