Какво е CSV файл и как да го отворите или създадете?

Изчерпателно ръководство за това какво е CSV файл и как да го създадете, отворите, импортирате или експортирате.

CSV файлът се отнася до файловото разширение „стойност, разделена със запетая“, което ви позволява да съхранявате таблични данни за управление на набори от данни или бази данни. Това е обикновен текстов файл, който може да съдържа само числа и текстови стойности, които са разделени или разделени със запетая.

CSV е много популярен и гъвкав файлов формат, който често се използва за обмен на данни между различни приложения. Тъй като са лесни за организиране и манипулиране, CSV файловете се използват широко в потребителски, бизнес, финансови и научни приложения. Много програми предлагат опции за импортиране или експортиране на файлове във формат CSV.

В тази статия ще обсъдим какво е CSV файл, как да ги създадете и редактирате, как да отворите CSV файл и как да импортирате/експортирате CSV файл.

Какво е CSV файл и каква е неговата структура?

CSV файл, понякога наричан стойности, разделени на символи или файл с разделители със запетая, е всеки файл, който завършва на „.csv“. Това е често срещан формат за обмен на данни, използван от програми за електронни таблици или бази данни като Microsoft Excel, Google Sheets, MySQL и т.н. CSV улеснява прехвърлянето на сложни данни между приложения, които не могат да говорят едно с друго, стига и двете приложения да поддържат CSV формат.

CSV файловете могат да съдържат само букви, цифри и знаци (за печат ASCII или Unicode знаци), които са разделени (или разделени) със знаци запетая. Тъй като те са обикновени текстови файлове, CSV файловете са лесни за импортиране или експортиране. С CSV файловете можете лесно да експортирате голяма и сложна информация от една програма и след това да импортирате информацията в този CSV файл в друга програма.

В CSV файловете стойностите обикновено са разделени със запетая, но понякога те могат да използват други знаци за разделяне на стойности, включително:

  • точка и запетая (;)
  • раздел (\t)
  • пространство ( )
  • Единични или двойни кавички (") ("")
  • тръба (|)

Структура на CSV файла

CSV файлът има проста структура и всъщност се изписва от името си (стойности, разделени със запетая). CSV файловете използват запетая, за да разделят всяка конкретна стойност на данни (колони) на един ред, а различни редове се появяват на различни редове. Например, когато конвертирате таблица с данни в CSV файл, първият ред/ред съдържа заглавия на колони (разделени) на таблицата, а след това всеки ред съдържа ред от таблицата.

Ще се разбере по-добре с пример. Да кажем, че имате тази електронна таблица, съдържаща таблица с данни:

И ето как изглеждат горните данни във файл, форматиран в CSV:

Име, Фамилия, Пол, Държава Франклин, Неизвестно, Мъж, Франс Лорета, Курен, Жена, Франция Филип, Гент, Мъж, Франс Шавон, Бенито, Жена, Франс Шавон, Пиа, Жена, Франция

CSV файлът може да бъде по-сложен от този с повече полета или стойности на всеки ред и може да съдържа хиляди редове. CSV файловете няма да поддържат никакви шрифтове, дизайн или форматиране, те носят само обикновен текст. Тази простота е това, което прави CSV файла предпочитан за експортиране и импортиране на данни в други програми.

Създаване на CSV файл

Има два начина за създаване на CSV файл – единият, можете да създадете CSV файл, като експортирате или запишете файл във формат CSV с помощта на приложения; второ, създайте CSV файл с помощта на текстов редактор.

Създайте CSV файл с помощта на текстов редактор

Не се нуждаете от специална електронна таблица или софтуер за база данни, за да създадете CSV файл, можете да създадете CSV файл, като използвате всеки подходящ текстов редактор като Notepad, Vim, Notepad++ и т.н. Всичко, което трябва да направите, е да въведете низ от стойности ( колони), които са разделени със запетаи, а редовете са разделени с нови редове. Ето как:

Първо отворете текстов редактор като Notepad, след това въведете имената на колоните или първия ред данни (запис), разделени със запетаи на първия ред. Например, въвеждаме следните заглавки във файловия ред:

Име, Пол, Държава, Възраст

И не забравяйте да въведете без излишно пространство в низа.

След това въведете вашите стойности на втория ред, като използвате същия формат като първия ред. Тук въвеждаме действителното име, последвано от пол, последвано от държава и след това възраст. 

