Можете да импортирате вашите Google Sheets и Excel (.xslx) файлове в таблици на Notion, като ги експортирате като CSV файлове.
Notion е универсално решение за производителност за писане, планиране, управление на знания, управление на данни, екипно сътрудничество, наред с други неща.
Notion е един от най-модерните и полезни инструменти за бази данни, налични днес. Notion ви позволява да създавате два типа бази данни: база данни на цяла страница или вградена база данни (което означава компонент на база данни като таблица в средата на текст или друг документ). Освен това има пет важни типа бази данни, които можете да създадете в Notion, те са списък, галерия, таблица, табла и календар.
Все повече и повече потребители преминават от Google Sheets и Microsoft Excel към Notion поради неговата гъвкавост и възможности за персонализиране. Ако сте решили да преместите своите бази данни в Notion, но не знаете как. Тук в тази публикация ще покажем как да импортирате вашите таблици от Google и файлове на Excel (.xslx или .xls) в таблици на Notion.
Импортиране на Google Sheet или Excel файл в Notion
Notion е страхотна онлайн платформа за бази данни, която може да се използва както от физически лица, така и от професионалисти.
Notion ви позволява да импортирате данни от следните типове файлове:
- обикновен текст (.txt)
- Markdown (.md или .markdown)
- Microsoft Word (.docx)
- CSV (.csv)
- HTML (.html)
Можете също да импортирате данни от различни приложения в Notion.
Освен това, можете също да вградите Google sheets в Notion. Но проблемът с вграждането на Google Sheets е, когато загубите достъп до файла или файлът бъде изтрит от Google диск или ако URL адресът се счупи, вграждането също ще се счупи.
Най-добрият начин да импортирате файл на Excel или лист на Google е първо да ги конвертирате в CSV (.csv) файл и да ги качите в Notion.
Как да импортирате файл на Excel в Notion
Тъй като Notion не поддържа .xslx (Excel) файлове, трябва да ги експортирате в .csv файл и след това да ги качите/импортирате в Notion.
Първо отворете работната книга на Excel, която искате да импортирате в Notion. След това отидете на раздела „Файл“, за да отворите изглед зад кулисите на Excel и изберете „Запазване като“.
На страницата Запиши като изберете „CSV UTF-8 (разделени със запетая)(*.csv)“ като тип за запис като файл. Този формат също поддържа неанглийски знаци и символи Unicode-8. Или можете да изберете простия тип „CSV (разделени със запетая)(.*csv)“, който не поддържа специални символи. И двете ще работят добре, ако вашата таблица съдържа само текстове, числа и дати.
CSV е текстов файл с разделители, който съдържа списък с данни. Те често се използват за импортиране и експортиране на данни в приложения.
След това щракнете върху бутона „Запазване“. Ако имате само един лист в работната книга, той ще бъде запазен веднага. Или ако имате няколко листа в работната книга, Excel ще ви покаже това предупредително съобщение, казвайки щракнете върху „OK“, за да запишете само активния лист като CSV файл и ако имате няколко листа, запишете ги поотделно с различни имена.
След като запазите данните си като CSV файл, отворете приложението си Notion или отворете Notion във вашия браузър. След това отворете страницата с понятия, където искате да импортирате CSV файла и щракнете върху „Импортиране“ в левия панел, както е показано по-долу.
Ще се отвори диалоговият прозорец за импортиране. Изберете опцията „CSV“ в диалоговия прозорец.
Сега отидете до папката, съдържаща вашия CSV файл в инструмента за избор на файлове, изберете го и след това щракнете върху „Отваряне“.
CSV файлът ще бъде импортиран в Notion и вашите данни в Excel ще се появят като таблица.
Промяна на типа на свойството в понятието
След като данните бъдат успешно импортирани, има още едно нещо, което трябва да направите, а именно да проверите дали типовете свойства (типовете данни) на всяка колона съвпадат с данните. През повечето време ще получите правилните типове данни, но понякога данните ще влязат в Notion като текстове. Например, ако импортирате данни за валута или неразпознат формат на дата и т.н., те ще дойдат като текст.
Така че, когато това се случи, ще трябва да преобразувате колоните си в подходящия тип собственост. Можете да разберете типа данни на колоната, като погледнете иконата преди заглавието на колоната. Ако имате текстове, това ще бъде икона на абзац, икона на календар за дати и хеш знак за числа и т.н.
Както можете да видите по-долу, когато импортирахме тази таблица от файл на Excel, колоната „Такса“ със стойности на валутата е форматирана като текстова колона. Сега трябва да променим типа на свойството (типа данни) на колоната „Такса“ на число.
За да направите това, кликнете върху заглавието на колоната и ще получите падащо меню. При това щракнете върху „Текст“ под Тип на свойството и изберете подходящия тип данни (Число).
Сега преобразувахме стойностите, но загубихме формата на валутата. Не се притеснявайте, лесно е да добавите. За да конвертирате числото в конкретен формат, просто задръжте курсора на мишката върху една от стойностите на колоната и ще видите 123 бутон.
Кликнете върху 123 бутон и изберете предпочитания от вас формат на числата от списъка.
Сега стойностите на числата в колоната Такса са форматирани като валута.
Как да импортирате Google Sheet в Notion
За да импортирате Google таблици в Notion, първо трябва да изтеглите електронната таблица като CSV файл.
За да изтеглите Google таблици, отворете електронната таблица на Google, която искате да импортирате, и щракнете върху менюто „Файл“ в лентата с менюта. В падащото меню разгънете опцията „Изтегляне“ и изберете „Стойности, разделени със запетая (.csv, текущ лист)“, за да изтеглите файла като CSV файл.
След това отворете страницата с понятия, където искате да импортирате CSV файла, и щракнете върху „Импортиране“ в долната част на лявата странична лента.
Изберете вашия файл от инструмента за избор на файлове и щракнете върху „Отваряне“, за да импортирате този CSV файл в Notion.
Сега вашият лист в Google се импортира в Notion и се показва като таблица.
Добавяне на файл на Excel или лист на Google към база данни на Notion
Вместо да импортирате данни в нова таблица на Notion, можете да обедините съдържанието от файл на Excel или лист на Google в съществуваща таблица на Notion. Не забравяйте, че можете да направите това само с таблици на цяла страница, а не с вградени таблици.
Но първо трябва да се уверите, че както таблицата ви в Excel/Google Sheet, така и вашата таблица на Notion имат общи имена на колони (например и двете трябва да имат колони „First name“, „Last name“, „Date“ и т.н.).
Първо, експортирайте вашия работен лист Excel/Google sheets в CSV файл, както направихме за импортирането на Excel/Google листове в Notion.
След това отворете страницата Notion, съдържаща таблицата, с която искате да обедините, и щракнете върху хоризонталната многоточия (…) в горния десен ъгъл на прозореца Notion.
След това отидете до папката, съдържаща вашия експортиран CSV файл в File Explorer и го изберете. И щракнете върху „Отваряне“, за да обедините файла.
Сега CSV файлът е обединен (добавен) с вашата таблица на Notion и съдържанието му ще бъде добавено в края на съществуващата таблица на Notion (вижте по-долу).
Ето как импортирате базите данни на Excel и Google sheets в Notion.