В този урок можете да научите как да намирате и заменяте текст, текст с форматиране, специални знаци или нечупливи знаци в Word.
Да предположим, че сте помощник юрист и току-що сте приключили с въвеждането на дълъг правен документ или договор за вашия клиент, само за да откриете, че сте изписали неправилно името на клиента или името на фирмата си няколко пъти във вашия документ. И нямате време ръчно да намирате и заменяте всеки екземпляр от текста. Какво би направил? Не се паникьосвайте – можете лесно да поправите това с функцията за намиране и замяна на MS Word.
Find and Replace е една от най-полезните функции в Microsoft Word, която може да се използва за намиране на символ, дума или фраза в документ и замяната им. Можете също да намерите и замените текст в определен раздел от текст или в цял документ.
Можете не само да намерите конкретна дума и да я замените с друга дума, но също така можете да намерите текст въз основа на нейното форматиране, като използвате заместващи знаци и със съвпадащ префикс или суфикс. Освен това ви позволява да намирате и заменяте текст със специфично форматиране, непечатни знаци или специални знаци. В тази публикация ще научите как да намерите и замените текст в MS Word.
Намерете текст в Microsoft Word
За начало нека видим как да намерите текст в Excel с помощта на навигационния панел или инструмента за намиране и замяна. След това ще проучим как да използваме инструмента за намиране и замяна, за да заменим текст въз основа на различни опции.
Намерете текст
Можете да използвате навигационния екран, за да търсите знак, дума или група от думи. И можете да получите достъп до този навигационен панел от лентата или чрез натискане на бърз клавиш Ctrl + F.
За достъп до панела за навигация (команда за намиране), първо отворете Word, в който искате да търсите текст. След това отидете на раздела „Начало“ и щракнете върху бутона „Намиране“ от групата Редактиране в лентата. Или можете да натиснете клавишите за бърз достъп Ctrl + F в клавиатурата.
Това ще отвори прозореца за навигация вляво на прозореца. Въведете текста или фразата, която искате да намерите в текстовото поле „Търсене в документа“ в навигационния екран и натиснете „Enter“. Докато пишете, инструментът ще ви покаже всички свързани съвпадения. В нашия пример ще напишем „Tate“.
Командата Find търси целия съвпадащ текст в документа и ги маркира в жълто. Навигационният екран показва всички екземпляри на търсената дума (Tate) като визуализация на резултатите
Инструментът не само подчертава точните думи, но дори подчертава частично съвпадащите думи.
Можете да използвате стрелките нагоре и надолу до текстовото поле, за да преминете към предишния или следващия резултат от търсенето. Или можете да кликнете върху един от резултатите под полето за търсене, за да преминете директно към него.
Вместо да търсите в цял документ за текст или фраза, можете също да търсите в голям документ по заглавия. За да направите това, щракнете върху раздела „Заглавия“ и изберете заглавие в навигационния екран, за да разглеждате по заглавия в документа.
За да търсите в страници в Word, щракнете върху раздела „Страници“ в навигационния екран и изберете едно от миниатюрите на всичките си страници, които искате да видите. След това можете да търсите конкретен текст на тази страница.
След като приключите с редактирането на документа, затворете навигационния екран и акцентите ще изчезнат.
Разширено търсене
Ако търсите по-конкретни думи или фрази, например думи с определен шрифт или стил, специални знаци или само пълни думи, можете да използвате функцията Разширено търсене, за да ги проследите. Този инструмент ви позволява да персонализирате търсенето си с различни опции. Ето как:
Отидете в раздела „Начало“, щракнете върху стрелката надолу до иконата „Намиране“ в групата „Редактиране“ и изберете „Разширено търсене“. Или натиснете Ctrl + H бързи клавиши, за да отворите инструмента за намиране и замяна.
Или дори можете да стартирате инструмента за намиране и замяна от навигационния екран, като щракнете върху иконата на лупа в текстовото поле за търсене на документ и изберете опцията „Разширено търсене“.
Ще се появи диалоговият прозорец Find and Replace. Тук можете да направите основно търсене, но ако искате да персонализирате търсенето си с повече опции, щракнете върху Още >> бутон.
Когато разширите бутона Още, ще намерите още опции, с които можете да извършвате по-разширено търсене.
Изберете една или повече опции в секцията Опции за търсене и щракнете върху „Намиране на следващо“, за да видите резултата.
- Съвпадение: Ако квадратчето Съвпадение на регистъра е отметнато, то търси текста, който точно съвпада с главните и малките букви, които въвеждате в полето „Намерете какво“.
- Намерете само цели думи: Тази опция намира текст, който не е частичен или част от друга дума, намира само цели думи, които са точно съвпадащи.
