От какво се страхуват най-много професионалистите? Повечето от вас не биха го познали правилно, губи имейлите им. Хората обикновено получават и съхраняват всички важни файлове и данни на своя имейл. Това не само ги държи на едно място, но и могат да бъдат достъпни по всяко време от всяка точка на света.
Когато става въпрос за имейл, първото име, което ни идва на ум, е „Gmail“. Повечето потребители по целия свят предпочитат Gmail пред всяка друга имейл услуга в мрежата. Това може да се дължи на факта, че е разработен от Google, прост и ясен интерфейс и изобилие от удобни за потребителя функции.
Защо трябва да архивирате имейлите си
Това е първият въпрос, който идва на ум, когато чуете за архивиране на имейл и е напълно валиден въпрос, тъй като голям процент от потребителите избират срещу него, поради липса на информираност. Но трябва да осъзнаете, че в днешния свят кибератаките, хакването на акаунти, злоупотребата и загубата на данни през интернет са често срещани. Ако имате важни документи или файлове в имейла си, трябва да създадете резервно копие, за да можете лесно да ги извлечете, в случай че акаунтът ви бъде хакнат, имейлите са изтрити по погрешка или просто загубите достъп до акаунта.
Какво друго мога да направя? Архивирането на вашите имейли е решение, но фокусът ви трябва да бъде върху подобряването на сигурността чрез запазване на силна парола. Силната парола е много ефективна, когато става въпрос за предотвратяване на хакване на други хора в акаунта ви и компрометирането на вашите данни. Въпреки това, наличието на резервно копие не би навредило, би действало като допълнителна мярка.
Изтеглете имейли поотделно от Gmail
Един от най-лесните начини за архивиране на вашата поща е като ги изтеглите на вашия компютър. Всеки път, когато получавате или изпращате имейл до някого през Gmail, имате възможност да го изтеглите.
Ако не искате да архивирате всичките си имейли, а няколко определени, опцията за изтегляне на имейлите поотделно от Gmail е страхотна и ефективна опция. Въпреки това, ако търсите групово изтегляне на имейли, ви предлагаме да разгледате другите методи на тази страница.
Когато отворите имейл, ще видите три точки в горния десен ъгъл, за да отворите менюто. В контекстното меню ще видите опцията за отговор, препращане, докладване на пощата, блокиране на подателя и изтегляне на имейла сред много други.
След като кликнете върху опцията „Изтегляне на съобщение“, имейлът ще бъде изтеглен в папката „Изтегляния“ по подразбиране във вашата система. Препоръчително е да запазите всичките си изтеглени имейли в една папка и да ги категоризирате с помощта на подпапки.
Архивирайте всички имейли в Gmail с Google Takeout
Google Takeout ви позволява да изтеглите всички данни във вашия акаунт в Google, за да създадете резервно копие или да го използвате с друга услуга. Работи с почти всички услуги, предлагани от Google. Когато използвате Google Takeout, той създава резервно копие на всички имейли в акаунта ви.
Създаване на резервно копие с Google Takeout
За да използвате Google Takeout за създаване на резервно копие на имейлите в акаунта си в Gmail, отворете takeout.google.com в уеб браузър на компютъра си.
Когато отворите Google Takeout, всички услуги на Google са избрани по подразбиране. Тъй като се интересуваме от създаване само на резервно копие на Gmail, щракнете върху „Премахване на всички“, за да премахнете отметката от всички услуги първо.
След като премахнете избора от всички, превъртете надолу и поставете отметка в квадратчето до „Поща“.
Сега ще видите опцията да изберете данните, на които искате да създадете резервно копие. Щракнете върху „Включени всички данни за поща“, за да изберете/премахнете избора на различните опции за данни.
Ако искате да създадете резервно копие на всички имейли, поставете отметка в квадратчето за „Включване на всички съобщения в пощата“. В случай, че искате да създадете резервно копие на избрани неща, премахнете отметката от първото квадратче и направете необходимия избор от списъка и след това щракнете върху „OK“ в долната част.
След като приключите с всички селекции, превъртете до дъното и кликнете върху „Следваща стъпка“.
Следващата стъпка е да изберете честотата, типа на файла и размера. Първо, трябва да изберете честотата от двете, веднъж или на всеки два месеца за една година. Поставете отметка в квадратчето зад опцията, която искате да изберете.
Следващият раздел е за типа и размера на файла. Имате две опции за типа файл, ZIP или TGZ. Предимството на „.zip“ файловете е, че те могат да се отварят лесно на повечето компютри.
И накрая, изберете предпочитан размер на файла от списъка. Ако архивът е по-голям от избрания размер, файлът ще бъде разделен на две. Накрая кликнете върху „Създаване на експортиране“ в долната част.
Процесът на създаване на резервно копие отнема известно време в зависимост от данните във вашите имейли и колко голям файл е създаден. По-малките файлове се създават сравнително по-бързо от големите файлове, което може да отнеме дори дни.
Изтегляне на резервно копие на Gmail, създадено от google Takeout
След като сте поискали архивиране, ще получите имейл от Google, потвърждаващ същото. Освен това ще получите връзката(ите) за изтегляне на създаденото архивно копие в друг имейл, което може да отнеме няколко часа в зависимост от размера на файла. Връзката за изтегляне е валидна за период от 7 дни от деня на подаване на заявката.
