Ако искате да отпечатате пощенски етикети от списък с адреси, който поддържате в електронна таблица на Excel, можете да използвате функцията за сливане на поща на Microsoft Word
Microsoft Excel е идеалното място за съхранение на информация за контакт и адрес на клиенти. Можете лесно да организирате пощенски списък/списък с адреси в Excel. Но отпечатването на пощенски етикети, пликове, поздравителни картички или нещо друго може да бъде тежка работа.
Да приемем, че искате да изпратите масово изпращане на пощенски списък, който поддържате в електронна таблица на Excel, най-добрият начин да направите това е да използвате функцията за обединяване на поща на Microsoft Word. Като създадете документ за сливане на поща в Microsoft Word и го свържете с работен лист на Excel, можете да изтеглите данните от списъка на Excel в етикети за печат за изпращане по пощата.
Как да направите пощенски етикети в Word от лист на Excel
С функцията Microsoft Word Mail Merge можете да създадете лист с етикети за поща от лист на Excel, който можете да отпечатате. Ако не знаете как да отпечатате масово етикетите си от Excel, прочетете това ръководство стъпка по стъпка.
Подгответе своя пощенски списък в Excel
За да създадете и отпечатате пощенските етикети, първо трябва да настроите правилно работния си лист. Въведете заглавката на колоната в първата клетка на всяка колона и попълнете съответната информация под заглавките на колоните. Тъй като искаме да създадем пощенски етикети, създайте колона за всеки елемент, който искате да добавите към етикетите (като име, фамилия, адрес и т.н.).
Например, ако ще създадете етикети за пощенски съобщения от лист в Excel, той вероятно ще има тази основна информация за контакт (като заглавия на колони):
- Първо име
- Фамилия
- Адрес на улица
- град
- състояние
- Пощенски код
Вижте екранната снимка по-долу:
Когато въвеждате данни в Excel, разбийте информацията на отделни колони. Например, вместо да създавате една колона с име, разделете името на отделни колони, като заглавие, собствено име, бащино име, фамилия, което би улеснило обединяването на данни с документ на Word.
Когато въвеждате данни, уверете се, че вашият работен лист не съдържа празни редове или колони. Запазете работния лист, след като приключите с въвеждането на данни.
Дайте име на пощенския списък
След като създадете набора от данни, дайте име на данните, представени в работния лист. Да направя това,
Изберете списъка с адреси в листа на Excel, включително заглавките. След това отидете в раздела „Формули“ и щракнете върху „Дефиниране на име“ от групата „Дефинирани имена“.
Ще се отвори нов диалогов прозорец, въведете името в полето „Име“ и щракнете върху „OK“. Ако името съдържа повече от една дума, добавете долна черта (_) между тях (без интервал или тире).
Потвърдете файловия формат
Ще трябва да свържете документа на Word с работния лист на Excel, съдържащ пощенски списък, за да отпечатате вашите етикети. Ако свързвате Word към Excel за първи път, ще трябва да активирате формат за преобразуване, който ще ви позволи да конвертирате файлове между двете програми на Microsoft.
За да направите това, първо отворете програмата Microsoft Word. Кликнете върху раздела „Файл“ и изберете „Опции“ в долната част на левия прозорец.
Ще се отвори нов прозорец „Опции на Word“. При това щракнете върху „Разширени“ в левия панел и превъртете надолу до секцията „Общи“. Отметнете опцията „Потвърдете преобразуването на файлов формат при отваряне“ и щракнете върху „OK“. Това ще ви позволи лесно да импортирате данни от Excel.
Настройте документа за сливане на поща в Word
След това трябва да настроите основния документ с етикет в MS Word за пощенските етикети, които искате да добавите.
Отворете празен документ на Word. Отидете на „Пощенски съобщения“ и щракнете върху иконата „Стартиране на обединяване на поща“. След това опцията „Етикети“ от падащото меню.
Можете също да изберете опцията „Съветник за сливане на писма стъпка по стъпка“, която ще ви преведе през процеса.
Ще се появи диалоговият прозорец „Опции за етикети“, Тук можете да изберете вашия доставчик на етикет и номер на продукта. Ние избираме производителя на етикети 3M като наш доставчик, защото това е марката, която използваме. Но ако използвате конкретен доставчик, напр. Ейвъри, тогава можете да ги изберете вместо това.
След това щракнете върху бутона „Подробности“ в долния ляв ъгъл на прозореца с опции за етикети и ще се отвори нов диалогов прозорец. Тук можете да промените полетата, височината, ширината, стъпката и размера на етикета. Щракнете върху „OK“, след като направите промените.
Сега страницата на Word ще изглежда така:
Свържете работния лист с етикетите на Word
Сега сте настроили празни етикети в Microsoft Word, за да получавате информация от Excel. След това трябва да свържете документа на Word с работния лист, съдържащ вашия списък с пощенски/адресни адреси, за да прехвърлите данните към вашите етикети.
