Да предположим, че сте работили върху много важни финансови записи в работен лист и сте споделили този лист с колегите си служители, който съдържа сложни формули и важни данни. Ами ако случайно изтрият, или редактират, или променят някои важни данни, това ще компрометира цялата ви работа.
За щастие, Microsoft Excel има страхотна функция, която ви позволява да заключвате и защитавате конкретни клетки или листове или дори цялата работна книга, за да ги предпазите от промяна. Той също така предотвратява случайно изтриване или промяна на сложни формули и функции.
В тази публикация ще ви покажем как да заключите клетки в Excel и да ги защитите от промяна или редактиране. Заключена клетка не може да бъде форматирана, преформатирана или изтрита и стойността вътре не може да бъде редактирана или изтрита.
Заключване на всички клетки в Excel
По подразбиране всички клетки в excel са заключени, което може да се види, като просто щракнете с десния бутон върху която и да е клетка и след това изберете опцията „Форматиране на клетки“.
Щракнете върху раздела „Защита“ и, както можете да видите, клетките са заключени по подразбиране. Но заключването на клетки няма да работи, докато не защитите целия работен лист.
За да защитите всички клетки, изберете всички клетки. Това може да стане чрез натискане на „CTRL+A“ (Алтернативно, щракнете върху иконата със стрелка в горния ляв ъгъл на работния лист.
След това отидете на раздела „Преглед“ и щракнете върху опцията „Защита на листа“.
Ще се отвори прозорец на съветника, наречен „Protect Sheet“, тук можете да въведете паролата си. Ще бъдете помолени да въведете паролата, въведете паролата и щракнете върху бутона „OK“.
Ако изберете да защитите листа без парола, той може да бъде отключен от всеки, който щракне върху „Отмяна на защитата на листа“ в раздела Преглед. Можете също да разрешите на потребителя на всеки от дадените достъпи, като поставите отметка в квадратчето в съветника „Защита на листа“.
По подразбиране първите две опции са отметнати, които позволяват на потребителя да избира клетки, но те не могат да бъдат редактирани или изтривани. Можете също да премахнете тези опции, като премахнете отметките от квадратчетата.
Сега, ако някой се опита да редактира клетките, ще му се покаже това съобщение за грешка.
Заключване на конкретни клетки в Excel
Понякога може да искате да заключите само определени клетки от редактиране, но все пак да позволите на потребителите да редактират други клетки в електронна таблица. Например, споделяте работен лист „подробности за служителите“ с вашите служители. В този лист искате те да актуализират своя адрес, възраст или каквито и да било промени в името си, но не искате те да редактират своя идентификационен номер на служител. Така че, за да им попречите да коригират идентификатора на служителите си, трябва да заключите клетките, които съдържат техния идентификационен номер.
За да заключите конкретни клетки в Excel, трябва да се уверите, че целият лист е отключен. За да направите това, изберете всички клетки и щракнете с десния бутон и изберете „Форматиране на клетки“. В прозореца „Форматиране на клетки“ премахнете отметката от квадратчето „Заключено“ и щракнете върху „OK“
Сега можете да изберете цели редове или колони или конкретни клетки, които искате да заключите. Щракнете с десния бутон върху избраната клетка и щракнете върху „Форматиране на клетки“.
Поставете отметка в квадратчето „Заключено“ и щракнете върху „OK“.
Както преди, заключването на клетки няма да работи, докато не защитите работния лист, така че защитавате листа по същия начин, както сте го направили за всички клетки. Щракнете върху „Защита на листа“, въведете паролата и въведете отново паролата. Но преди да щракнете върху „OK“, премахнете отметката от опцията „Избор на заключени клетки“, това ще спре потребителя да избира заключените клетки. Ако оставите тази опция отметната, потребителят все още може да копира съдържанието на клетката.
Отключване на заключените клетки
Можете да отключите клетките, като премахнете защитата на работния лист, отидете на раздела „Преглед“ в лентата и щракнете върху „Премахване на защитата на листа“.
След това въведете паролата и щракнете върху „OK“.
Сега, отключихте своя лист, можете да редактирате клетките отново.
Заключване на клетки с формула
Можете също да заключите клетките, които съдържат сложна формула. За да направите това, намерете бутона „Намиране и избор“ в горния десен ъгъл на лентата в раздела „Начало“ и разгънете. След това щракнете върху „Отиди към специално“ в падащото меню.
В прозорците изберете „Формули“ и щракнете върху „OK“.
Excel намира и избира всичките ви клетки с формула. Сега можете да следвате горните стъпки за заключване на конкретни клетки и заключване на клетките с формула.
Следвайте това ръководство стъпка по стъпка за това как да заключите клетките си в Excel и да защитите важните данни, които споделяте.