Когато получите имейла, отворете го и кликнете върху бутоните „Изтегляне“. Също така проверете колко файла са създадени и размера на всеки за бъдещи справки.
След като щракнете върху бутоните „Изтегляне“, ще бъдете помолени да потвърдите самоличността си, като въведете паролата си за Google. След като приключите, изтеглете файловете на вашия компютър. Файловете са във формат „.zip“, тъй като това е настройката по подразбиране и не сме я променили по-рано.
Също така никога не изтегляйте файловете на обществени компютри или системи, които споделяте с други, тъй като данните могат да бъдат използвани неправилно.
Препращане на имейли, които искате да архивирате в Gmail
Това е друг прост начин за създаване на резервно копие, при което активирате препращане на имейл до друг адрес. Един от основните недостатъци е, че можете да активирате препращане само за входящи имейли, но не и за тези, които изпращате. Освен това можете да създадете резервно копие само за имейлите, които получавате след настройка на функцията за препращане. Никога не трябва да добавяте имейл адрес на някой друг като адрес за препращане, тъй като данните могат да бъдат компрометирани.
Добавяне на имейл ID за препращане на писма
За да активирате препращането на имейли, отворете Gmail и кликнете върху „Настройки“ в горния десен ъгъл.
Когато щракнете върху „Настройки“, ще се отвори поле „Бързи настройки“, което съдържа основните настройки за персонализиране на изгледа и други параметри. За да отворите пълните настройки на Gmail, щракнете върху „Вижте всички настройки“.
Вече ще видите различни раздели в горната част, отидете на „Препращане и POP/IMAP“.
В „Препращане и POP/IMOP“ ще имате много опции за конфигуриране на настройките за препращане. За да активирате препращането, щракнете върху „Добавяне на адрес за препращане“, първата опция в горната част, до секцията „Препращане“.
Вече имате поле за въвеждане на имейл адрес, на който искате да препратите всички имейли и след това щракнете върху „Напред“ в долната част на него.
Сега се отваря нов прозорец, където трябва да потвърдите имейл ID, като щракнете върху „Напред“.
След това щракнете върху „OK“ в полето за потвърждение, което се появява, за да потвърдите промяната.
Потвърждаване на заявката за препращане
Когато добавите имейл идентификатор, за да препратите имейлите, на адреса за препращане се изпраща потвърждение. За потвърждение има две опции, или като използвате кода за потвърждение, или като щракнете върху връзката в пощата.
След като кликнете върху връзката за потвърждение, се отваря нова страница. Кликнете върху „Потвърди“, за да разрешите получаването на имейли от основния си идентификационен номер.
Промяна на настройките за препращане на имейли
Отворете акаунта в Gmail, който искате да архивирате, и отидете на „Препращане и POP/IMAP“, както направихме по-рано. Сега поставете отметка в квадратчето зад „Препращане на копие...“ и изберете опцията „Запазване на копието на Gmail във входящата кутия“, както е показано на изображението по-долу. Това ще гарантира, че вашите имейли се препращат и съхраняват както е във входящата кутия на основния ви акаунт.
След като направите промените, превъртете надолу до дъното и кликнете върху „Запазване на промените“, за да ги приложите.
Архивиране на имейли в Gmail с приложения на трети страни
Вече видяхме някои примерни методи за архивиране на имейли в Gmail, но все още не сме обсъдили приложенията на трети страни, които идват на помощ. Тъй като имейлите се превръщат в основен начин за професионална комуникация и споделяне на файлове, необходимостта от архивиране е повече от всякога.
За да докоснете този сегмент, бяха пуснати много приложения специално за създаване на имейл и други резервни копия за потребителите. В мрежата има някои наистина страхотни приложения с очарователни функции, които не само създават резервно копие, но и изискват много по-малко внимание и участие от ваша страна.
Важна забележка: Използването на услуги на трети страни означава, че позволявате на някой друг да има достъп до вашите имейли, тъй като те помагат за архивиране на вашите данни. Силно препоръчваме да не използвате услуги на трети страни (без значение колко безопасни), освен ако не ви е абсолютно необходима и не разбирате напълно обхвата на рисковете, които може да включва.
UpSafe
UpSafe помага на потребителите да архивират своите данни и имейли в Google. Това е едно от най-популярните приложения в сегмента, но му липсва функцията за задаване на честота, което означава, че трябва да помните да архивирате всеки път.
SysTools Gmail Backup
Това е друго страхотно приложение, което предлага много повече персонализации, когато става въпрос за типа архивен файл и ви позволява да добавяте множество акаунти в Gmail, както и за архивиране.
Gmvault
Това вероятно е едно от най-надеждните приложения, не само заради множеството персонализации и функции, но и заради малкия си размер и лесния интерфейс. Освен това можете да зададете честота за автоматично архивиране и да седнете и да се отпуснете.
Сега, когато обсъдихме повечето методи за архивиране на имейли, ще се почувствате запознати и ориентирани с концепцията. Освен това, както беше обсъдено по-рано, създаването на резервно копие трябва да бъде единственият ви подход. Силната парола е дълъг път за минимизиране на шансовете за хакване.