Можете да проверите за правописни грешки в една клетка, няколко клетки, цял работен лист, няколко работни листа или цялата работна книга на Excel.
Повечето хора знаят за функциите за проверка на правописа и автоматична корекция на Microsoft Word и Powerpoint, но знаете ли, че MS Excel също улеснява функцията за проверка на правописа. Той не е толкова мощен и усъвършенстван като Word, но предлага основни функции за проверка на правописа. Позволява ви да проверите правописа на думите в клетките на работните листове и да се уверите, че листовете ви са без грешки.
За разлика от Microsoft Word и PowerPoint, Excel не проверява автоматично за граматични проблеми и не проверява правописа ви, докато пишете (като ги подчертава в червено). MS Excel ще ви уведомява само за правописни грешки, когато стартирате функцията за проверка на правописа ръчно. Освен това Excel не проверява граматически грешки.
През повечето време пренебрегваме правописните грешки в Excel, защото често работим с числа и формули. Но понякога трябва да проверите дали сте допуснали правописни грешки, когато създавате някои отчети и набори от данни, които може да имат текстове като етикети на колони и редове или в цял работен лист. Нека се научим как да извършим проверка на правописа в една клетка, няколко клетки, цял работен лист, няколко работни листа наведнъж или цялата работна книга.
Как да извършите проверка на правописа в Excel
Можете лесно да извършите проверка на правописа в Microsoft Excel, като следвате тези стъпки:
Има два начина да стартирате функцията за проверка на правописа в Excel: Можете да получите достъп до инструмента от лентата на Excel или като използвате клавишната комбинация.
Първо отворете електронна таблица с някои правописни грешки и изберете произволна клетка. Отидете в раздела „Преглед“, щракнете върху бутона „Правопис“ вляво в групата Проверка на лентата на Excel.
Като алтернатива можете също да натиснете функционалния клавиш за клавишна комбинация F7, за да отворите диалоговия прозорец за правопис. Ако изберете която и да е отделна клетка в електронната таблица, Excel автоматично ще провери за правописни грешки в цялата текуща електронна таблица.
Така или иначе, това ще отвори диалоговия прозорец за правопис. Excel ще започне да проверява правописните грешки във вашия работен лист и ще предостави предложения за правилния правопис.
В диалоговия прозорец „Правопис“ изберете предложение от полето „Предложения:“ и щракнете върху бутона „Промяна“, за да коригирате правописната грешка на думата. След като този правопис бъде коригиран, той ще премине към следващата грешка. Това поле ще се появи само за клетките с грешно изписани думи. Тук ще изберем първата дума „Вероятност“ от списъка с предложения, за да заменим грешно изписаната дума „Вероятност“ и ще щракнем върху бутона „Промяна“.
След като целият правопис бъде коригиран, Excel ще ви покаже „Проверката на правописа е завършена. Съобщение готово. Щракнете върху „OK“ в полето с подкана, за да продължите.
Excel ще ви покаже диалоговия прозорец за правопис само ако в листа са открити грешки. Ако не е открита грешка, Excel ще ви покаже същото съобщение по-горе.
Ако функцията за проверка на правописа не работи (т.е. бутонът „Правопис“ под раздела Преглед е оцветен в сиво), това вероятно е защото вашата електронна таблица е защитена. „Свалете защитата“ на работния си лист, преди да проверите за правописни грешки.
Различни опции на диалоговия прозорец за правопис
Преди да научим как да извършваме проверка на правописа за клетки, цели работни листове, множество работни листове или цялата работна книга, трябва да разберем различните опции в диалоговия прозорец Правопис и как да ги персонализираме. Трябва да изберете подходящите опции, когато коригирате думите.
Следват някои от функциите, които ще видите в диалоговия прозорец Правопис:
- Игнориране веднъж - Когато проверката на правописа срещне дума, която идентифицира като грешка, и думата всъщност е правилна за вашите цели, щракнете върху бутона „Игнориране веднъж“, за да пренебрегнете текущото предложение за грешка при проверка на правописа. напр. Имена, адреси и др.
- Игнорирай всичко – Щракнете върху тази опция, ако искате да игнорирате всички екземпляри на текущите грешно изписани думи и да запазите оригиналните стойности. Например, ако едно и също име се повтаря няколко пъти, щракването върху тази опция ще пропусне всички тези думи, без да ги променя и ще ви спести време.
- Добавяне към речника – Ако Excel счита текущата дума за грешка, но тя е правилна дума и тази, която използвате доста често, тогава можете да добавите тази грешно изписана дума към речника на Microsoft Excel, стига думата да се използва правилно. Това ще направи думата част от речника на MS и няма да бъде маркирана като грешка в бъдеще в нито една работна книга, както и в други продукти на Microsoft.
- Промяна – Когато бъде открита грешка в проверката на правописа, Excel ще ви покаже списък с предложения. Изберете една от предложените думи и щракнете върху този бутон, за да замените избраната в момента неправилно изписана дума с правилната.
- Промяна на всички – Тази опция ще замени всички поява на грешно изписана дума, както и текущата с избраното предложение.
