Планирайте важни срещи, така че всички членове да могат да присъстват
Платформите за сътрудничество като Microsoft Teams напълно промениха играта за отдалечена работа и с право. Много организации преминават от имейли към приложения като Microsoft Teams за комуникация между колеги поради прекрасните функции, които тези платформи предлагат.
Една такава функция, която Microsoft Teams предлага, която потребителите по целия свят обичат, е възможността за провеждане на планирани срещи на платформата. В допълнение към срещите ad hoc, потребителите могат също да планират срещи. Преди това само абонатите на Microsoft 365 Business можеха да провеждат насрочени частни или канални срещи. Но сега Microsoft добави и опцията за безплатни потребители на Microsoft Teams. А насрочването на срещи в Teams с членове на организацията, както и с външни лица (обикновено известни като гости в света на срещите на Microsoft Teams) е толкова лесно, колкото е възможно.
Как да насрочите среща, ако сте безплатен потребител на Microsoft Teams
Отворете настолното приложение на Microsoft Teams или отидете на teams.microsoft.com. Изберете опцията „Срещи“ от лентата за навигация вляво.
Забележка: Ако няма опция „Срещи“, опитайте да актуализирате настолното си приложение на Microsoft Teams, тъй като новата опция едва е започнала да се разпространява. Ако актуализирането до най-новата версия все още не показва опцията, единственото, което остава, е да изчакате функцията да се пусне при вас.
Ще се отвори разделът Срещи. Ще видите две опции: „Запознайте се сега“ и „Насрочете среща“. Щракнете върху „Насрочване на среща“, за да отворите прозореца на графика.
Дайте заглавие на срещата си и посочете дата и час за продължителността на срещата. След това кликнете върху бутона „График“.
Екипите ще планират срещата. На екрана ви ще се покажат няколко опции за споделяне на поканата. Можете да споделите информацията за срещата, като я копирате и изпратите връзката по имейл или което и да е приложение за съобщения, или можете да изпратите поканата чрез Google Calendar или Outlook Calendar, като създадете събитие. Изберете желаната опция.
Важна забележка: Не пропускайте тази стъпка, без поне да копирате информацията за срещата. След като затворите този прозорец, няма да имате достъп до информацията отново. Също така трябва да запазите връзката за среща под ръка за себе си, ако сте избрали да не създавате събитие в календара, тъй като в момента Microsoft Teams няма вграден календар за безплатните потребители, за да следят насрочените срещи. Това означава, че няма да можете да се присъедините към срещата или да поканите други на срещата, която току-що сте насрочили, ако пропуснете тази стъпка.
Понастоящем безплатните потребители могат да провеждат насрочени срещи само частно, а не в канали. Така че само хора с връзка за покана за среща могат да се присъединят към срещата.
Как да насрочите среща, ако сте бизнес потребител на Microsoft 365
Абонатите на Microsoft 365 Business могат или да планират среща от приложението Microsoft Teams, или да използват Outlook, за да планират среща в Teams.
Насрочете среща от Microsoft Teams
Отворете настолното приложение на Microsoft Teams или отидете на teams.microsoft.com и влезте с вашия акаунт в Microsoft. След това изберете опцията „Календар“ от лентата за навигация вляво.
В календара щракнете върху бутона „Нова среща“, за да насрочите среща.
Ще се отвори екранът за създаване на нова среща. Добавете заглавие на срещата и след това въведете имената на присъстващите в полето „Добавяне на задължителни посетители“, за да поканите хора.
Ако искате някой извън вашата организация да се присъедини към срещата, въведете неговия имейл адрес в полето, за да му изпратите връзка с покана за срещата.
След като добавите всички присъстващи, задайте часа за срещата. Можете също да използвате „Асистента за планиране“, за да намерите свободно време от календара на всеки, за да зададете час за срещата, който работи за всички.
Microsoft Teams също така позволява срещата да се повтаря при определен график. Изберете подходящата опция от падащото меню. Ако не искате да повторите срещата, оставете настройката на „Не се повтаря“.
Следва настройката за „Добавяне на канал“, която определя настройките за поверителност на срещата. Оставете го празно, за да запазите срещата си поверителна. За да отворите срещата за членове на екипа, изберете канал. Можете също да изберете няколко канала за срещата.
Срещата ще бъде публикувана в избрания от вас канал в раздела „Публикации“, където членовете на екипа могат да задават дневен ред, да споделят файлове или да добавят своите коментари.
Кликнете върху бутона „Изпращане“ или „Запазване“ (което от двете се появи в зависимост от това дали има присъстващи във вашия списък), за да насрочите срещата.
Насрочете среща на екипи от Outlook
Потребителите могат също да планират среща на Teams от Microsoft Outlook. Отворете приложението Outlook и превключете към изглед на календара. Щракнете върху иконата „Календар“ в долната част на левия навигационен панел, за да превключите.
По подразбиране Microsoft Teams има добавката за Outlook. Щракнете върху „Нова среща на екипи“ в изгледа на календара на Outlook.
Ще се отвори екранът за насрочване на среща. Задайте името на срещата, добавете участници, на които да изпращате покани за среща, задайте време на срещата и щракнете върху бутона „Изпращане“, за да изпратите поканата за среща.
Забележка: Понастоящем потребителите могат да планират срещи от Outlook, но не могат да ги имат в нито един канал.
Провеждането на срещи в Microsoft Teams е много удобно. Потребителите могат да планират срещи от Microsoft Teams или чрез приложението Outlook. Потребителите на Teams с абонамент за Microsoft 365 Business могат също да използват асистент за планиране, който позволява на потребителите да намерят време за срещата, което работи за всички.
Планировчикът за потребителите на Microsoft Teams Free в момента е доста основен, но като се има предвид, че е наскоро внедрена функция, може би ще получи важни актуализации през следващите месеци. Можете също да изпратите връзка с покана до хора, които не са част от вашата организация, за да могат да се присъединят към срещата като „Гости“.