Дулси, жена, САЩ, 32

Продължете да пишете стойностите си за всеки елемент на всеки следващ ред. Ако искате да оставите полета (стойност) празни, не забравяйте да добавите запетая, или останалите полета в реда ще бъдат изместени наляво, когато импортирате файла в таблица. В примера по-долу пропуснахме полето за държава в 7-ми ред, но добавихме запетая, за да оставим празна клетка, когато скрием данните в таблицата.

Правила за създаване на CSV файлове

Internet Engineering Task Force (IETF) дефинира как CSV файл трябва да бъде структуриран и форматиран със стандарта „RFC4180“. Според това има още няколко правила, които трябва да следвате за форматиране на данни в CSV файл. Тук „CRLF“ означава „връщане на карета“ и „превеждане на ред“, което означава прекъсване на ред.

  • Съхранявайте всеки ред с данни на отделен ред, разделени с прекъсване на ред (CRLF).
Филип, мъж, Франция, 36
  • Не е нужно да следвате последния ред данни (ред) с прекъсване на ред.
Филип, мъж, Франция, 36 Мара, жена, Великобритания, 25
  • Можете да включите незадължителен заглавен ред със списък с имената на колоните в първия ред на файла със същия формат като останалите редове. Заглавките могат да съдържат имената, свързани с полетата във файла.
Име, Фамилия, Пол, Държава Филип, Мъж, Франция, 36 Мара, Жена, Великобритания, 25
  • Уверете се, че всяко поле в списъка със заглавки и всеки запис са разделени със запетаи. Всеки запис/ред трябва да съдържа еднакъв брой полета в целия файл. И последното поле в реда не трябва да бъде последвано от запетая.
Име, Фамилия, Пол, Държава Шавон, Бенито, Жена, Франция
  • Ако поставите полета в двойни кавички, двойните кавички може да не се появяват вътре в полетата.
"Шерън", "Жена", "Великобритания", "65" Белинда, Жена, Исландия, 68
  • Ако искате в полетата да се появяват запетаи, двойни кавички, точки и запетая, или прекъсвания на редове, оградете полетата в двойни кавички.
Шавон, жена, "Франция", "10 000"

След като приключите с обвързването на данните си в Notepad (текстов редактор), щракнете върху менюто „Файл“ и изберете опцията „Запазване“ или натиснете Ctrl+S.

След това въведете името на вашия файл и завършете името на файла с разширението „.csv“.

След това изберете опцията „Всички файлове (*.*)“ от падащото меню „Запиши като тип“, след което щракнете върху бутона „Запазване“.

Това е всичко, което е необходимо, за да създадете CSV файл с помощта на текстов редактор.

Създайте CSV файл с помощта на приложения за електронни таблици

Най-лесният начин да създадете CSV файл е да експортирате файл във формат CSV или да го запишете във формат CSV. Повечето от електронните таблици, бази данни и други приложения ви предоставят опции да експортирате данните в CSV файлове или да ги запишете като CSV файлове. Можете също да изтеглите набора от данни в CSV файл. В много приложения CSV файл се прави, като щракнете върху менюто „Файл“ и изберете опцията „Експортиране“ или „Запазване като“.

Използване на Microsoft Excel

Microsoft Excel ви позволява да запишете файл като CSV файл с помощта на функцията „Запазване като“. За да създадете CSV файл с помощта на Microsoft Excel, отворете Excel и след това отворете съществуващия файл, който искате да запишете във формат CSV, или създайте нов документ.

За да създадете нов документ за CSV, първо добавете заглавка на колона или име на поле за всяка част от данни, която искате да вмъкнете (напр. име, фамилия, адрес, град, щат и пощенски код) в клетките, разположени в ред 1 в горната част на работния лист.

След това въведете данните си в електронната таблица в съответните колони. Трябва да има само един пореден запис.

За да запазите електронната си таблица като CSV файл, щракнете върху „Файл“ и изберете опцията „Запазване като“.

В страницата или прозореца Запиши като въведете името на вашия файл в полето „Име на файл“.

След това изберете формат „CSV UTF-8 (разделен със запетая) (*.csv)“ или „CSV (разделен със запетая) (*.csv)“ от падащото меню „Запиши като тип:“ и щракнете върху бутона „Запазване“ .

Когато щракнете върху „Запазване“, само активният лист ще бъде запазен като CSV файл. Вече създадохте CSV файл с помощта на Excel.

Използване на Google Таблици

Google Таблици ви позволява да изтеглите нейната електронна таблица като CSV файл, като използвате функцията за изтегляне. За да направите това, отворете електронната таблица, която искате да изтеглите като CSV файл в Google Таблици. Или можете да създадете нова електронна таблица в Google Таблици, както направихме в горния раздел.

