Сортирането на данни помага при организирането или подреждането на данните в определен ред за бързо намиране на стойности. В Excel можете да сортирате диапазон или таблица въз основа на текстове, числа, дати и час в една или повече колони. Можете също да сортирате данни въз основа на цвят на клетката, цвят на шрифта или икона за персонализирано форматиране.
Excel има няколко разширени вградени опции за сортиране, които помагат при управлението на данните. В тази статия ще обсъдим различните методи за сортиране на данни в определен ред, както и различни критерии.
Сортиране на данни в Excel
Преди да сортирате данните си, трябва да изберете дали искате да сортирате целия работен лист или само диапазон от клетки.
Сортирането подрежда всички данни във вашата електронна таблица по една колона или няколко колони. Можете също да изберете да сортирате само една колона от работния лист. Можете да сортирате данните си въз основа на текст, числа, дати и час.
Ще използваме следния пример, за да ви покажем как да изпълнявате различните методи за сортиране в Excel.
Ако искате бързо да сортирате данните си, просто щракнете върху която и да е клетка в колоната, която искате да сортирате. В примерната електронна таблица по-долу искаме да сортираме нашите данни по имена на „Rep“. Така че, щракнете върху която и да е клетка в колона B.
Отидете в раздела „Данни“ и щракнете върху иконата за сортиране „AZ“, която ще сортира вашата дата по имена на „Rep“.
Сега вашите данни са сортирани по имена на представители. Когато колоната B е сортирана, редовете, съответстващи на всяка клетка в колона B, ще се движат заедно с нея.
Сортиране на данни само в една колона
Можете да сортирате данните си в една колона, което няма да засегне съседни колони в работния лист. Първо изберете диапазона/колона (Елемент), който искате да сортирате.
След това отидете на раздела „Данни“ и щракнете върху иконата за сортиране. Excel ще ви покаже съобщение „Предупреждение за сортиране“. При това изберете опцията „Продължи с текущия избор“ и щракнете върху „OK“.
Сега само диапазонът (колона) „Елемент“ е сортиран по азбучен ред. Не забравяйте, че сортирането само на една колона ще съвпадне целия ви работен лист с тази колона.
Сортиране на данни по дата/час
Можете да сортирате дата, час, номер по същия начин, по който сортирате текста в Excel. Числата могат да бъдат сортирани от най-ниските към най-високите или най-високите към най-ниските, а датите и часът могат да бъдат сортирани от най-новите към най-старите или от най-старите към най-новите.
Можете или да изберете клетка в колоната, която искате да сортирате, и да щракнете върху иконата „AZ“ или „ZA“ в раздела „Сортиране и филтриране“ на групата данни, за да сортирате данните си във възходящ или низходящ ред. Или кликнете върху иконата „Сортиране“ до иконите за бързо сортиране в раздела „Данни“.
Това ще отвори диалоговия прозорец за сортиране. Отворете падащото меню „Сортиране по“, това падащо меню ще изброи всичките ви заглавки на колони в работния лист и тъй като искаме да сортираме набора от данни по дата, изберете опцията „Дата на поръчката“. След това изберете опцията „От най-новите до най-старите“ в падащото меню „Поръчка“, за да сортирате данните във възходящ ред.
Резултатът е показан на следващата екранна снимка.
Сортиране на данни по цвят на клетка/цвят на шрифта/икона на клетка
За да сортирате данните си по цвят на клетка, цвят на шрифта или икона на клетка, отворете диалоговия прозорец „Сортиране“, като щракнете върху иконата „Сортиране“ в раздела „Данни“. След това изберете опцията си в менюто „Сортиране по“. Тук избираме „Цвят на клетката“, за да сортираме набора от данни.
След това изберете цвета, който искате да бъде в горната част на колоната. След това щракнете върху „OK“.
Ето как ще изглежда таблица, сортирана по цвят на клетката.
Сортиране на данни на няколко нива (сортиране на множество колони)
Сортирането на няколко нива ви позволява да сортирате данните (таблицата) по стойности на една колона и след това да ги организирате отново по стойности на друга колона(и).
Например, първо сортираме набора от данни по име на „Елемент“ и след това го сортираме отново по „Дата на поръчка“. За да направите това, изберете която и да е клетка в таблицата и щракнете върху иконата „Сортиране“ в раздела „Данни“.
В диалоговия прозорец „Сортиране“. Изберете „Елемент“ от падащия списък „Сортиране по“. След това щракнете върху „Добавяне на ниво“ и изберете „Дата на поръчката“ от падащия списък „След това до“. Щракнете върху „OK“.
Сега записите се сортират първо по артикул и второ по Дата на поръчка.
Сортиране в персонализиран ред
Понякога не искате да сортирате по текст, номер или дата. Понякога искате да сортирате по нещо друго, като месеци, дни от седмицата, региони или някаква друга организационна система.
Нека имате следната таблица и искате да я сортирате въз основа на приоритета на поръчките.
За да направите това, щракнете върху която и да е клетка в набора от данни и отворете диалоговия прозорец „Сортиране“ от лентата на Excel.
След това в падащото меню „Сортиране по“ изберете „Приоритет“; в падащото меню „Сортиране по“ изберете „Стойности на клетките“; и в падащото меню „Поръчка“ изберете „Персонализиран списък“.
Когато щракнете върху опцията „Персонализирани списъци“ от падащото меню, ще отворите диалоговия прозорец Персонализирани списъци.
Тук въведете вашия персонализиран списък в „Записи в списъка:“ и щракнете върху „Добавяне“. Например, ние добавяме висок, нормален и нисък приоритет към списъка.
Нов ред за сортиране вече е добавен към персонализирания списък. Изберете списъка и щракнете върху „OK“.
Сега можете да изберете своя персонализиран ред за сортиране от падащото меню „Поръчка“.
Сега наборът от данни е сортиран по приоритет (висок, нормален, нисък).
Сортиране на данни в ред
Вместо по колони, можете да сортирате данните по редове. За да направите това, изберете която и да е клетка в ред и щракнете върху иконата „Сортиране“ от групата „Сортиране и филтриране“ в лентата.
В диалоговия прозорец „Сортиране“ щракнете върху бутона „Опции“.
Изберете опцията „Сортиране отляво надясно“ вместо „Сортиране отгоре надолу“ под Ориентация в диалоговия прозорец „Опции за сортиране“. И щракнете върху „OK“.
След това изберете реда, който искате да сортирате в падащото меню „Сортиране по“ и щракнете върху „OK“.
Както можете да видите по-долу, наборът от данни вече е сортиран по стойностите в избрания ред.
След като се научихте да сортирате в Excel, можете бързо да реорганизирате работния си лист, като сортирате данните си.