- Автокоригиране – Щракването върху тази опция ще позволи на Excel да коригира автоматично грешно изписаната дума с избраното от вас предложение. Освен това той ще добави думата към списъка за автоматично коригиране, което означава, че ако въведете същата грешно написана дума в бъдеще, Excel автоматично ще я преобразува в избраното предложение.
- Език на речника – Можете да промените езика на речника на Excel, като използвате това падащо меню.
- Настроики – Този бутон ще ви отведе до „Опции на Excel“, където можете да прегледате или промените съответно настройките за проверка на правописа по подразбиране.
- Отмяна на последното – Щракнете върху този бутон, за да отмените последното си действие.
Персонализиране на настройките за проверка на правописа в Excel
Ако искате да промените настройките по подразбиране на проверката на правописа в Excel, щракнете върху „Опции“ в диалоговия прозорец „Правопис“ или отидете в раздела „Файл“ и щракнете върху „Опции“.
В раздела Проверка на опциите на Excel ще намерите настройките по подразбиране на проверката на правописа, които можете да персонализирате според вашите нужди и изисквания.
Excel игнорира думи, които са с главни букви (HEETHEN), текст, който съдържа числа (Rage123), IP/файлови адреси или интернет кодове и те няма да се считат за грешка. Освен това той маркира повтарящите се думи като грешка. Например, ако напишете „Здрасти на моя малък приятел“, той ще маркира допълнителното „до“ като грешка. Можете да активирате или деактивирате тези опции, ако желаете.
Ако искате да добавите или редактирате речника на Excel, щракнете върху опцията „Персонализирани речници“.
След това, за да редактирате списъка с думи в персонализираните речници, изберете „CUSTOM.DIC“ под Списък с речници и щракнете върху бутона „Редактиране на списък с думи...“.
Въведете думата, която искате да добавите към речника, в полето „Дума(и):“ и щракнете върху „Добавяне“. Ако искате да премахнете вече добавена дума от списъка, изберете дума и щракнете върху „Изтриване“ или „Изтриване на всички“, за да премахнете всички думи. След това щракнете върху „OK“ два пъти, за да затворите и двата диалога.
Освен това всяка дума, добавена към персонализираните речници, няма да бъде маркирана като грешка в други продукти на Microsoft. Ако сте добавили дума към персонализирания речник в Excel, тя няма да се счита за грешка в Word или Powerpoint и обратно.
Ако искате да промените настройките за автоматична корекция, щракнете върху „Опции за автоматично коригиране“ в Опции на Excel.
Тук можете да персонализирате настройките за автокоригиране.
Когато пишете, често може да сбъркате някои думи няколко пъти в работния си лист. Можете да поправите тези грешки, като добавите тези думи към вашия списък за автокоригиране. По този начин Excel автоматично ще коригира тези думи, докато пишете.
За да направите това, въведете грешно изписаната дума в секцията „Замяна“ и изберете правилната дума от списъка по-долу или я въведете в секцията „С“. След това щракнете върху „OK“, за да приложите.
Проверка на правописа на една клетка/текст в Excel
Excel ви позволява да проверите стойността на една клетка (Word) за правописни грешки.
За да проверите правописа на която и да е отделна клетка в документ на Excel, изберете клетката и щракнете двукратно върху нея или натиснете F2, за да влезете в режим на редактиране. Уверете се, че сте в режим на редактиране в клетката. Ако сте в режим на редактиране, ще видите текстовия курсор в клетката и „Редактиране“ в лентата на състоянието в долния ляв ъгъл на прозореца на Excel (както е показано по-долу).
След това щракнете върху бутона „Правопис“ в раздела Преглед или натиснете F7.
Ако Excel открие правописни грешки, ще покаже полето с предложения, в противен случай ще покаже съобщение със съобщението „Проверката на правописа е завършена“.
Изберете правилната дума и щракнете върху „Промяна“, за да коригирате правописа. След това щракнете върху „OK“ в диалоговия прозорец завършване на проверката на правописа.
Проверка на правописа на няколко клетки/думи в един работен лист
Ако искате да проверите правописа в няколко клетки заедно, можете да направите това, като изберете само тези клетки и използвате диалоговия прозорец Правопис. Този метод е полезен, когато искате да пропуснете колоната за име или адрес от проверка на грешки, тъй като имената и адресите обикновено се маркират като правописни грешки.
Първо изберете клетките или диапазоните, колоните или редовете, които искате да проверите за правопис. Ако избирате съседни клетки, тогава просто използвате плъзгането на мишката или клавишите Shift + стрелки, за да направите селекцията.
Ако искате да изберете несъседни клетки (клетки, които не са една до друга), можете да натиснете и задържите клавиша Ctrl и да щракнете върху клетките, които искате да бъдат избрани. Ако имате голям брой клетки за избор, натиснете и освободете Shift + F8 и след това щракнете върху толкова клетки, колкото искате да ги изберете. След това натиснете отново Shift + F8, за да изключите режима на избор.
След като изберете клетките, превключете към раздела „Преглед“ и изберете „Правопис“ на лентата или натиснете F7.