След като приключите с въвеждането на данните си в електронната таблица, щракнете върху менюто „Файл“, след това разгънете подменюто „Изтегляне“ и изберете опцията „Стойности, разделени със запетая (.csv, текущ лист)“.

Това ще изтегли текущия лист в електронната таблица като CSV файл. Листовете на Excel и Google може да съдържат формули, стилове, изображения, форматиране и други неща, но те не се пренасят в CSV файла.

Забележка: Въпреки че повечето програми за електронни таблици поддържат множество листа, форматът CSV не поддържа „листове“ или „табулации“ и информацията в допълнителните листове няма да бъде записана в CSV, когато експортирате или запишете файла. Само текущият лист се записва.

Отваряне на CSV файл

Тъй като CSV файловете са толкова прости, те могат лесно да се отварят с всеки текстов редактор (като Notepad) или програма за електронни таблици (като Microsoft Excel, Google Sheets). В повечето от тези програми можете просто да щракнете върху Файл > Отвори и да изберете CSV файла, за да го отворите.

Отворете CSV файл в текстов редактор (бележник)

Поради своята простота всеки текстов редактор, който може да отвори „.txt“ файл, може да отвори „.csv“ файл. Когато отворите CSV файл в текстов редактор като Notepad, той няма да ви покаже форматирани или структурирани данни. Вместо това просто ще ви покаже стойностите, разделени със запетая или друг разделител.

Въпреки това Notepad може да има проблеми с отварянето на CSV файла, ако е голям CSV файл (файл с размер в GB). В такъв случай опитайте да използвате по-мощен текстов редактор като Notepad++, Vim, Sublime Text и т.н. Notepad дава прост и лесен начин за преглед на CSV файла.

За да отворите CSV файл в Notepad или вашия текстов редактор по подразбиране, щракнете с десния бутон върху CSV файла във File Manager или Windows Explorer и след това изберете „Редактиране“ (Ако имате Windows 11, изберете „Показване на още опции и след това изберете „Редактиране '). Като алтернатива можете да щракнете с десния бутон върху файла, да преместите курсора върху опцията „Отваряне с“ и след това да изберете „Бележник“ или друг текстов редактор.

Сега ще видите данните вътре в CSV файла в обикновен текст.

Можете също да отворите текстовия редактор по ваш избор, след това да щракнете върху „Файл“ и след това върху опцията „Отваряне“.

В диалоговия прозорец „Отваряне на файл“ отидете до CSV файла и го изберете. След това щракнете върху „Отваряне“

Сега можете да четете и редактирате данните, както бихте направили с всеки друг файл.

Отворете CSV файл в Microsoft Excel

Въпреки че можете лесно да прегледате CSV файл с обикновен текстов редактор, без да е необходимо приложение за електронни таблици като MS Excel, той не е естетически привлекателен. Повечето приложения за електронни таблици са в състояние да отварят и променят CSV файлове, което също ги прави по-лесни за разбиране.

Ако имате инсталиран Microsoft Excel на вашия компютър, тогава това ще бъде програмата по подразбиране за отваряне на „.csv“ файловете. Просто щракване двукратно върху CSV файла ще го отворите в Excel. Ако не се отвори в Excel, можете да щракнете с десния бутон върху CSV файла и да изберете „Отваряне с“ и да изберете „Excel“.

Като алтернатива, ако вече имате отворен Excel, щракнете върху раздела „Файл“ и след това щракнете върху „Отваряне“.

В прозореца „Отваряне“ отидете до местоположението, което съдържа вашия CSV файл. Ако не можете да намерите файла, който искате да отворите, щракнете върху падащото меню до полето „Име на файла“ и променете типа на файла на „Текстови файлове (*.prn, *.txt, *.csv)“ . Това ще покаже само текстовите файлове в избраното място.

След като намерите файла, изберете го и щракнете върху „Отваряне“, за да го отворите в Excel.

Забележка: Ако стойностите в CSV файла не са разделени със запетая (,), стойностите може да не се разделят на отделни клетки в колони и всички стойности в редовете могат да бъдат групирани в една колона.

Отворете CSV файл в Google Таблици

Ако нямате платена програма за електронни таблици като Microsoft Excel, можете да използвате безплатни програми за електронни таблици като Google Sheets, за да преглеждате/редактирате своя CSV файл онлайн. Отварянето на CSV файл в Google Sheets е толкова лесно, колкото Microsoft Excel.

Първо отворете празен файл с електронна таблица в Google Таблици. В лентата с менюта щракнете върху „Файл“ и щракнете върху „Отваряне“.

