Можете да създадете падащ списък в Google Sheets, като използвате списъка с елементи в диапазон от клетки или като ги въведете ръчно.
Падащ списък (известен също като падащо меню или падащо меню) е меню, подобно на списъчно поле, което позволява на потребителите да избират опция от списък с предварително дефинирани опции. Падащият списък гарантира, че потребителите въвеждат в клетките само стойностите, които са налични в даден списък.
Когато работите съвместно в Google Таблици, понякога може да искате други потребители да въвеждат повтарящи се стойности в колона. За да избегнете неточности, печатни грешки и да направите закопчалка за въвеждане на данни, може да искате да добавите падащ списък, за да сте сигурни, че потребителите въвеждат само предоставените стойности.
Например, създавате списък със задачи, които искате вашият екип да изпълнява. И вие искате вашият екип да актуализира състоянието на всяка задача като Готово, Предстоящо, Приоритетно, Пропуснато и Задачата в ход. За да направите това, можете да създадете падащо меню със списък със статуси на задачите, от които потребителят може да избира, вместо да въвежда данните ръчно.
В този урок ще покрием всичко за създаването и управлението на падащ списък в Google Sheets.
Създаване на падащ списък в Google Sheets
Падащото меню е функция за валидиране на данни, която позволява на потребителите да контролират какво може да бъде въведено в работния лист. Можете бързо да създадете падащо меню, като използвате диалоговия прозорец за проверка на данните в Google Таблици.
Има два начина да добавите падащо меню в Google Таблици. Можете да направите падащ списък със стойностите в диапазон от клетки или ръчно да посочите елементи за списъка.
Създайте падащо меню с помощта на диапазон от клетки в Google Sheets
Можете да направите падащ списък в Google Таблици, като използвате списък с елементи, съдържащи се в диапазон от клетки.
Първо отворете електронната таблица на Google и въведете списъка с елементи в диапазон от клетки, които искате да включите в падащия списък. Тук, в тази примерна електронна таблица, имаме списък с имена на градове като клонове.
След това изберете клетката или диапазона от клетки, където искате да създадете падащия списък. Може да бъде на същия работен лист или на отделен работен лист.
След това щракнете върху менюто „Данни“ в горната част на електронната таблица и изберете опцията „Проверка на данни“ в падащото меню.
Или щракнете с десния бутон, след като сте избрали клетка(и) и изберете „Проверка на данни“ в долната част на контекстното меню.
Ще се появи диалоговият прозорец за проверка на данните. Тук можете да дефинирате и персонализирате своя падащ списък с различни настройки.
Обхват на клетките
Първото поле, „Обхват от клетки“, посочва местоположението, където ще бъде създаден падащия списък. Тъй като вече сме избрали диапазон за това, той се попълва автоматично.
Можете също да промените това, като щракнете върху „икона на таблица“ в полето Cell Range и изберете диапазона от клетки, където искате да вмъкнете падащия списък.
Критерии
След това секцията Критерии има списък с опции в падащо меню и имате нужда само от първите две опции. Не можете да създадете падащо меню с другите опции.
Щракнете върху падащото меню и изберете опцията „Списък от диапазон“, за да добавите диапазон като критерий.
В полето до него въведете препратката/обхвата на клетката, която съдържа всички стойности, които искате да бъдат включени в падащия списък. Вместо ръчно да въвеждате диапазона, просто щракнете върху иконата „Избор на диапазон от данни“ (икона на таблица).
Ще се появи друг изскачащ прозорец с име Изберете диапазон от данни. Сега просто изберете клетката/диапазонът, който съдържа списъка с елементи и местоположението се добавя автоматично към диалоговия прозорец „Избор на диапазон от данни“. След това щракнете върху „OK“. Когато изберете диапазон от различен лист, името на листа също се включва в местоположението на списъка.
В горния пример списъкът с елементи в A2:A13 на лист 3 и падащото меню се създава в C2:C17 на лист 4.
Показване на падащ списък в клетка
Уверете се, че квадратчето за отметка „Показване на падащия списък в клетка“ е активирано. Ако тази опция е оставена без отметка, все още можете да въведете елементите от списъка, като щракнете двукратно върху клетката, но няма да видите падащата икона в клетката.
На невалидни данни
Можете също да изберете какво да се случва, когато някой въведе нещо (невалидни данни), което не е в списъка. Можете да изберете радио бутона „Показване на предупреждение“ или „Отхвърляне на въвеждане“ за настройката „При невалидни данни“. Опцията „Покажи предупреждение“ приема въведеното от потребителя, но с предупреждение, докато опцията „Отхвърляне на въвеждане“ отхвърля изцяло записа.
Външен вид
С опцията Външен вид можете да дадете на потребителя подсказка как да използва падащия списък или какви стойности се приемат в клетките.
За да активирате тази опция, поставете отметка в квадратчето „Показване на помощния текст за валидиране“ и текстово поле ще се появи точно под него. Въведете инструкциите, които искате да покажете в текстовото поле.
След като приключите с конфигурацията, щракнете върху бутона „Запазване“, за да приложите промените.
Как работи падащото меню в Google Таблици
Сега падащите списъци се създават в клетка C2:C17 и когато щракнете върху падаща икона, тя ще покаже списъка с елементи.
Сега, ако потребител въведе стойност, която не е в списъка, тогава тази клетка се маркира като невалидни данни. Можете да забележите маркера в горния ляв ъгъл на клетка C6. Това е така, защото избрахме опцията „Показване на предупреждение“ в настройката „При невалидни данни“ в диалоговия прозорец за проверка на данните.
