Как да използвате настройките за състоянието на Microsoft Teams

Използвайте настройките за състоянието в Microsoft Teams, за да уведомите екипа си дали сте на разположение

Microsoft Teams се превърна в едно от най-популярните приложения за сътрудничество в Workstream. А за организациите, които го използват, сега това е основният начин на комуникация между членовете на екипа, изпреварващи имейла. И с право. Microsoft Teams разполага с много инструменти, за да направи комуникацията и сътрудничеството по-ефективни и продуктивни от традиционните средства.

Дори когато работите от вкъщи и не присъствате в едно и също физическо пространство, има много инструменти, за да избегнете вероятността от неправилна комуникация и да поддържате производителността. Един такъв инструмент, който може би сте пропуснали, но трябва да започнете да обръщате внимание, са различните настройки за състоянието, налични в Microsoft Teams, и всички начини, по които можете да ги използвате.

Какви настройки за състоянието са налични в Microsoft Teams

Има два типа настройки за състоянието, които са на ваше разположение в Teams – Състояние на присъствие на потребител и Статус по избор.

Какво е състояние на потребителско присъствие

Състоянието на потребителско присъствие е част от вашия профил в Microsoft Teams (а също и в Microsoft 365), която позволява на другите потребители да знаят състоянието ви на наличност. Показва се като малка точка в зелен/червен/жълт/сив цвят до снимката на вашия профил.

Един поглед към състоянието и другите членове на екипа ви ще разберат дали сте онлайн, на среща, да не ви безпокоят и т.н. Разбирате същността. Строго погледнато, това е предназначено да уведоми другите за общото състояние на вашата наличност.

Какво е персонализиран статус

Освен състоянието на присъствие на потребителя, има и персонализирано състояние в Microsoft Teams, което можете да използвате, за да уведомите другите за точното обстоятелство за вашата наличност. Когато състоянието на присъствие на потребител може да каже само на някого, че сте далеч от бюрото, персонализираният статус може да каже точните основания зад това състояние, като например да кажете на някого, че сте далеч на обяд и ще се върнете след час.

Това е малко персонализирано съобщение, което можете да покажете за кратък период от време. Други потребители могат да го видят, когато задържат курсора на мишката върху снимката на вашия профил. И също така се появява, когато някой ви изпрати съобщение чрез личен чат или @ ви спомене, ако желаете.

Използване на настройките за състоянието в Microsoft Teams

Настройването на състоянието ви в Microsoft Teams, за да посочите вашата наличност за други потребители, е доста лесно.

Задаване на състоянието на вашето присъствие

Може да сте забелязали, че въпреки че никога преди не сте променяли настройките на състоянието си, има автоматично промяна в състоянието на вашето присъствие. Това е така, защото Microsoft Teams автоматично показва състоянието ви в зависимост от различни обстоятелства.

Също така ще откриете, че определени опции за състояние не са налични за вас, за да зададете като свой статус, но можете да ги видите като състояние на присъствие на други потребители. Като „На среща“, „Представяне“, „Фокусиране“ и т.н. Тези опции не просто „не са налични“ за вас, те не са достъпни за никого да зададе сам. Тези състояния са конфигурирани от приложението, т.е. Microsoft Teams променя тези състояния. Може да ги промени на „На среща“, когато сте, добре, на среща, или на „Представяне“, когато споделяте екрана в срещата и т.н.

Но опциите за вас са ограничени. За да зададете конфигурирано от потребителя състояние на присъствие, щракнете върху бутона на профила в заглавната лента на приложението Teams.

Ще се появи контекстно меню. Отидете до опцията Статус (текущо състояние) в менюто.

Подменюто ще се появи със следните опции за състояние: Наличен, Зает, Не безпокойте, Веднага се връщам и Появявам се навън. Щракнете върху състоянието, което искате да покажете. Има и опция „Нулиране на състоянието“, ако искате да върнете присъствието към състоянието, конфигурирано от приложението.

Когато сами зададете състояние, то отменя състоянието, конфигурирано от приложението, в повечето случаи, тъй като приоритетът му е висок. Например, ако зададете състоянието на „Не безпокойте“, екипите няма да го променят на „На среща“ или „На обаждане“, както би го правил обикновено.

Не всички конфигурирани от потребителя статуи обаче са доказателство за отмяна. Дори ако зададете статуса си на „Наличен“, екипите ще го заменят на „Отдалечено“, след като открият неактивност за повече от пет минути през повечето време.

Освен това, когато сами зададете състояние в Microsoft Teams, всички състояния имат срок на валидност по подразбиране. Така че дори и да забравите да промените обратно статуса си, няма да останете на „Не безпокойте“ или „Зает“ завинаги.

Задаване на персонализирано състояние

За да зададете персонализирано съобщение за състояние, щракнете върху бутона на профила и след това отидете на „Задаване на съобщение за състояние“ от менюто.

Ще се отвори полето за създаване на съобщение за състоянието. Съставете състоянието, което искате да покажете на другите; максималната дължина за персонализираното състояние е 280 знака. Можете също да @споменете някого във вашия статус.

След като съставите състоянието, отметнете опцията „Показване, когато хората ми пишат“, ако искате. Когато тази опция е активирана, всеки път, когато някой ви изпрати лично съобщение или @ ви спомене в канала, Teams ще покаже състоянието ви над полето за писане. Така че, по дяволите, няма да има шанс да пропуснат статуса ви и да ви обвинят по-късно, че не сте отговорили.

Можете също да зададете дата на изтичане на състоянието, при чието завършване, Teams ще изчисти състоянието ви автоматично. По подразбиране ще показва „Днес“ като избрана опция. Кликнете върху него, за да разширите падащото меню. След това изберете една от опциите от „Никога“, „1 час“, „4 часа“, „Днес“, „Тази седмица“. Можете също да изберете „По избор“, за да посочите дата и час.

Сега докоснете „Готово“, за да запазите състоянието.

Вашето персонализирано състояние ще бъде зададено и видимо за другите заедно със състоянието ви на присъствие.

Бакшиш: Има и състояние извън офиса, което можете да зададете в Microsoft Teams, което, забавна история, всъщност не може да бъде зададено от Microsoft Teams. Прочетете как да настроите Извън офиса в Microsoft Teams в нашата подробна публикация в блога тук.

Следвайте статуса на други потребители в Microsoft Teams

Освен да зададете свой собствен статус, за да информирате другите, можете също да следите статуса на други потребители във вашата организация. Когато следите състоянието на даден човек, ще получавате известие всеки път, когато се появи наличен или офлайн. Трябва да признаете, че получаването на известия е по-добре, отколкото да се налага да дебнете обсебващо и да чакате да се появят онлайн, когато имате важен бизнес.

Щракнете върху бутона на профила в Microsoft Teams и отидете на опцията „Настройки“ от менюто.

Отидете на „Известия“ от навигационното меню вляво.

Намерете опцията „Хора“ и кликнете върху бутона „Редактиране“ до нея.

Сега добавете лицето(ите), чийто статус искате да следвате и да получавате известия.

Можете да спрете тези известия по всяко време, като щракнете върху бутона „Изключи“ до името на лицето.

Настройките на състоянието в Microsoft Teams са безценен инструмент, наличен за вас, за да сте сигурни, че няма място за недоразумения. Можете също да използвате различни настройки като „Не безпокойте“, или „Фокусирано“ и т.н., за да сте сигурни, че можете да се съсредоточите върху задачата, която е под ръка, и никой да не може да ви безпокои. Все още получавате съобщения от хора, но не и известия, така че можете да останете във вашата зона.