Използвайте функцията Проследяване на промените в Excel, за да знаете кой е направил промени в работната книга, промените, които са направили, и дали да ги приемете или не.
Да кажем, че сте помолили някого да коригира или да работи съвместно с вас върху работна книга на Excel. И може да искате да следите промените, вмъкванията и изтриванията, направени в тази споделена работна книга. Можете да направите това с помощта на функцията за проследяване на промените на Excel, можете да идентифицирате кой е направил промените и какви промени са направили във вашия споделен работен лист/работна книга.
Работните листове на Excel не се проследяват по подразбиране, така че няма да знаете какви промени са направени, кой ги е направил или кога. Но когато функцията за проследяване на промените е активирана, Excel ще очертае ревизиите, направени от всеки потребител в работна книга. Това е ръководство стъпка по стъпка за проследяване на промените в Microsoft Excel.
Как да включите проследяване на промените в Excel
След като приключите с въвеждането на всички данни в работния лист, активирайте функцията „Проследяване на промените“, преди да споделите работната книга на Excel за преглед. След като завърши прегледа, можете да сравните оригиналните си данни с променените данни и след това да изберете да приемете или отхвърлите промените им. След това можете да изключите Проследяване на промените.
Не забравяйте, че технически това е наследена функция, така че няма да видите опцията за промяна на проследяването в Excel 2019 и 365. Можете да намерите тази функция само в раздела Преглед на Excel 2016 и по-ниски версии.
За да включите промените в проследяването в Excel, отидете на раздела „Преглед“ и щракнете върху „Проследяване на промените“. След това изберете „Открояване на промените“ от падащото меню.
Ще се отвори диалогов прозорец за подчертаване на промените. При това поставете отметка в квадратчето „Проследяване на промените по време на редактиране“.
Сега имаме три опции Кога, Кой и Къде. Полето „Кога“ ни позволява да избираме от кога искаме да проследяваме промените, да избираме между „Откакто последно записах, Всички, Все още не е прегледан или От дата (Конкретна дата)“. Тук избираме „Всички“ в полето „Кога“.
И ние избираме „Всички“ в полето „Кой“. Можете също да изберете да проследявате само промените, направени от конкретни потребители или всички с тази опция.
Ако искате промените да се проследяват в целия лист, просто оставете това квадратче без отметка. поставете отметка в квадратчето „Открояване на промените на екрана“ и щракнете върху бутона „OK“.
Или, ако искате да проследявате промените само в част от листа, тогава можете да посочите диапазона от клетки. Щракнете върху полето „Къде“ и изберете диапазона от клетки в работния лист. След това щракнете върху „OK“.
Щракнете върху „OK“, за да запазите работната книга.
След това в раздела „Преглед“ изберете опцията „Споделяне на работна книга“.
В диалоговия прозорец Споделяне на работна книга се уверете, че квадратчето за отметка „Използвайте функцията на старите споделени работни книги вместо новото съавторство“ е поставено. След това щракнете върху „OK“.
Накрая изберете „Защита на споделена работна книга“ в раздела Преглед. Ще отвори диалоговия прозорец Защита на споделената работна книга. В диалоговия прозорец Защита на споделената работна книга поставете отметка в опцията „Споделяне с промени в записите“, за да предотвратите премахването на хронологията на проследяването. След това щракнете върху „OK“.
След това запазете файла и споделете вашата електронна таблица на вашите сътрудници за преглед.
Как да прегледате и приемете или отхвърлите промени
След като всички ваши сътрудници прегледат работната ви книга и са направили някои промени, можете да изберете да приемете или отхвърлите тези промени.
Сега, ако се направи някаква промяна в електронната таблица, това ще бъде показано чрез цветна рамка на клетка и малък триъгълник в горния ляв ъгъл на клетката.
За да проверите подробностите, просто преместете курсора върху клетката с малкия триъгълник в горния ляв ъгъл. Показва се поле за коментари с кои са направените промени, кой ги е направил и кога са направени. Ако няколко рецензенти са направили промени във вашия работен лист, на всеки рецензент ще бъде присвоен различен цвят на полето.
Отидете в раздела „Преглед“ и изберете „Проследяване на промените“ от групата Промени. Този път изберете опцията „Приемане или отхвърляне на промените“ от падащото меню.
В диалоговия прозорец „Избор на промени за приемане или отхвърляне“ щракнете върху „OK“, за да продължите.
След това ще се отвори диалогов прозорец „Приемане или отхвърляне на промените“, тук можете да приемете промените една по една или да приемете/отхвърлите всички промени наведнъж. Тук първата промяна, намерена в работния лист, ще се появи първа. В нашия случай първата открита промяна беше, че стойността на клетка B11 се промени от 16,99 на 17,99. След като го приемете или отхвърлите, следващата промяна ще се зареди.
След като щракнете върху „Приемам“, направената промяна ще бъде приложена към вашия работен лист. Ако го „Отхвърлите“, промяната ще бъде отменена.
Създаване на отделен файл за изброяване на хронологията на промените
Вместо да виждате промените в същия работен лист, можете също да видите списъка с промени в отделен работен лист, наречен „История“. В хронологията ще се изброят всички подробности за направените промени.
За да видите хронологията, изберете „Проследяване на промените“ от раздела „Преглед“ и щракнете върху „Открояване на промените“ от падащото меню.
В диалоговия прозорец Маркиране на промените не забравяйте да поставите отметка в квадратчето „Списък с промени в нов лист“ в долната част, преди да щракнете върху „OK“.
Това ще създаде нов лист, наречен „История“, който ще изброява всички подробности за промените, направени в работната книга.
Просто запазете файла отново, за да премахнете листа История от работната книга.
Как да изключите проследяването на промените в Excel
След като приключите с прегледа, можете да изключите функцията за промени в записите в работната книга. Това ще премахне всички проследявани подробности (открояване на клетките) и ще спре проследяването на всякакви по-нататъшни промени във вашата работна книга.
Първо трябва да премахнете защитата на работната книга, преди да можете да изключите промените в проследяването. За да направите това, просто щракнете върху опцията „Премахване на защитата на споделена работна книга“ в раздела „Преглед“.
За да изключите промените в песните, отидете в раздела „Преглед“ и изберете Проследяване на промени > Маркиране на промените.
В диалоговия прозорец Маркиране на промените изчистете квадратчето до „Проследяване на промените по време на редактиране“, след което щракнете върху „OK“.
Функцията за проследяване на промените в Excel вече е изключена.