Отидете в раздела „Пощенски съобщения“ в документа на Word и изберете опцията „Избор на получатели“. В падащото меню щракнете върху опцията „Използване на съществуващ списък“.
Придвижете се до електронната таблица на Excel с пощенския списък в прозореца Избор на източник на данни, изберете файла и щракнете върху „Отваряне“.
Ако видите диалогов прозорец за потвърждаване на източника на данни, изберете „OLE DB Database Files“ и щракнете върху бутона „OK“.
Ще се появи друг изскачащ прозорец с име Select Table. Ако сте посочили вашия списък с адреси (Customer_Mailing_List), изберете го и щракнете върху „OK“. Ако не, изберете работния лист, съдържащ вашия списък, и щракнете върху „OK“.
Както можете да видите, документът на Word вече е пълен с адресни етикети, които казват „„Следващ запис““.
Редактиране на списък с получатели за сливане на поща
Щракнете върху опцията „Редактиране на списък с получатели“ в раздела „Пощенски съобщения“.
Ще се появи прозорецът „Получатели за сливане на писма“, изброяващ всички получатели от вашия списък с адреси. Всички ще бъдат избрани по подразбиране. Тук можете да сортирате, филтрирате, добавяте или премахвате получатели от списъка си.
Изчистете квадратчето за отметка до имената на получателите, които не искате във вашите етикети.
Добавете полета за сливане на поща
Сега трябва да добавите полета за сливане на поща към документа, преди да можете да завършите сливането. Когато добавите полета за сливане на поща към вашите етикети, тези полета ще станат заместители за заглавките на колоните във вашия работен лист. След като сливането бъде извършено, заместителите ще бъдат заменени с данните от вашия пощенски списък в Excel.
За да добавите полета за сливане на поща, щракнете върху „Адресен блок“ от групата Полета за запис и вмъкване в раздела Изпращане.
Тук можете да посочите подходящия формат, за да се появи името на получателя на етикета. Виждате визуализация на избрания шаблон на адрес в секцията „Преглед“. Щракнете върху „OK“, за да добавите полетата.
Ако частите от вашия адресен блок липсват или не съвпадат с избрания формат на адреса, това означава, че заглавията на колоните на вашия списък с адреси в Excel се различават от полетата за сливане на поща по подразбиране на Word. Щракнете върху бутона „Съпоставяне на полета“, за да съпоставите десните полета с полетата, необходими за адресния блок.
В прозореца „Полета за съвпадение“ проверете дали необходимите полета за адресния блок съвпадат с колоната във вашата работна книга. Ако не, щракнете върху бутона за падащо меню до необходимото поле и го съпоставете със заглавието на колона във вашия файл на Excel. След като сте готови, щракнете върху „OK“.
Сега „AddressBlock“ ще се появи в първия етикет на вашия документ.
След това трябва да копирате формата на етикета и оформлението на първия етикет (<>) към останалите етикети в документа на Word. За да направите това, щракнете върху „Актуализиране на етикети“ в панела за писане и вмъкване под раздела Пощенски съобщения.
Извършете сливане на поща
Преди да обединим документа на Word и файла на Excel, нека да разгледаме как ще изглеждат готовите етикети.
За да прегледате резултатите си, изберете опцията „Преглед на резултатите“ от горната лента.
Сега можете да извършите действителното сливане на поща.
Можете да форматирате текущо визуализирания етикет в раздела Начало. Можете дори да промените типа на шрифта на етикетите, размера на шрифта, цвета на шрифта и т.н. по ваш вкус. След като приключите с форматирането на текущо визуализирания етикет, щракнете върху „Актуализиране на етикети“ в раздела Пощенски съобщения, за да приложите форматирането към всички етикети.
За да извършите сливането, отидете на раздела „Пощенски съобщения“, щракнете върху опцията „Край и сливане“ в групата „Край“. Изберете опцията „Редактиране на отделни документи“ от падащото меню.
Ще бъде подканен малък изскачащ прозорец, наречен „Обединяване в нов документ“. При това изберете „Всички“ под Обединяване на записи и щракнете върху „OK“, за да завършите.
Сега информацията от вашия списък с адреси ще бъде прехвърлена към вашите етикети и ще се появи нов документ с етикетите за изпращане от вашия списък с адреси в Excel. Вече можете да редактирате, форматирате, отпечатвате и запазвате този документ с етикет точно като всеки друг документ на Word.
Бонус съвет: Добавяне на граници към етикетите
Трудно е да изрежете етикетите без рамки. За да добавите граници, щракнете върху иконата плюс (+) в горната лява част на текстовете.
Сега всички етикети в документа са избрани, щракнете върху иконата „Граница“ в плаващото меню и щракнете върху „Всички граници“ от опциите.
Веднага ще видите граници между различните етикети.
Всичко, което остава да направите сега, е да разпечатате вашите етикети, да ги нарежете, да ги поставите върху имейли и да изпратите вашите имейли.