В диалоговия прозорец Отворете файл изберете раздела „Качване“ и щракнете върху бутона „Изберете файл от вашето устройство“. Или, ако вече сте качили своя CSV файл във вашия Google Диск, след това го изберете от раздела „Моят диск“ и щракнете върху „Отваряне“. Можете също да плъзнете и пуснете файла от вашия компютър в диалоговия прозорец „Отваряне на файл“.

След това намерете CSV файла, който искате да отворите, на вашия локален диск, изберете го и щракнете върху „Отваряне“, за да качите файла.

След като файлът приключи с качването, той автоматично ще бъде форматиран и зареден в текущия празен лист. Сега можете да редактирате файла, както бихте направили с всеки друг файл.

Можете също да инсталирате и използвате безплатния офис пакет LibreOffice Calc, за да отваряте и редактирате вашите CSV файлове.

Преглед на CSV файл с помощта на PowerShell

Можете също да прегледате и прочетете съществуващ CSV файл в Windows PowerShell с помощта на Импортиране-CSV командлет. Ето как:

Първо отворете Windows PowerShell и използвайте командата „cd“, за да промените директорията на тази, в която се намира вашият CSV файл. Например, ние използваме следната директория за промяна на командите в нашата система:

cd C:\Users\rajst\Documents

След това въведете следната команда и натиснете Enter:

Импортиране-Csv .csv

В горната команда не забравяйте да замените с името на вашия CSV файл:

Import-Csv Contact.csv

И името на файла не трябва да съдържа никакъв разделител (като интервал) вътре в името. Горната команда ще преобразува съдържанието в CSV файла и ще ви го покаже в списък, както е показано по-долу.

Импортиране на CSV файл в приложение

Много програми използват CSV файлове за импортиране на данни. Независимо дали става дума за списък с контакти от Google Contacts, набор от данни от програма за електронни таблици или голямо количество информация от програма за база данни, можете да използвате CSV файлове за експортиране на данни. След това тези CSV файлове могат да се използват за импортиране на данни във всяка програма, която поддържа този тип данни. Освен това, ако полетата или стойностите в CSV файловете са разделени с други ограничители (различни от запетая), тогава най-добрият начин да отворите файла е да го импортирате в приложението.

Можете да намерите опции „Импортиране“, „Импортиране на CSV“, „Импортиране/експортиране“ или „Импортиране на стойности, разделени със запетая“ в програми, които поддържат CSV файлове за импортиране на данни в тях. Нека видим как да импортирате CSV файлове в различни приложения.

Импортирайте CSV файл в Excel

Понякога, когато получавате файлове от интернет или получавате файлове от колега, те може да са във формат CSV. Освен това, когато се опитате да отворите CSV файловете директно в Excel, това може да причини проблеми. Така че най-добрият начин да отворите файла в Excel е да импортирате данни в Excel, така че данните да не се променят.

За да импортирате данни в Excel, отворете програмата Excel и създайте нова работна книга или отворете съществуваща. Отидете в раздела „Данни“ и щракнете върху бутона „От текст/CSV“ от секцията „Получаване и трансформиране на данни“ в лентата.

В диалоговия прозорец за импортиране на данни изберете CSV файла, който искате да импортирате във вашата програма Excel, и щракнете върху „Импортиране“.

Ще се появи друг прозорец, тук изберете вашия разделител (запетая) и щракнете върху бутона „Зареждане“.

CSV файловете ще бъдат импортирани в нов лист на Excel като таблица.

Обикновено, когато импортирате CSV файл в работна книга на Excel, данните ще бъдат импортирани в нов работен лист със същото име. Но ако искате да импортирате данни на конкретно място в текущата електронна таблица, изпълнете следните стъпки:

За да импортирате CSV файл на определено място в текущата електронна таблица, отворете работния лист, където искате да импортирате данните. След това превключете към раздела „Данни“ и щракнете върху бутона „От текст/CSV“. След това изберете CSV файла, който искате да импортирате.

В следващия прозорец щракнете върху стрелката за падащо меню до бутона „Зареждане“ и изберете опцията „Зареждане до“.

Ще се появи малък диалогов прозорец за импортиране на данни. Тук изберете опцията „Съществуващ работен лист“ и щракнете върху бутона за избор на диапазон (стрелка нагоре), за да изберете диапазона от клетки.

След това изберете диапазона от клетки, където искате да вмъкнете съдържанието на CSV файл в текущия лист. След като изберете диапазона, щракнете върху малката „стрелка надолу“ в свития прозорец за импортиране на данни.