- Използвайте заместващи знаци: Тази опция е противоположна на опцията „Намиране само на цели думи“. Заместващите знаци, които можете да използвате, са заместващи знаци с един знак (?) и множество символи (*). Например, когато търсите „Стена*“, ще получите Walls, Wallmart или Wallpaper и т.н.
- Звучи като: Тази опция намира думи или фрази, които звучат фонетично сходно, като например „очи“, когато се търси „лед“ или „мравка“ за „леля“.
- Намерете всички словоформи: Тази опция намира всички варианти на думи (всички глаголни форми). Например, когато търсите плуване, ще получите плуване, плуване и плуване.
- Префикс за съвпадение: Това търси думи със същите представки. Например, потърсете hype и може да станете хиперактивни, свръхчувствителни, хиперкритични.
- Наставка за съвпадение: Това търси думи със същите наставки. Например, потърсете по-малко и може да получите безкрайни, неостаряващи, беззаконни, без усилия.
- Игнорирайте пунктуационните знаци: Тази опция ви позволява да игнорирате препинателни знаци в текст, когато търсите. Например, намирането на думата „Mrs. Джоунс“, когато сте търсили „Мисис Джоунс“.
- Игнорирайте символите за празни интервали: Тази опция ви позволява да игнорирате белите интервали между тях. Например, намирането на думата „Дните са добри“, когато сте търсили „Daysaregood“.
Ще приложим няколко от тези опции и ще видим как работи с пример.
Случай за мачове
Например, да кажем, че търсим думата „MAGAZINE“ с главни букви, без да е активирана опцията за съвпадение. Въведете думата в полето „Намерете какво“ и щракнете върху бутона „Намиране на следващо“.
В падащото меню „Търсене“ под Опции за търсене избирате „Надолу“, за да започнете да търсите отгоре надолу на документа, изберете „надолу“, за да започнете да търсите отдолу нагоре на документа, или „Всички“ за търсене в целия документ.
Когато щракнете върху „Намиране на следващия“, той ще маркира първия екземпляр на думата в сиво. Когато щракнете отново върху „Намиране на следващия“, той ще избере следващия екземпляр на думата. Когато щракнете върху Намери следващия всеки път, той ще подчертае съвпадащата дума една по една.
Ако искате да маркирате всички екземпляри на думата наведнъж, щракнете върху бутона „Открояване на четенето“ и изберете „Открояване на всички“.
Ще получите няколко съвпадения с думата, която е подчертана в жълто.
Но ако търсим една и съща дума (с главни букви) с активиран регистър на съвпадението, няма да получим резултати. Тъй като инструментът търси само думата, която точно съвпада с главните букви, които въведохме по-рано.
Намерете всички словоформи
В друг пример, ако търсим думата „напиши“ с активирана настройка „Намиране на всички словоформи (на английски)“, ще получим всички варианти на думата.
Word ще намери всички глаголни форми на думата, както е показано по-долу.
Разширено търсене с форматиране
Можете също да търсите определена дума или фраза с приложено конкретно форматиране.
За да намерите думи с форматиране, първо въведете думата в полето „Намери какво“ и щракнете върху бутона за падащо меню „Формат“ в долната част на диалоговия прозорец „Намиране и замяна“. След това изберете формата, в който искате да търсите думата.
Можете дори да намерите думи със специфичен формат на шрифта, абзаци със специфично подравняване и формат, раздели, думи на определен език, текстова рамка, стил и подчертаване.
Ще търсим думата с определен формат на шрифта, така че избираме „Шрифт“. В прозореца за намиране на шрифт посочете формата, както е показано по-долу, и щракнете върху „OK“.
Избраният формат „Шрифт: (По подразбиране) STXingkai, курсив“ ще се появи под текстовото поле „Намиране на какво“ в диалоговия прозорец „Намиране и замяна“. Сега щракнете върху „Открояване на всички“, за да намерите съвпадащите думи с този формат.
Както можете да видите, инструментът подчертава само думите с този конкретен формат на шрифта, докато не подчертава същата съвпадаща дума в различен формат на шрифта.
За да изчистите форматирането за търсене, щракнете върху бутона „Без форматиране“ в долната част на диалоговия прозорец „Намиране и замяна“.
Намерете текст само с форматиране
Можете дори да намерите текстове само с форматиране. Дори не е нужно да въвеждате дума или фраза, можете просто да посочите единствения формат на текста.
И инструментът ще ви намери всички думи или фрази със съвпадащия формат.
Инструментът за намиране и замяна също ви позволява да намирате нечупливи знаци/специални знаци или думи със специални знаци, като изберете символа(ите) от падащия бутон „Специални“ в долната част на диалоговия прозорец Намиране и замяна.
