Лесно канете участници на планираните срещи на Microsoft Teams и проследявайте техните отговори.
Виртуалните срещи могат да бъдат изтощителни. Това го знаят всички. Така че като домакин на среща, ваша отговорност е да изгладите процеса, доколкото можете. Голяма част от това се свежда до това да нямате импровизирани срещи през цялото време.
Всеки има много неща в календара си. И предварителното уведомяване е не само внимателно, но и професионално. За щастие е изключително лесно да поканите хора на срещи на Microsoft Teams. Когато планирате среща в Microsoft Teams, можете да поканите хора на срещата веднага.
Забележка: За безплатни и лични акаунти в Microsoft Teams няма опция за добавяне на присъстващи при насрочване на среща. Трябва да изпратите връзката към срещата ръчно. Опцията за изпращане на покани за срещи е налична само за акаунти в Microsoft 365.
Отидете на раздела „Календар“ от навигационния панел вляво.
Щракнете върху бутона „Нова среща“ в горния десен ъгъл на екрана. Ще се отвори прозорецът за планиране.
Дайте заглавие на срещата и изберете часа и датата за събитието. След това отидете на „Добавяне на задължителни посетители“, за да добавите хората, които искате да поканите на срещата. Можете да каните потребители както от вашата организация, така и извън нея.
За да поканите потребители от вашата организация, въведете техните имена. Екипите ще предоставят предложения от членовете във вашата организация. Щракнете върху името им, за да ги добавите.
За да поканите потребители извън вашата организация, ще трябва да въведете пълния имейл адрес на лицето. Натиснете клавиша за въвеждане, след като въведете техния имейл адрес или щракнете върху предложението „Покани“, за да ги добавите като присъстващи към срещата.
За потребители, чието присъствие не е задължително, щракнете върху бутона „По избор“ в края на текстовото поле.
Ще се разшири ново поле. Въведете незадължителните участници тук по същия начин, както направихте с задължителните участници. За членове на организацията въведете тяхното име и след това го изберете от предложенията на Teams. За членове извън вашата организация въведете пълния имейл адрес.
Teams също има асистент за планиране, който ви позволява да сравнявате календара си с календарите на други участници (за които така или иначе е наличен), за да намерите час, който е подходящ за всички. Отидете в раздела „Помощник за планиране“, за да получите помощ от Teams, за да намерите подходящо време.
След като въведете всички подробности в прозореца на планировчика на срещи, щракнете върху бутона „Изпращане“.
Покана ще бъде изпратена до всички присъстващи на срещата (задължително, както и по избор) или в тяхната пощенска кутия в Outlook (за хора в организацията) или техния имейл адрес (за външни лица). Потребителите могат да отговорят на срещата и да я добавят към своя календар, като използват поканата, която сте изпратили.
Можете да видите техните отговори в подробностите за срещата. За да видите подробностите за срещата, щракнете двукратно върху срещата от календара. Панелът за „Проследяване“ е вдясно, който показва състоянието на RSVP на всеки.
Можете също да поканите повече хора на срещата, след като първоначално насрочите срещата. Отворете подробностите за срещата от календара, като щракнете двукратно върху него или изберете „Редактиране“ от менюто за наслагване.
След това добавете името или имейл адресите на присъстващите в секцията „Задължителни“ или „Незадължителни“ участници и щракнете върху бутона „Изпращане на актуализация“. Потребителите, които вече са били добавени, също ще получат покана отново.
Можете също да отмените срещата и всеки ще получи имейл с актуализацията, че срещата е отменена.
Отворете подробности за срещата и щракнете върху бутона „Отказ на срещата“ в горния ляв ъгъл на лентата с инструменти за подробности за срещата.
Ще се появи диалогов прозорец. Можете да добавите бележка за отмяна, ако имате съобщение, което да предадете на присъстващите. В противен случай просто щракнете върху бутона „Отказ на срещата“.
И ето го. Изпращането на покани за среща на Microsoft Teams е нещо просто. Всичко, което трябва да направите, е да добавите потребителите, които искате да поканите, към планировчика на срещи. Microsoft също така улеснява проследяването на състоянието на вашите покани или напълно отмяната на срещата.