Ще се появи диалоговият прозорец „Правопис“ с някои предложения за замяна на първата грешно написана дума (ако Excel намери такава) в избраните клетки или диапазони.
След това изберете правилното предложение, щракнете върху опцията „Промяна“ или използвайте „AutoCorrect“, за да изберете автоматично правилния правопис и да преминете към следващата грешно написана дума.
Или можете също да щракнете върху „Игнориране веднъж“, за да отхвърлите предложението и да преминете към следващата грешно написана дума.
След като първата грешно написана дума бъде коригирана, тя ще ви покаже предложения за следващата сгрешена дума в същия диалогов прозорец. Изберете подходящите опции, за да коригирате грешката. По същия начин можете да коригирате всички грешно изписани думи, една по една.
След като всички грешно написани думи бъдат коригирани, ще видите подканата „успех“.
Проверка на правописа на целия работен лист
За да проверите правописа на цял работен лист в Excel, изберете която и да е клетка в работния лист, която искате да проверите, или щракнете върху раздела на работния лист, на който искате да изпълните проверката на правописа, и щракнете върху опцията „Правопис“ (или натиснете F7 ) в раздела „Преглед“.
Excel ще започне да проверява за грешки и ще даде предложения за коригирането им.
Когато стартирате проверката на правописа, тя проверява за правопис от текущо избраната клетка и нататък до края на работния лист. Ако изберете клетка A1, Excel ще започне да проверява всички клетки в първия ред (отляво надясно), след това ще премине на втория ред и ще провери всички клетки във втория ред (отляво надясно) и след това ще премине към трети ред и така нататък.
Например, ако изберете A4, той просто ще премине през всички клетки на ред 4 (хоризонтално) и след това редове под него. След като провери за всички клетки след A4, Excel ще ви покаже поле с подкана „Искате ли да продължите да проверявате в началото на листа?“. Щракнете върху „Да“, за да продължите проверката на правописа от началото, както е показано по-долу.
Проверка на правописа на няколко листа наведнъж
В Excel можете да проверявате правописа за няколко работни листа заедно. Ето как:
За да проверите правописа на множеството работни листа, натиснете и задръжте клавиша Ctrl и изберете няколко раздела на листа, които искате да проверите. Започнете проверка на правописа, като щракнете върху бутона „Правопис“ под раздела „Преглед“ или натиснете F7.
Това ще започне процеса на проверка на правописа и една по една всички грешки ще изскачат в диалоговия прозорец.
Изберете подходящи опции, за да коригирате всички грешки и диалогов прозорец ще подкани да ви уведоми със съобщение за потвърждение.
Проверка на правописа на всички работни листове в работна книга наведнъж
Ако имате много работни листове в работната си книга, можете лесно да ги проверите на правописа наведнъж.
За да проверите правописа на всички работни листове в работна книга, щракнете с десния бутон върху раздела на всеки работен лист и изберете „Избор на всички листове“ от контекстното меню.
Това ще избере всички работни листове във вашата работна книга. След това натиснете F7 или щракнете върху бутона „Правопис“ под раздела на лентата Преглед. Когато всички работни листове са избрани, всички раздели ще бъдат показани на бял фон, както е показано по-долу.
Сега Excel ще провери правописа на всички работни листове в работната книга.
Думи за проверка на правописа във формула
Ако се опитате да проверите текст, който е част от формулата, той няма да работи и проверката на правописа се връща в началото на работния лист. Можете да проверите само текст, който е вътре в обвивката на формулата в режим на редактиране.
Ако искате да проверите правописа на думите във формула, щракнете двукратно върху клетката с формулата или изберете думите във формулата в лентата с формули. След това натиснете F7 или щракнете върху бутона „Правопис“ под раздела на лентата Преглед, за да стартирате проверката на правописа.
Маркирайте правописни грешки с помощта на макрос на Excel VBA
Можете дори да използвате макроса на Excel, за да намерите и маркирате грешно изписаните думи в текущия работен лист. За това трябва да създадете макрос в редактора на VBA. Ето как да направите това:
Първо отворете работния лист, в който искате да маркирате грешно изписаните думи. След това щракнете върху бутона „Visual Basic“ под раздела „Разработчик“ или натиснете клавиша за бърз достъп Alt + F11, за да отворите редактора на Excel VBA.
В редактора на Microsoft VBA щракнете върху менюто „Вмъкване“ и изберете опцията „Модул“.
След това копирайте и поставете следния код в редактора на модули:
Sub ColorMispelledCells() За всеки cl В ActiveSheet.UsedRange Ако не Application.CheckSpelling(Word:=cl.Text) Тогава _ cl.Interior.ColorIndex = 8 Следващ cl End SubСлед като поставите кода, щракнете върху бутона „Изпълни“ в лентата с инструменти или натиснете клавиша „F5“, за да стартирате макроса.
След като стартирате макроса, проверете работния си лист. И всички клетки с грешно изписани думи биха били маркирани, както е показано по-долу.
Това е всичко, което трябва да знаете за проверката на правописа в Excel.