Намерете и заменете текст в MS Word
Досега научихте как да намерите текст и как да намерите текст с разширени опции, сега нека видим как да заменим намерения текст.
Функцията Replace ви позволява да намерите дума или група от думи и да я замените с нещо друго или да намерите дума въз основа на форматиране на текст и да я замените с друг текст, или да намерите конкретна дума и да замените нейното форматиране, или да намерите и замените знаци с други специални знаци или думи.
Намерете и заменете текст
За да намерите и замените определена дума или фраза с друга, отидете до групата Редактиране в раздела „Начало“ и щракнете върху командата „Замяна“. Като алтернатива можете също да натиснете клавишната комбинация Ctrl + H.
Това ще отвори диалоговия прозорец Търсене и замяна. В диалоговия прозорец Намиране и замяна попълнете двете полета:
- Въведете текста, който искате да търсите, в полето „Намерете какво:“.
- Въведете текста, с който искате да го замените, в полето „Замяна с:“.
След като въведете необходимите текстове, можете или да щракнете върху бутона „Замяна“, за да замените текста един по един, или „Замяна на всички“, за да замените всички екземпляри на думата наведнъж.
Замяната на целия текст заедно може да доведе до грешки във вашия документ, ако не сте внимателни. Например, ако замените всички думи „Той“ с „Тя“, това може също да замени думите Head с Shead, help with Shelp, heat с Sheat и т.н. Така че понякога е по-добре да ги заменяте един по един.
Щракнете върху „Намиране на следващия“, за да намерите първия екземпляр на текста, маркиран в сиво, и щракнете отново върху „Намиране на следващия“, за да преминете към следващия екземпляр.Прегледайте всеки екземпляр и щракнете върху „Замяна“, за да обмените текущо маркирания текст.
Можете да щракнете върху заглавната лента на диалоговия прозорец Намиране и замяна и да я плъзнете, за да видите резултатите зад нея.
След като сте готови, щракнете върху бутона „Затвори“, за да затворите диалоговия прозорец.
Забележка: Ако оставите полето „Замяна с“ празно, текстът за търсене в полето „Намерете какво“ ще бъде изтрит от документа.
Разширено търсене и замяна на текст
Ако искате да замените по-конкретни думи като думи с пунктуация, главни букви, определен шрифт или стил или дори специални знаци, можете да използвате опциите за разширено търсене на инструмента за намиране и замяна.
За достъп до разширените опции на Find and Replace, щракнете върху бутона „Още >>“ в долната част на диалоговия прозорец.
Тук имате различни опции за търсене и замяна, които можете да използвате, за да стесните търсенето си.
Както обсъдихме по-рано в раздела Разширено търсене, вече знаете за какво се използва всяка опция в Опции за търсене.
Изберете една или повече опции под Опции за търсене и щракнете върху „Намиране на следващо“, за да намерите съвпадащите думи, или щракнете върху „Замяна“, за да замените едно по едно, или щракнете върху „Замяна на всички“, за да обмените всеки екземпляр наведнъж.
пример:
Както споменахме по-рано, този инструмент намира комбинациите от знаци на дадена дума, дори като част от други думи.
Например, когато търсим думата „Тейт“ в документа, той намира тази комбинация от знаци дори като част от други думи като „Съединени щати“.
И това не е идеално, когато заменим тези думи. Също така, ако имате стотици съвпадения, ще отнеме цяла вечност, за да смените думите една по една.
За да коригирате това, поставете отметка в опцията „Намиране само на цели думи“, за да намерите думите, които не са частични или част от други думи, той намира само цели думи, които са точно съвпадащи. Тук също така проверихме опцията „Съвпадане на главни и малки букви“, за да се уверим, че съвпада и с точните главни и малки букви. След това щракнете върху „Замяна“ или „Замяна на всички“, за да замените думите.
Можете да използвате останалите от горните опции по подобен начин, за да персонализирате търсенето си, за да намерите конкретни думи.
Намерете текст и заменете форматирането
Можете също да намерите конкретна дума и да я замените със същата дума, но със специфично форматиране или да я замените с друга дума с форматиране.
Например, искаме да намерим и заменим цялата дума „Lytle“ с конкретен формат на шрифта. За да замените форматирането, въведете думата, която искате да намерите, в полето „Намерете какво“ и изберете опцията „Намиране само на цели думи“, за да търсите само цялата дума. След това щракнете върху бутона „Формат“ в долната част на диалоговия прозорец и изберете „Шрифт“.
Можете да замените думите с други опции за форматиране, като стил, абзац, рамка и т.н.
