Премахнете за постоянно чувствителна информация, за да не свърши в грешни ръце.
Документите често съдържат чувствителна и лична информация, която не е предназначена за очите на всеки. Преди да можете да споделите такъв документ, трябва да редактирате тази информация. Ако беше физически документ, би било доста лесно да редактирате за постоянно всяка чувствителна информация – всичко, от което се нуждаете, е дебел перманентен маркер.
Но редакцията в цифрови документи е малко сложна. Не можете просто да нарисувате черни кутии, имитиращи постоянен маркер върху чувствителната информация в Word или други подобни приложения. Това няма да реши проблема. Вярвате или не, изключително лесно е да премахнете споменатите полета, за да разкриете текста отдолу. Освен това не прави нищо за метаданните.
Това, от което се нуждаете, е постоянна корекция, а функцията Redact в Adobe Acrobat е отговорът на вашите нужди.
Как да редактирам в Adobe Acrobat
Първо, за да използвате функцията за редактиране в Adobe Acrobat, имате нужда от Професионален абонамент. Функцията е налична в Adobe Acrobat 2017, Adobe Acrobat 2020 и Adobe Acrobat DC, но с Професионален абонамент.
Отворете документа, който искате да редактирате, в Adobe Acrobat. Ако имате много информация, която искате да редактирате, отидете в менюто „Инструменти“.
Изберете „Редактиране“ от опциите в менюто Инструменти.
Можете също да отидете на „Редактиране“ от лентата с менюта и да изберете „Редактиране на текст и изображения“ от менюто.
Редактираният набор от инструменти ще се появи във вашия документ във вторичната лента с инструменти.
Сега изберете текста или изображенията, които искате да редактирате. Те ще се появят с червени полета, което означава, че са маркирани за редактиране. Можете да маркирате целия текст, който искате да редактирате, преди да приложите промените.
Ако има редакции в документа, които се появяват на едно и също място във всички или много страници, като воден знак, горен/долен колонтитул и т.н., не е нужно да ги маркирате отделно. След като маркирате един такъв текст, щракнете с десния бутон върху него и изберете „Повтаряне на маркировката през страници“ от менюто.
Постоянното премахване на текста няма да бъде завършено, докато не приложите редакцията. Ако сте маркирали някакъв текст по погрешка, можете да го изтриете, докато все още е маркиран. Но след като приложите промените и редактирате текста, не можете да го изтриете.
За да изтриете маркировка, щракнете с десния бутон върху нея и изберете „Изтриване“ от менюто.
След като маркирате целия текст, който искате да редактирате, щракнете върху бутона „Прилагане“ на вторичната лента с инструменти.
Ще се появи диалогов прозорец с предупреждението, че сте на път да редактирате окончателно текста и след като запишете документа, не можете да го отмените. Кликнете върху „OK“, за да продължите.
Ще се отвори диалогов прозорец за запазване на документа. Ако искате документът да презапише оригиналния документ, запазете го със същото име на същото място. В противен случай променете името, местоположението или и двете.
Ако искате да редактирате само малко количество текст, да речем един ред, можете също да изберете текста и след това или да щракнете върху „Редактиране“ от плаващото контекстно меню.
Или изберете текста и щракнете с десния бутон върху него. След това изберете „Редактиране“ от контекстното меню с десния бутон, което се показва.
Сега кликнете върху „Приложи“ и запазете документа.
Задаване на външния вид на маркировките за редактиране
По подразбиране маркировките за редактиране ще се показват като черни кутии без наслагване на текст. Но можете да промените външния вид на маркировките за редакция. Отидете до набора от инструменти за редактиране на вторичната лента с инструменти и щракнете върху стрелката за падащо меню до бутона „Редактиране на текст и изображения“.
Падащото меню ще се разшири. Кликнете върху „Свойства“.
Ще се отвори диалоговият прозорец „Свойства“. Останете в раздела Външен вид. За да промените цвета на маркировката за редактиране, щракнете върху цветния квадрат до опцията „Цвят за запълване на редактираната област“ и изберете цвета, който искате да използвате.
За да имате и насложен текст върху маркировката за редакция, поставете отметка в квадратчето за същото. Настройките за насложен текст, които преди това са били сиви, ще станат конфигурируеми. Въведете текста и изберете други атрибути като цвят, шрифт и т.н.
Накрая щракнете върху „OK“, за да приложите промените.
Всички промени, които правите във външния вид на маркировките за редакция, ще се прилагат само за нови редакции. Тоест, ако документът се състои от редакции, които вече сте маркирали или приложили, те няма да бъдат засегнати. Така че промените ще се прилагат към текст, който ще маркирате или редактирате в бъдеще.
Търсене и премахване на текст
Можете също така да намерите текста от един или няколко PDF файла наведнъж и да го редактирате с помощта на инструмента „Намиране на текст“. Щракнете върху стрелката за падащо меню до Редактиране на текст и изображения от набора инструменти Редактиране и изберете „Намиране на текст и Редактиране“ от менюто.
Ще се отвори диалоговият прозорец Търсене. Тук можете да посочите дали искате да търсите само в текущия документ или във всички PDF файлове на определено място.
След като посочите PDF файла, изберете дали искате да търсите една дума или фраза, или няколко фрази. За да търсите една дума/фраза, изберете опцията и въведете фразата в текстовото поле.
За да търсите няколко думи, изберете съответната опция и след това щракнете върху опцията „Избор на думи“.
Въведете дума или фраза в текстовото поле и щракнете върху бутона „Добавяне“. Можете също да импортирате текстов файл със списък с думи, които да търсите.
Накрая изберете опцията „Модели“, за да намерите информация като номера на кредитни карти, телефонни номера, имейл адреси, дати, социални осигуровки и др. Изберете един от наличните модели от падащото меню. Можете също да промените локала за шаблони на една от наличните държави.
Дезинфекция на документ
Всеки път, когато отидете да приложите каквито и да е редакции, ще намерите автоматично избрана опция за превключване „Почистване и премахване на скрита информация“. Какво точно означава?
Един документ съдържа много скрита информация като метаданни, скрит текст или слоеве, припокриващ се текст, прикачени файлове, отметки, коментари и т.н., която не искате другите да могат да виждат, когато публикувате или споделяте документа.
Горната опция за дезинфекция на документа изтрива за постоянно цялата скрита информация, свързана с документа.
Можете също да посочите и изберете каква скрита информация искате да премахнете и какво да запазите. За да направите това, първо, докато прилагате редакции, изключете превключвателя за „Санитизиране и премахване на скрита информация“.
Сега отидете на опцията „Санитизиране на документ“ в лентата с инструменти за редактиране.
Ще се появи диалогов прозорец. Кликнете върху опцията „Щракнете тук“ до изявлението „За избирателно премахване на скрита информация“.
Панелът „Премахване на скрита информация“ ще се отвори и ще изброи цялата скрита информация, намерена в документа, след като го разгледа внимателно. По подразбиране ще бъде избрана цялата скрита информация. Кликнете върху квадратчетата за отметка до тях, за да ги премахнете. След това щракнете върху бутона „Премахване“, за да премахнете елементите, които все още са избрани.
Споделянето на чувствителна информация с хора, които не би трябвало да я виждат, може да ви доведе до огромни проблеми. Сега, преди да публикувате или споделяте документи, можете правилно да редактирате чувствителна информация и да дезинфекцирате документа, за да избегнете злополуки с помощта на Adobe Acrobat.