Накрая щракнете върху „OK“, за да импортирате данните.

Сега CSV файлът се импортира в съществуващ работен лист на избраното място.

Импортирайте CSV файл в Google Таблици

Импортирането на CSV файлове в Google Таблици е по-лесно от Excel. Освен това Google Sheets ви дава няколко повече опции за импортиране от Excel. Ето как можете да импортирате CSV файлове в Google Таблици:

Първо отворете нова електронна таблица или съществуващ файл в Google Таблици. В лентата с менюта изберете менюто „Файл“, след което щракнете върху опцията „Импортиране“.

В диалоговия прозорец за импортиране на файл изберете раздела „Качване“ и щракнете върху бутона „Изберете файл от вашето устройство“ или плъзнете и пуснете файла тук от локалния си диск.

След като файлът бъде качен, ще се появи друг диалогов прозорец „Импортиране на файл“. Тук изберете вашето местоположение за импортиране и тип разделител (разделител) и щракнете върху бутона „Импортиране на данни“, за да импортирате CSV файла.

В падащото меню Импортиране на местоположение имате различни опции за това къде искате да заредите вашите CSV данни в Google Таблици. Изберете подходящата опция.

  • Създайте нова електронна таблица – Изберете тази опция, за да създадете нов файл с електронна таблица на вашето устройство в Google и да импортирате данните от CSV файл в него.Името на файла ще бъде същото като името на вашия CSV файл.
  • Вмъкване на нов лист(ове) – Изберете тази опция, за да вмъкнете нов лист (с името на CSV файла) в текущата електронна таблица и да заредите данните в нея.
  • Заменете електронната таблица – Тази опция ще замени текущата цяла електронна таблица само с един лист данни от CSV файл.
  • Замяна на текущия лист – Тази опция ще ви позволи да замените само текущия лист/раздел на електронната таблица със съдържанието на CSV файла.
  • Добавяне към текущия лист – Изберете тази опция, ако добавите данните от CSV файла в края на данните в текущия лист.

Да приемем, че имате непълен списък с контакти или данни за клиенти и вашият колега ви изпрати CSV файл, който съдържа останалите данни. Можете да използвате тази опция, за да присъедините данните на вашия колега в края на вашите данни в текущия лист.

Например, имате този непълен списък с контакти във вашата електронна таблица:

За да добавите CSV файла към този текущ лист, изберете CSV файла в диалоговия прозорец „Импортиране на данни“, изберете опцията „Добавяне към текущия лист“ за местоположение за импортиране и щракнете върху „Импортиране на данни“.

Това ще добави данните от CSV файла в края на набора от данни на текущия лист, както е показано по-долу.

  • Замяна на данните в избраната клетка – Тази опция ще замени данните в избраната клетка с данните от CSV файла.

За да направите това, първо изберете клетката или диапазона, където искате да замените данните.

След това изберете опцията „Импортиране“ от менюто „Файл“ и изберете CSV файла. В диалоговия прозорец „Импортиране на файл“ изберете „Замяна на данни в избрана клетка“ за местоположението за импортиране и изберете бутона „Импортиране на данни“.

Това ще замени данните в избраното местоположение на клетка с данни от вашия CSV файл.

Импортирайте CSV файл в Google Контакти

Google приема само файла „.CSV“ или файла „Vcard“ за импортиране на списъка с контакти в Google Contacts. Ако искате да импортирате списък с контакти от CSV файл в Google Контакти, изпълнете следните стъпки:

Първо отворете Google Контакти, като щракнете върху бутона за вафла на страницата на Google и изберете „Контакти“ от падащото меню.

На страницата с контакти на Google щракнете върху бутона „Импортиране“ в навигационния панел.

Ще се появи прозорец за импортиране на контакти. Там кликнете върху бутона „Избор на файл“.

След това изберете вашия CSV файл в прозореца за качване на файл и щракнете върху „Отваряне“

След като файлът бъде качен, името на вашия CSV файл ще се появи до бутона „Избор на файл“. След това щракнете върху опцията „Импортиране“.

Списъкът с контакти от CSV файла ще бъде импортиран във вашето приложение Google Контакти.

Повечето от приложенията за електронни таблици, програмите за бази данни и други приложения предоставят опция за импортиране на CSV файлове, но единствените стъпки за достъп до тази опция може леко да се различават. Можете да намерите функцията за импортиране под менюто „Файл“ на повечето приложения.

Това е всичко, което трябва да знаете за CSV файловете, как да ги създавате, как да ги отваряте и как да ги импортирате и използвате.