И когато задържите курсора на мишката над маркера, ще видите предупредителното съобщение.
Ето как създавате динамичен падащ списък в Google Sheets.
Създайте падащо меню чрез ръчно въвеждане на елементите в Google Sheets
Ако искате да създадете статичен падащ списък и нямате списък с елементи в диапазон от клетки в електронната таблица, тогава можете ръчно да посочите елементите в диалоговия прозорец за проверка на данните.
Този метод може да бъде полезен само ако искате да създадете прост падащ списък с елементи като Да и Не, Одобрени и Отхвърлени, В наличност и изчерпани и т.н. Ето как да направите това:
Изберете клетката или групата клетки, за които искате да добавите падащ списък.
Щракнете върху раздела „Данни“ в менюто и изберете опцията „Проверка на данни“.
В изскачащото поле за валидиране на данни се уверете, че е избрана дясната клетка или диапазон в полето „Диапазон на клетки“.
В падащото меню Критерии този път трябва да изберете „Списък с елементи“.
В полето до него въведете ръчно желаните от вас елементи в падащия списък и не забравяйте да разделите всеки елемент със запетая без интервал. За нашия пример искаме да покажем половете, така че въвеждаме „Мъжки, женски и неопределени“.
Можете да добавите място в името на елемента, но не и между елементите. Елементите могат да съдържат текстове, дати, числа, формули и квадратчета за отметка.
Уверете се, че опцията „Показване на падащия списък в клетка“ е отметната. Тъй като това е статичен списък и не искаме друг вход в клетката, избрахме опцията „Отхвърляне на въвеждане“.
След като направите промените, щракнете върху „Запазване“, за да приложите.
Сега във всяка клетка от избрания диапазон се създава статичен падащ списък. Щракнете върху иконата на падащото меню или щракнете двукратно върху клетката или натиснете „Enter“ в клетката, за да изберете елемент.
Ако потребител въведе стойност, която не е в списъка, проверката на данните отхвърля въвеждането и ще ви покаже съобщение за грешка. Това е така, защото избрахме опцията „Отхвърляне на въвеждане“ за „При невалидни данни“ в валидиране на данни.
Грешката ще информира потребителя, че е въвел невалидни данни в конкретна клетка и трябва да въведе една от посочените стойности.
Редактиране на падащ списък в Google Таблици
Може да има моменти, когато искате да добавите нови елементи, да промените елементи или да премахнете елементи от вече създаден падащ списък. Възможно е също да се предостави нов списък с елементи към вече съществуващ падащ списък.
Отидете до диапазона от клетки или листа с клетка(и), който съдържа списъка с елементи, които сте използвали за своя падащ списък. Направете желаните промени в съдържанието на тези клетки. Можете да добавяте нови елементи, да редактирате вече съществуващите елементи и да премахвате елементи от тези клетки.
Това е оригиналният списък, който използвахме за създаване на падащо меню преди:
Сега направихме няколко промени в списъка. Добавихме нов артикул Стокхолм, премахнахме Виена и променихме Ню Йорк в Ню Джърси.
Можете също да редактирате ръчно въведените елементи в диалоговия прозорец Проверка на данни.
След като редактираме списъка с елементи, падащият списък ще се актуализира автоматично. Но някои от въведените по-рано записи с помощта на оригиналното падащо меню са маркирани като невалидни. Тъй като тези стойности се редактират в списъка, те са маркирани като невалидни.
Сега, когато щракнете върху падащото меню, ще получите наскоро актуализиран падащ списък.
Забележка: Ако добавяте или изтривате елементи в списъка, не забравяйте да промените избора на диапазон в критериите за валидиране на данни, за да показвате всички елементи правилно в падащия списък.
Копирайте падащ списък в Google Таблици
Вместо да създавате един и същ падащ списък в няколко листа, можете бързо да копирате падащ списък от една клетка в няколко клетки в един или няколко листа.
Можете да използвате простия метод за копиране и поставяне, за да копирате бързо падащ списък.
За да направите това, изберете клетката с падащ списък, щракнете с десния бутон и изберете „Копиране“ или натиснете „Ctrl + C“. След това изберете клетката или диапазона от клетки, където искате да вмъкнете падащия списък, щракнете с десния бутон и изберете „Поставяне“ или натиснете „Ctrl + V“, за да поставите падащото меню.
Но този метод също така ще копира форматирането на клетките (цвят, стил, рамка и т.н.), както и въвеждането на падащия списък.
За да избегнете това, трябва да използвате специална функция за поставяне. Ето как го правите.
Първо изберете и копирайте клетката (Ctrl + C) с падащия списък. След това изберете клетката/обхвата, в който искате да копирате падащия списък. Щракнете с десния бутон върху избраните клетки, разгънете опцията „Специално поставяне“ и изберете опцията „Поставяне само за валидиране на данни“.
Това ще копира падащия списък на желаното от вас местоположение.
Премахване на падащ списък в Google Таблици
В случай, че вече нямате нужда от падащо меню и искате да ги изтриете, можете лесно да направите това с няколко щраквания на мишката.
За да премахнете падащ списък, изберете клетката или клетките, където искате да премахнете падащия списък. След това щракнете върху менюто „Данни“ и изберете „Проверка на данни“.
Сега щракнете върху бутона „Премахване на проверката“ в долната част на диалоговия прозорец за валидиране на данни и щракнете върху „Запазване“.
Това е. Вашите падащи списъци са премахнати. Но те ще ви оставят с данните, които въведохме с помощта на тези падащи списъци.
