Excel не предлага Гант като тип диаграма, но с помощта на този урок можете лесно да създадете диаграма на Гант от лента.
Диаграмата на Гант е мощен инструмент за управление на проекти, който предоставя визуално представяне на график на проекта (задачи или събития) във времето. Той представлява началното и крайното време за всяка задача в графика на проекта, както и сериите и взаимозависимостите между задачите на проекта.
За съжаление, Excel не предоставя опции за създаване на диаграма на Гант, така че трябва да създадете такава, като персонализирате типа на вградената лента. В този урок ще ви покажем как да направите диаграма на Гант в Excel, като персонализирате подредена лентова диаграма.
Създайте таблица с проекти
Първата стъпка в създаването на всяка диаграма в Excel е въвеждането на вашите данни в електронна таблица. Затова въведете данните си за проекта и ги разбийте на отделни задачи на проекта в отделни редове и те формират основата на вашата диаграма на Гант. Всяка задача трябва да има начална дата, крайна дата и продължителност (т.е. времето, необходимо за изпълнение на задачите) в отделни колони.
Това е примерна електронна таблица за софтуерен проект.
Трябва да въведете данните в електронната таблица и да маркирате колоните като задача, начална дата, крайна дата и продължителност (брой дни, необходими за завършване на всяка задача), както е показано на горната екранна снимка. Също така, данните за задачата трябва да бъдат сортирани по реда на началната дата.
Създаване на лентова диаграма
Сега, когато вашите данни са въведени и правилно форматирани, можете да започнете да създавате диаграмата на Гант, като първо направите „подредена лентова диаграма“.
Не можете да изберете цялата таблица и да вмъкнете лента диаграма, ако го направите, е по-вероятно да получите разхвърлян резултат като този:
И така, трябва да добавим колоните една по една към диаграмата. За да направите това, изпълнете следните стъпки:
Вмъкване на подредена лента въз основа на начална дата
Първо изберете диапазона „Начална дата“ в таблицата със заглавката на колоната, в нашия случай това е B1:B11. Уверете се, че не избирате празни клетки.
Отидете на раздела „Вмъкване“ в лентата, щракнете върху иконата „Лентовидна диаграма“ в групата на диаграмата и изберете „Наредена лента“ под секцията 2-D лента (както е показано по-долу).
Сега стълбовидна диаграма се вмъква въз основа на данните за начална дата. Датите в долната част на диаграмата може да изглеждат припокриващи се една с друга, но това ще се промени, след като бъдат добавени останалите данни.
Добавете данни за продължителност
Сега трябва да добавим данните за продължителността към диаграмата на Гант.
За да направите това, щракнете с десния бутон навсякъде в областта на диаграмата и изберете „Избор на данни“ от контекстното меню.
Ще се появи прозорецът за избор на източник на данни. Ще забележите, че „Начална дата“ вече е добавена в полето Записи на легенди (серии). И сега трябва да въведете данни за продължителност там.
Щракнете върху бутона „Добавяне“, за да отворите изскачащия прозорец „Редактиране на серия“ на Excel. Има две полета в диалоговия прозорец Редактиране на серия, въведете „Продължителност“ в полето „Име на серия“, след това щракнете върху полето „Стойности на серия“ и изберете диапазона от стойности за продължителност (в нашия случай C1:C11 ) за серии стойности. Но не избирайте заглавката на колоната, а само стойностите. След това щракнете върху „OK“.
Ще ви отведе обратно в прозореца за избор на източник на данни, където ще намерите „Начална дата“ и „Продължителност“ са добавени под Записи на легенда (серии).
Резултатът:
Добавете имена на задачи към диаграмата
Следващата стъпка е замяна на продължителността (дни) по вертикалната ос на диаграмата с имената на задачите.
Щракнете с десния бутон навсякъде в областта на диаграмата и изберете опцията „Избор на данни“, за да изведете отново прозореца за избор на източник на данни. Изберете „Начална дата“ в левия панел и щракнете върху бутона „Редактиране“ в десния прозорец под Етикети на хоризонтална (категория) ос.
Ще се появи малък прозорец с етикет на ос. При това щракнете върху полето Диапазон на етикета на ос и изберете диапазона на задачата от таблицата, както направихте за данните за продължителност. Уверете се, че не сте избрали заглавната клетка на колоната или празна клетка.
Щракнете върху „OK“ два пъти, за да затворите двата прозореца.
Сега вашата диаграма трябва да има описания на задачите по вертикалната ос и ще изглежда нещо подобно:
Това започва да изглежда като диаграма на Гант, но все още не сме готови.
Трансформирайте лентата в диаграма на Гант
Сега трябва да форматирате новосъздадената подредена лента диаграма, за да я превърнете в диаграма на Гант. Това, което трябва да направите, е да изтриете сините ленти на диаграматапоръчайте да се виждат само оранжевите ленти, представляващи задачите. Технически не премахвате синята част на лентите, а по-скоро ги правите прозрачни, следователно невидими.
За да направите сините ленти прозрачни, щракнете върху която и да е синя лента на диаграмата, за да ги изберете всички, щракнете с десния бутон върху нея и изберете „Форматиране на поредица от данни“ от контекстното меню.
Екранът Format Data Series ще се отвори от дясната страна на електронната таблица. Превключете към раздела „Запълване и линия“ и изберете „Без запълване“ в секцията „Попълване“ и „Без ред“ в секцията „Граница“.
Сега затворете прозореца, за да откриете, че сините ленти вече не се виждат, но задачите от лявата страна (ос x) са изброени в обратен ред.
За да коригирате това, щракнете с десния бутон върху списъка със задачи по вертикалната ос на вашата диаграма на Гант и изберете „Форматиране на ос“ от контекстното меню.
В екрана Форматиране на ос проверете опцията „Категории в обратен ред“ под Опции на ос.
Сега имената на задачите се промениха обратно към първоначалния им ред и хоризонталната ос се премести от долната към горната част на диаграмата.
Когато премахнахме сините ленти по-рано, те оставиха празни пространства между оранжевите ленти и вертикалната ос. Сега можете да премахнете празните бели пространства, където сините ленти заемаха в началото на диаграмата на Гант.
За да премахнете някои от тези празни пространства и да преместите задачите си малко по-близо до вертикалната ос, щракнете с десния бутон върху първата клетка за начална дата във вашия набор от данни и след това изберете „Форматиране на клетки“, за да отворите диалоговия прозорец Форматиране на клетки. При това изберете опцията „Общи“ в раздела „Номер“ и запишете номера под „Проба“ – това е серийният номер на датата, в нашия случай 42865. След това щракнете върху „Отказ“ (не „ОК“ ), защото ако щракнете върху „OK“, това ще промени датата на промяната в число.
След това се върнете към диаграмата и щракнете с десния бутон върху датите над лентата на задачите и изберете „Форматиране на ос“, за да изведете екрана за форматиране на ос.
В екрана Форматиране на оста, под раздела Опции на ос, променете номера „Минимални“ граници на числото, което сте отбелязали от прозореца Форматиране на клетките на първата дата (в моите случаи „42800“ на „42865“). Това ще приближи оранжевите ленти до вертикалната ос на диаграмата на Гант.
За да премахнете излишното пространство между лентите, щракнете с десния бутон върху някоя от лентите на диаграмата и изберете „Форматиране на поредица от данни“. В раздела „Опции на серията“ намалете процента на „Ширина на междината“, за да премахнете излишното пространство.
Ето как нашата финализирана диаграма на Гант в Excel:
