Имайте чакални в срещите си, за да ги поддържате сигурни и без неудобства
Чакалните са много желана функция във виртуалната конферентна екосистема. Те предпазват вашите срещи от всякакви злополуки със сигурността, като нежелани хора изпускат и нарушават цялата среща. Степента на това колко катастрофално може да бъде това, стана напълно ясно по-рано тази година под формата на Zoombombings.
Оттогава всички домакини на срещи, независимо дали са домакини на професионални срещи или класове, осъзнават важността на чакалнята.
Какво е чакалня?
Чакалнята във виртуална екосистема за срещи е нещо като буфер. Всички участници в срещата преминават през нея, преди да бъдат допуснати в заседателната зала. Домакинът на срещата има пълен контрол върху това кого да допусне до срещата. По този начин неканените гости не могат просто да влязат в срещата. Както можете да видите, те са много функционални и необходими за защита на вашите срещи.
Как да използвате чакалня в Webex
Потребителите на Webex завинаги искат чакалня или лоби в срещите, където участниците могат да чакат, преди да се присъединят към срещата. Преди можехте да имате чакалня в лични заседателни зали, но не и в насрочени срещи. Но Webex Meeting версия 40.9 промени това.
Как да използвате чакалнята в лична зала за срещи
Всеки потребител на Webex има лична зала за срещи в Webex, която има персонализирана връзка и никога не изтича. Той е уникален само за вас и винаги е наличен; не е нужно да го резервирате предварително, за да го използвате. Всички импровизирани срещи, които имате в Webex, се провеждат в тази лична зала за срещи.
Сега по подразбиране срещите в лична стая също нямат чакалня. Но можете да конфигурирате настройките, за да имате такава. Webex има опцията да заключи срещите. Когато срещата е заключена, всички участници, които се опитат да се присъединят към нея, влизат вместо това във фоайето. След това домакинът може да ги пусне да влязат, ако искат.
За да заключите среща в личната стая, отидете на лентата с инструменти на срещата и щракнете върху иконата „Още опции“ (меню с три точки).
След това включете превключвателя за опцията „Заключване на срещата“ от менюто.
Всички участници, които се присъединят, след като заключите срещата, ще трябва да изчакат във фоайето. Ще получите известие на екрана си, че има участници, които чакат във фоайето. Щракнете върху него, за да видите списъка.
Можете да ги допуснете с едно щракване, като ги изберете всички, или да допуснете само участниците, които искате да допуснете. Изберете участниците и щракнете върху бутона „Допускане“.
Сега ще трябва да направите това за всяка среща в личната стая, която искате да заключите. Но като се има предвид, че вие ще бъдете първият в срещата, тъй като е импровизирана, това не е толкова голям проблем. Това решение е идеално за хора, които може да не искат чакалня на всяка среща.
Но за хората, които искат функцията на чакалнята по подразбиране във всички срещи, има друг начин. Конфигурирането на тази малка настройка автоматично заключва всяка среща в личната стая веднага щом започне.
Отидете на webex.com и влезте във вашето Webex Meeting пространство. От навигационното меню вляво щракнете върху „Предпочитания“.
След това отидете на „Моята лична стая“.
Настройките на вашата лична стая ще се отворят. Превъртете надолу до настройката „Автоматично заключване“. След това щракнете върху квадратчето за отметка до него, за да го изберете.
Когато го изберете, падащото меню за време ще стане достъпно за щракване. Кликнете върху него и изберете „0“ от опциите.
След това щракнете върху бутона „Запазване“.
Сега всички ваши лични заседателни зали ще имат чакалня по подразбиране.
Забележка: За да можете да допускате хора от фоайето в заключена среща, трябва да използвате настолното приложение Webex Meetings, настолното приложение Webex Teams или регистрирано в облак Cisco Webex устройство за стая или бюро. В противен случай няма да можете да допускате хора, без да отключите срещата.
Как да използвате чакалня с насрочена среща
За насрочени срещи наличието на чакалня е особено важно. Ако други участници пристигнат преди домакина, те трябва да са в чакалнята, откъдето домакинът може да ги пусне.
Но преди това не можеше да имате тази функционалност на чакалнята в насрочена среща на Webex. Всички участници, които са пристигнали преди домакина, изобщо не са могли да се присъединят към срещата, ако срещата е била заключена. Те трябваше да се освежат и да се опитат да се присъединят отново към срещата след пристигането на домакина. Както можете да си представите, това изобщо не е интуитивно. Как участникът може да разбере за пристигането на домакина в срещата?
Но от Webex 40.9 нататък можете да имате чакалня за гости в насрочени срещи. Гостите са потребители, които или не са влезли в своите акаунти в Webex, или външни потребители, които нямат акаунт в Webex на вашия сайт. Така че всички гости, които пристигат преди домакина, ще трябва да изчакат в заседателната зала. Но всички членове на организацията, които пристигнат преди домакина, ще могат да се присъединят директно.
Отидете на webex.com и влезте в пространството за срещи. След това отидете на „Срещи“ от навигационното меню вляво.
Щракнете върху бутона „График“, за да насрочите нова среща.
Или можете също да редактирате предварително планирана среща с новите настройки. Отворете срещата и щракнете върху бутона „Редактиране“.
След това, след като насрочите срещата, както бихте направили, превъртете надолу и щракнете върху „Показване на разширени опции“.
Под него ще се разширят няколко опции. Кликнете върху „Опции за планиране“.
В Опции за планиране отидете на „Отключени срещи“. Настройката по подразбиране за тази опция е зададена на „Гостите могат да се присъединят към срещата“. Щракнете върху бутона за избор за „Гостите чакат във фоайето, докато домакинът ги приеме“, за да го изберете.
Сега, точно както при настройките за вашата лична зала за срещи, ще видите опцията за „Автоматично заключване“. Може да ви накара да се чудите защо просто не можете да заключите срещата, за да активирате чакалнята, както при личните заседателни зали.
Само заключването на срещата без активиране на предишната настройка няма да създаде чакалня за гостите, които пристигат преди домакина. Вместо това те ще влязат директно в срещата. Така че активирането на предишната опция е важно. Но също така е важно да запомните, че това създава чакалня само докато не се присъедините към срещата. За да създадете чакалня за след, трябва да заключите срещата.
Сега можете да активирате „Автоматично заключване“, докато планирате срещата, или можете да заключите срещата от лентата с инструменти на срещата, след като сте се присъединили към срещата; зависи изцяло от вас. След като срещата е заключена, всички участници, гости и членове на организацията ще трябва да преминат през чакалнята.
Накрая щракнете върху бутона „Запазване“ или „График“.
За насрочени срещи няма обща опция, която да създава чакалня за всяка среща. Ще трябва да изпълните тези стъпки за всяка среща, която планирате.
Чакалните във виртуална среща са изключително важни, за да се избегнат евентуални злополуки. И въпреки че можете да имате чакалня в срещите на Webex, механиката не е толкова проста и ясна. Но след като знаете как да, можете да гарантирате, че срещите ви са толкова сигурни, колкото трябва да бъдат.