Как да използвате приложението Tasks в Microsoft Teams

Управлението на вашите задачи стана много по-лесно.

Microsoft обяви приложението Tasks за Microsoft Teams миналата година и може да се каже, че това е едно от приложенията, чието пристигане хората очакваха с нетърпение. Проследяването на различни задачи, за които трябва да се погрижим през целия ден или до края на седмицата или месеца, може да бъде наистина обезсърчително. Разбира се, в Microsoft има различни приложения за това.

Но точно това е проблемът. Или поне беше така. Приложенията бяха отделни. И ще трябва да превключвате между множество приложения, за да следите всичко. Беше наистина трудно да запазиш здравия си разум, докато правиш това. Но със Tasks Microsoft променя това.

Приложението Tasks обединява всички възможности на отделните приложения на Microsoft за проследяване на напредъка и управление на задачи на едно място. Новото приложение Tasks комбинира вашите лични задачи от To-Do и споделени задачи от приложението Planner направо в Microsoft Teams. Така че можете да проследявате всичките си задачи от едно място.

Добавяне на задачи в Microsoft Teams

Приложението Tasks започна да се разпространява по-рано тази година на етапи и вече е общодостъпно за всеки с абонамент за Microsoft 365. Потребителите на Microsoft Teams Free нямат достъп до приложението.

Можете да добавите приложението Tasks като приложение за цялата система в Microsoft Teams или като раздел в канал. Когато добавите задачи като раздел в канала, той няма да включва вашите лични задачи от To-Do.

Преди да добавите приложението Tasks в Microsoft Teams, трябва да запомните едно. Няма да намерите приложението под името „Задачи“. В момента ще го намерите под името „Планер“.

Постепенно името ще се промени на „Задачи по плановик и задачи“, преди накрая да стане „Задачи“. Промяната на първото вече е започнала и някои потребители може да намерят приложението под това име вместо „Планер“. Но независимо от името, функционалността е същата.

За да използвате приложението Tasks, щракнете върху опцията „Още добавени приложения“ (три точки) в лентата за навигация вляво.

След това щракнете върху лентата за търсене „Намиране на приложение“ и потърсете „Планер“. Щракнете върху приложението, за да го добавите към списъка на Microsoft Teams.

Ще се отвори прозорецът с описание на приложението. Щракнете върху бутона „Добавяне“, за да инсталирате приложението.

Инструментът за планиране (или Задачи от плановик и задачи в някои случаи) ще се появи в лентата за навигация. Можете също да закачите приложението на лентата за навигация за бъдещ достъп. Щракнете с десния бутон върху приложението и изберете „Pin“ от менюто с опции.

Използване на задачи в Microsoft Teams

Приложението Tasks в Microsoft Teams показва вашите задачи в две секции: „Моите задачи“ и „Споделени планове“.

Разделът „Моите задачи“ включва вашите списъци от приложението Microsoft To-Do, както и всички задачи, които сте добавили в To Do и Outlook. Той също така включва раздел за „Възложени на мен“, който показва всички задачи от Planner, назначени специално за вас, така че винаги да имате под ръка списъка със задачи.

Разделът Споделени планове включва задачите или плановете от приложението Planner, които са добавени към Teams.

Разделът „Моите задачи“ също включва важни и планирани категории. Категорията „Важни“ показва всички задачи, които сте означили със звезда, от „Завършване“, както и задачи, възложени ви в Planner.

Категорията Планирани показва всички ваши задачи, които имат крайна дата, от Задачи, както и Плановик, които са ви назначени, сортирани по дата, за да можете да следите графика си. Той също така показва задачи от планове, които не са част от вашите екипи, но присъстват в родното приложение Planner.

Създаване на нови задачи

Приложението Tasks просто не показва всичките ви задачи от тези други приложения; можете също да създавате нови задачи.

Кликнете върху опцията „Нов списък или план“ в долната част на екрана, за да създадете нови списъци или планове.

Ще се появи прозорецът за създаване на нова задача. Дайте своя списък или планирайте заглавие. След това отидете в падащото меню под „Създаване в“ и изберете какъв тип задача ще бъде. Изберете „Моите задачи“, ако искате да създадете частен списък или името на екипа, и канал, ако искате да създадете споделен план.

След това щракнете върху бутона „Създаване“.

За да създадете нова задача в съществуващ списък или план, отидете първо на този списък/план. Да предположим, че искате да създадете нова лична задача за To-Do, отидете на „Задачи“ под „Моите задачи“.

След това кликнете върху опцията „Добавяне на задача“.

Въведете заглавието на задачата и статус на приоритет или крайна дата, ако има такава. И щракнете върху бутона „OK“ (икона на отметка), за да запазите задачата.

За да редактирате допълнителна информация за задачата, като добавяне на описание или подзадачи, щракнете върху задачата.

Ще се отвори прозорецът за редактиране. Отидете на „Контролен списък“ и добавете подзадачи за задачата, където пише „Добавяне на елемент“.

По същия начин, за нова задача за споделен план, отидете на името на плана и щракнете върху опцията „Добавяне на задача“. Единствената разлика за нова задача в план би била категориите в колоните. Можете да въведете подробности за категориите „Присвоено на“ и „Кофа“, когато създавате нова задача за Planner.

Преглед на вашите задачи

Задачите със задачи могат да се разглеждат само като списък, но задачите на Planner поддържат 4 вида изглед. Можете да покажете задачите си под формата на списък, дъска, диаграма или график.

По подразбиране изгледът „Списък“ ще бъде видим.

Изгледът Board показва всички задачи под формата на карти на дъска, което е изгледът по подразбиране в родното приложение Planner в Microsoft 365.

Изгледът на диаграмата показва цялата статистика, свързана с плана, под формата на диаграми, което го прави по-визуален и следователно по-лесен за проследяване на цялата информация.

А изгледът на графика ще покаже всичките ви задачи в календар, което улеснява проследяването на вашите крайни срокове.

За да промените изгледа, щракнете върху съответната опция в десния ъгъл на лентата с инструменти над задачите.

Използване на задачи като раздел

Можете също да добавите задачи като раздел в канал на Teams. Когато се добави в канал, приложението няма да включва вашите лични задачи от To-Do. С приложението Tasks в канала вашият екип може да създава планове съвместно и да организира всички задачи под ръка.

Отидете до канала, към който искате да добавите планировщика, и щракнете върху иконата „+“ в горната част, за да добавите нов раздел.

Потърсете „Planner“ от приложенията и кликнете върху него. Можете да създадете нов план или да добавите съществуващ. Изберете бутона за избор, съответстващ на опцията, която искате, и след това или въведете името на план (за да създадете нов план), или изберете съществуващ план от падащото меню. След това щракнете върху опцията „Запазване“.

Новото приложение Tasks в Microsoft Teams ще направи управлението на задачи, както екипни, така и лични, парче торта. И през следващите месеци ще видите само подобрение на приложението, с още допълнения като повтарящи се задачи, списък на Моят ден и др.