В диалоговия прозорец Замяна на шрифта изберете желания стил на формат, като шрифт, стил на шрифта, цвят на шрифта и т.н. В нашия случай избираме шрифт „Elephant“ и стил „Italic“. След това щракнете върху „OK“, за да приложите.
Обратно в диалоговия прозорец „Намиране и замяна“ можете да видите, че избраното форматиране е зададено за „Замяна с:“. Тъй като заменяме само форматирането на думата, оставете полето „Замяна с:“ празно. След това щракнете върху бутона „Замяна“ или „Замяна на всички“, за да замените форматирането.
След като щракнете върху бутона „Замени всички“, ще се появи поле за съобщение, което ви информира колко смени са направени (В нашия случай 222).
Както можете да видите, всички екземпляри на думата „Lytle“ се заменят с определено форматиране.
Намерете текст със специфично форматиране и го заменете
Ако искате да намерите текст, който има определен стил на форматиране и да го замените с друг текст, без да променяте форматирането или с различно форматиране, можете да го направите, като приложите това форматиране към думата Find. Ето как да направите това:
Например, искаме да намерим и заменим текста 'Leatherman', който има специално форматиране (Шрифт: староанглийски текст MT, стил: курсив, цвят: син, акцент 5), с текста 'Lincoln' (без да променяме форматирането ).
Първо въведете текста, който искате да търсите (в нашия случай Leatherman) в полето „Намерете какво“. След това щракнете върху бутона „Форматиране“ и изберете необходимите опции (Шрифт).
В диалоговия прозорец Търсене на шрифт изберете необходимото форматиране, с което ще намерим текст. В нашия пример текстът „Leatherman“ е във формат „Шрифт: староанглийски текст MT, стил: курсив и цвят: син, акцент 5“. След като опциите са избрани, щракнете върху „OK“.
Сега избраните опции за форматиране трябва да се появят под текстовото поле „Намери какво“ в полето „Намери и замени“.
След това въведете текста, с който искате да бъде заменен (Lincon), в полето „Замяна с:“ и щракнете върху „Замяна на всички“. Можете също да добавите форматиране към заместващия текст, ако желаете.
След като щракнете върху „Замяна на всички“, всички екземпляри ще бъдат заменени и подкана ще ви покаже колко смени са направени.
Както можете да видите, всички екземпляри на „Leatherman“ с форматиране се заменят с „Lincoln“, без да се променя форматирането.
Намерете и заменете специални знаци/непечатни знаци
Функцията за намиране и замяна може също да ви помогне да намерите специални знаци и да ги замените с други специални знаци като ®, é, ä или всеки друг знак, изброен в диалоговия прозорец Символ. Можете също да намерите и замените непечатащи се знаци като ръчни прекъсвания на редове, табулатори, абзаци и т.н. Можете дори да замените специални знаци с текст и обратно.
Например, ако искате да намерите и замените думата „protege“ с „protégé“, въведете „protege“ в полето Find what и въведете „protégé“ в полето „Replace with“. След това щракнете върху „Замяна“ или „Замяна на всички“, за да ги замените.
Както можете да видите намерените текстове се заменят със заместващ текст със специални знаци.
Понякога искате да замените ръчните прекъсвания на редове (непечатащи се знаци) с абзацни знаци, в такива случаи трябва да вмъкнете съответния символен код в полетата „намери какво“ и „замени с“.
Например искаме да заменим всички ръчни прекъсвания на редове в документите с абзацни знаци. Кодът на знака за ръчно прекъсване на ред и знак за абзац е съответно „^l“ и „^p“. Можете или да въведете кода, или ако не знаете кода, използвайте бутона „Специален“, за да вмъкнете кода.
За да вмъкнете нечупливи знаци, първо изберете текстовото поле, където искате да вмъкнете. След това щракнете върху бутона „Специални“ в долната част на диалоговия прозорец „Намиране и замяна“ и изберете елемент от списъка.И инструментът автоматично ще вмъкне съответния символен код в текстовото поле.
В примера избираме „Ръчно прекъсване на реда“ за полето „Намерете какво“.
И „Марка за абзац“ за „Замяна с“.
След това щракнете върху „Намиране на следващия“, за да видите къде се намират прекъсванията на редовете. Сега щракнете върху „Замяна на всички“, за да замените всички ръчни прекъсвания на редове в документите.
Както можете да видите по-долу, ръчните прекъсвания на редове се заменят с абзацни знаци.
По подобен начин можете също да замените нечупливи знаци/специални знаци с текст и обратно.
Това е всичко, което трябва да знаете за намирането и подмяната на текст в Microsoft Word.